A gondviselők belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a a 'Nyilvántartás/Tanulók Tanulók' menüpontban lehet megadni, a választott diák adatai között, a Gondviselő fülöna 'Gondviselő'-fülön, a gondviselő adatai között, vagy a jelzett menüpontban a 
funkciót választva. Ezeken a megoldási lehetőségeken kívül még lehetőségünk van importálással is megadni, vagy megváltoztatni a gondviselők belépési adatait.
Első lépésként ki kell exportálni a rendszerben levő gondviselők aktuális adatait, vagy letölteni a sablon fájlt, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet amelyet később vissza importálhatunk tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk az 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a gondviselők által megadott egyedi, titkos jelszavak.
...
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el azt egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
...