Az alábbiakban a webes felület felépítése, kezelése kerül bemutatásra általánosságban, a további fejezetekben pedig a menüstruktúra sorrendjét követve az egyes menüpontokban elérhető funkciók kerülnek részletesen ismertetésre.
...
Saját beállítások:
A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló menüben a felhasználói profilunk adatai, személyes hírlevél beállításaink, és az egyéncsoportjaink érhetőek el, lehetőség van jelszó módosításra, valamint az e-learning tananyag bejelentkező felületére navigálni, végül a rendszerből való kilépésre.
...
Érkeztetés:
A beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele.
A beérkező küldemények rögzítésére szolgáló gyorsbeviteli felület, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték, és a benne lévő irat(ok) adatainak rögzítésére. Ennek eredménye lesz az Érkeztető azonosító.
...
Az érkeztető azonosító felépítése: E - [szám] / [év]
...
- Küldemények:
Az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen egy adatlistában.
...
Iktatás:
Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével/érkeztetésével egy időben, vagy az érkeztetést/keletkezést követően.
Bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló gyorsbeviteli felület. Eredmény: Iktatószám.
...
Az iktatási szám felépítése: [iktatókönyv] / [főszám] - [alszám] / [év]
...
Főszám: egy ügyiratnak (azaz egyetlen ügy összes iratának) egyetlen főszámot célszerű adni
Alszám: az ügyirathoz kapcsolódó további iratok.
Iratok:
Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ, illetve ezek kombinációja
Ezen a felületen egy adatlistában ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik.
...
Ügyiratok:
Egy ügyben keletkezett valamennyi irat. A Poszeidon rendszerben az ügyirat megegyezik a főszámon iktatott irattal. Az ügyiratok saját adatlistában is visszakereshetők – ennek neve „Ügyiratok”.
Ezen a felületen egy adatlistában megtalálhatóak azok az ügyiratok (~ főszámos indító irat), amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik. Az adatlistában kiválasztott ügyirat részletes adatait egy megtekintő vagy szerkesztő felületen érhetjük el. Ezeken a felületen az adott ügyirathoz tartozó iratok, materiális példányok és elektronikus állományok is elérhetőek a „Kapcsolódások” alsó felnyíló menün keresztül.
...
Példányok:
Ebben a menüben a rendszerben szereplő azon materiális példányok és elektronikus állományok, valamint az elektronikus állományok verziói kerülnek megjelenítésre egy-egy adatlistában, melyekhez személyes vagy szervezeti egység szintű hozzáféréssel rendelkezünk. Az elektronikus állományokhoz szintén ebben a menüben űrlap és mappa is kapcsolható.
...
.
Materiális példány: Az irat fizikai példánya.
- Eredeti: az eredeti irat, vagyis az eredeti materiális példány
- Másodlat: az eredeti irat hiteles példánya, amelyet az eredeti első példánnyal azonos módon hitelesítenek.
- Másolat: az irat fénymásolt változata.
Elektronikus állomány: A materiális példányok más-más formátumban tárolt digitális változatai.
Átadás-átvétel:
Ezen a felületen a feladott (általunk feladott) és várható (számunkra feladott) tételek, mint küldemény, materiális példány illetve ügyirat jelennek meg.
...
Mappák:
Ebben a menüben tetszőleges mélységű hierarchiában mappák alakíthatóak ki a Poszeidon fájltárolón szereplő és/vagy újként feltöltendő elektronikus állományok csoportosítására, hozzáféréseinek betekintő, szerkesztő és karbantartó szintű szűkítésére, valamint munkafolyamatokhoz rendelésére.
Szervezeti egység:
A szervezeti hierarchiában található egység vagy egységek (pl. Tankerület).
- Egyéncsoportok:
A felhasználók által szabadon definiálható alkalmazottak csoportja.
- Szerepkör:
A rendszeren belül határozza meg, hogy a felhasználók számára mely funkciók érhetőek el.
A kötelezően kitöltendő mezőket halvány narancssárga színnel, az opcionálisan tölthetőket fehérrel és a nem módosítható/ automatikusan töltődő mezőket pedig szürke színnel jelzi a rendszer. A rendszerben addig nem menthető el egy tétel, amíg a kötelező mezők nincsenek kitöltve, az opcionális mezők kitöltése a későbbi egyszerűbb visszakeresés miatt célszerű kitölteni.
Az ügy gazdája az első iktatást végző szervezeti egység, azé az ügy, aki a főszámot létrehozta. Az ügyben érintett további egység részére a hozzáférés megadása az indító szervezeti egység feladata. Ez Tankerület és Intézmények közötti dokumentumoknál érdekes.
A szerkesztőfelületeken történik az érdemi munka. Itt tudja a beviteli felületeken rögzített tételeket módosítani. A szerkesztőfelület fülekbe rendeződik, amelyeken további adatokat lehet megadni vagy szerkeszteni. A munkapanel alatt találhatóak a funkciógombok. A funkciógombok annak megfelelően jelennek meg, hogy milyen művelet végezhető el az adott tételen.
A rendszerben többféle mező különböztetünk meg, vannak „szabadkeretes mezők”, amelyeket tetszőleges értékekkel tölthet. Az úgynevezett „kódtételes mezők” értéke a lenyíló lista alapján tölthető. A listák bővítésére csak a belső adminisztrátoroknak van jogosultsága. A kódtételes listáknál lehetőség van begépelni a keresett értéket, így szűkítve a találati listát. Továbbá vannak a „választólistás mezők”, amiket a mező melletti ikonra kattintva a legördülő listából választhatjuk kis a megfelelő tételt.
A rendszerben a hozzáférők megadásával határozhatja meg, hogy egy új irat, ügyirat létrehozásakor kik legyenek a további hozzáférők, akik láthatják az iratot, ügyiratot. Ha nem ad meg külön hozzáférőket, csak Ön fogja látni a rögzített tételt. A hozzáférőket megadhatja egyesével a tétel rögzítésekor, de lehetősége van egyéncsoportok definiálására is; ebben az esetben a csoportot kell az irathoz, ügyirathoz hozzárendelni. Egyéncsoport definiálására illetve szerkesztésére a felhasználónevére kattintva megjelenő „Egyéncsoportok” almenüpontban van lehetősége, ahol alapértelmezett egyéncsoportokat is létrehozhat.