...
Amennyiben magyarországi címzett esetén olyan postai címet választunk, ahol a település vagy az irányítószám nincs megadva (külföldi cím esetén a település), a program hibaüzenetet jelenít meg, és ebben az esetben nem lehetséges menteni a kimenő iktatást. Ezek a mezők kötelezőek a postai feladáshoz, ha ezek nincsenek töltve, a Posta elutasítja az elektronikus feladójegyzéket.
A postai kézbesítéshez szükséges további cím adatok kétféle módon szerepelhetnek a rendszerben:
egyben a Cím mezőben megadva
vagy bontva, a Közterület, Közterület jellege, Házszám, Épület, Lépcsőház, Emelet, Ajtó mezőkben.
A bontott cím mezők megjelenítése adminisztrátori beállítástól függ, de a rendszer alapműködése szerint ha a Cím mezőben egyben adjuk meg a cím adatokat, a bontást a háttérben akkor is elvégzi automatikusan. Ennek ellenére előfordulhatnak olyan partnerek az adatbázisban, ahol nem szerepel a bontott cím különböző okokból. Ha ilyen címet választunk, ahol a további bontás nincs megadva (itt a program csak a közterület, közterület jellege, házszám mezőket ellenőrzi), a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
Ha a címet nem módosítjuk, az iktatás mentésekor még egyszer figyelmeztet a program, és lehetőséget ad az iktatás megszakítására a cím módosításához (Megszakítás funkciógomb), de dönthet úgy is a felhasználó, hogy ezekkel a cím adatokkal végzi a küldést (Kihagyás funkciógomb). A Magyar Posta a bontott címadatok használatát részesíti előnyben, de használata nem kötelező.
Ezek az ellenőrzések megjelennek a további felületeken is, ahol külső postázás lehetséges, így a Materiális példányok menüponton a postázás és kötegelt postázás funkciónál, a Csoportos postázás menüponton, valamint a Feladott materiális példányok menüponton a feladott tételek szerkesztésekor. A bontott címre vonatkozó figyelmeztetés kikapcsolható a Felhasználó vezető menüpontban: Figyelmeztetés hiányos postai cím esetén.
Feladott tételek előkészítése elektronikus feladójegyzékre helyezéshez
...
Szabvány levél jelölés csak külföldre küldött levelek esetén alkalmazható, legfeljebb 20 g-os küldemény esetén.
A kiválasztott postai szolgáltatástól függően a „Ragszám” mező töltését kötelezőre állítja a program (tértivevény, ajánlott és hivatalos irat esetén). A mezőt a Címzett(ek) fülön tudjuk tölteni. A mező töltésekor a rendszer formátum ellenőrzést végez és csak a postai szabványnak megfelelő érték rögzítését engedi.
Hivatalos irat esetén az értesítő számát kötelező megadni, erre figyelmeztet is a program, ha elfelejtettük volna. Az Értesítő száma mező az Extra adatok fülön tölthető.
Mivel a tételek szerkesztése és a feladójegyzék előállítása külön felületen történik, célszerű megjelölni a postalapra, illetve elektronikus feladójegyzékre helyezni kívánt példányokat, hogy a jegyzék előállításakor egyszerűen tudjuk elvégezni a keresést. Ehhez használjuk a Postalapra jelölőt.
A program meghatározott kézbesítési módoknál és a szolgáltatások jelölésekor kérdést tesz fel, hogy újra számolja-e a feladás díját. A felületen megjelenő feladási díj az elektronikus feladójegyzék szempontjából tájékoztató jellegű, a Posta a jelölt szolgáltatások alapján fogja a pontos díjat megállapítani (ami megfelelő beállítások esetén azonos a felületen megjelenő díjjal).
...
Lépjünk a „Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok” menüpont
Az adatlistán jelöljük ki azokat a példányokat, amelyekhez szeretnénk borítékot vagy vényt nyomtatni.
Kattintsunk a „Címzés nyomtatása” gomb
A legördülő kódtételes listából válasszuk ki a megfelelő nyomtatvány típust.
Kattintsunk a „Nyomtat” ikonra.
Nyomjuk meg a „Bezár” gombot.
Elektronikus feladójegyzék előállítása a Postalap menüponton
...
- A felső adatlistában ragszámmal szereplő hivatalos, ajánlott, tértivevényes iratok egyedileg nyilvántartott tételként kerülnek rá a postalapra és az elektronikus feladójegyzékre (részletes feladási adatokkal).
- Amennyiben a felső adatlistában van kijelölve ragszám nélküli küldemény, azt a program automatikusan közönséges tételként fogja elhelyezni a postalapon és az elektronikus feladójegyzéken (csak darabszámmal).
- Amennyiben a felső adatlistán van KA kezdetű ragszámmal szereplő tétel, a program közönséges azonosított tételként helyezi postalapra (részletes feladási adatokkal).
A „Postalap iktatása” részben az „Iktatókönyv” mező kitöltésével tudjuk jelezni, ha a postalapot iktatni szeretnénk. Rendszerbeállítástól függően lehetőség van az elektronikus feladójegyzéket a felhasználó gépére menteni vagy a Posta hivatali tárhelyére megküldeni. Ez utóbbi esetben a postalap iktatása mindenképp szükséges, a küldés csak az iktatással együtt lehetséges. Ha a programból a rendszerbeállítások alapján lehetőség van a hivatali tárhelyre küldeni, a felületen tölthető a Küldő hivatali kapu mező. Ha itt kiválasztunk kaput, a program az elektronikus feladójegyzéket a Posta hivatali tárhelyére küldi az iktatást követően. Ha nem választunk ki kaput, akkor a számítógépre tudjuk menteni az elkészült xml állományt.
...
Miután a felületen a szükséges mezőket kitöltöttük, kattintsunk a „Nyomtat” gombra. A megjelenő ablakban válasszuk ki a Postai feladójegyzék nyomtatványt. Amennyiben töltöttük a „Postafiók” mezőt, de nem töltöttük ki a Küldő hivatali kapu mezőt, akkor a következő lépésben egy tallózó ablakot jelenít meg a program, ahol kiválaszthatjuk a számítógépünkön azt a helyet, ahová a program az elektronikus feladójegyzéket lementse.
A megadott mappába menti a program a feladójegyzék XML-t, az állomány nevében szerepel az aktuális dátum, és időpont (pl. FELADOJEGYZEK_20190627075654.XML). Ezt a fájlt kell a Postának átadni. Amennyiben az előállított jegyzék valamilyen hibát tartalmaz, a program erről információs ablakban tájékoztat.
...
Amennyiben a Postának Hivatali kapun küldtük meg az elektronikus feladójegyzéket, a felvett küldemények jegyzékét is hivatali kapun fogjuk visszakapni. Ez a Küldemények menüpontra érkezik meg, alapértelmezetten a hivatali kapuhoz hozzárendelt érkeztető szervezeti egység látja.
A listán szereplő ragszámok alapján a program megkeresi feladott materiális példányokat, és a felvett jegyzéken szereplő státusz információt megjeleníti a kiküldött példánynál. Ez csupán a Postai felvételt igazolja, még nem a küldemény kézbesítését.
Azonosított küldemény esetén – amennyiben az elektronikus tértivevényt hivatali kapun kérjük – a tértivevények érkeztetett küldeményként jelennek meg a Poszeidonban. Iratkategóriájuk automatikusan beállításra kerül: „Kézbesítési igazolás”.
A letöltött és érkeztetett tértivevény feldolgozását a program automatikusan elvégzi. A tértivevényben szereplő ragszám alapján megkeresi a kiküldött materiális példányt, és nyugtázza a sikeres vagy sikertelen kézbesítésnek megfelelően.
A kézbesítési igazolás a Postatörténetből dupla kattintással megnyitható.