Előzetes beállítások
A Magyar Posta szerződéses partnerei számára lehetőség van, hogy postai küldemények adatait adathordozón is, úgynevezett elektronikus feladójegyzék formájában átadhassák a posta részére. Az elektronikus feladójegyzék használata elősegíti a küldemények felvételének meggyorsítását, korszerű eszközökkel támogatva az úgynevezett tömegesen felvett küldemények postai átvételét.
...
- hivatali kapura küldés esetén a saját és a Posta hivatali kapujának megadása.
Kimenő irat iktatása
A kimenő iratok iktatása néhány ponton kis mértékben megváltozik az elektronikus feladójegyzék használatának bevezetésével. A következő sajátosságokra hívjuk fel a figyelmet.
...
Ha a címet nem módosítjuk, dönthet úgy is a felhasználó, hogy ezekkel a cím adatokkal végzi a küldést, a rendszer ettől függetlenül végrehajtja az iktatást a megadott adatokkal. A Magyar Posta a bontott címadatok használatát részesíti előnyben, de használata nem kötelező.
Feladott tételek előkészítése elektronikus feladójegyzékre helyezéshez
Az elektronikus feladójegyzék generálásához szükséges, hogy a rá kerülő tételek postázási adatait pontosan megadjuk. Ezek szerkesztésére az Átadás-Átvétel menüponton, a Feladott tételekre állva, azon belül pedig a Materiális példányok menüponton van lehetőség.
...
Ugyanakkor a Jegyzék/Nyomtatási adatok fülön az Értesítő száma mező szintén kötelezően kitöltendővé válik.
Elektronikus feladójegyzék előállítása a Postalap menüponton
Mivel a tételek szerkesztése és a feladójegyzék előállítása külön felületen történik, célszerű megjelölni a postalapra, illetve elektronikus feladójegyzékre helyezni kívánt példányokat, hogy a jegyzék előállításakor egyszerűen tudjuk elvégezni a keresést. Ehhez használjuk a Postalap funkciót az Átadás-Átvétel menüponton.
...
Az Elektronikus feladójegyzék gombra kattintva letöltésre kerül az elektronikus feladójegyzék a számítógép alapértelmezett letöltési mappájába (Elektronikus feladójegyzék.xml néven). Ezt a fájlt kell a Postának e-mailben elküldeni. Amennyiben az előállított jegyzék valamilyen hibát tartalmaz, a program erről információs ablakban tájékoztat.
Postalap generálás
Ugyanezen a menüponton nyílik lehetősége a felhasználónak a postalap generálására, amely a Generálás funkciógombbal érhető el. Ekkor letöltésre kerül a postalap PDF formátumban (Postalap - Postai feladójegyzék.pdf néven)
...
A letöltött PDF fájl tartalmazza a felhasználó által kiválasztott iratok feladójegyzékét.
Postalap iktatása
A Postaküldemények oldalon az Iktatás gomb segítségével a felhasználó iktathatja a Postalapot.
...
A Mentés gombra kattintva pedig iktatásra kerül az előzőleg létrehozott postalap.
Feladójegyzék e-mailben történő küldése a Posta részére
A felhasználó által generált elektronikus postalapot a felhasználónak kell a Posta által megadott efeladas@posta.hu e-mail címre elküldeni (10 megabyte mérethatárig csatolmányként) bármely, általa használt szervezethez tartozó e-mail címről.