A gondviselők belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a Nyilvántartás/Tanulók menüpontban lehet megadni, a választott diák adatai között, a Gondviselő fülön, a gondviselő adatai között, vagy a jelzett menüpontban a 
funkciót választva. Ezeken a megoldási lehetőségeken kívül még lehetőségünk van importálással is megadni, vagy megváltoztatni a gondviselők belépési adatait.
Első lépésként ki kell exportálni a rendszerben levő gondviselők aktuális adatait, vagy letölteni a sablon fájlt, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza importálhatunk a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk az 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a gondviselők által megadott egyedi, titkos jelszavak.
| Figyelem | ||
|---|---|---|
| ||
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! Ne vegyen fel új sorokba, új gondviselőket sem! |
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
| Megjegyzés | ||
|---|---|---|
| ||
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni. |