Hol juthatnak a felnőttképzők részletes információkhoz a FAR működésével kapcsolatban?

Elsősorban a tudásbázisban, amely a far.nive.hu honlap nyitóoldalának alján, a képernyő jobb alsó sarkában elhelyezett „Tudásbázis” linkre kattintva érhető el, a nyilvános felületről is, a felhasználó bejelentkezése nélkül, de a bejelentkezést követően is. A Tudásbázis felületén a képernyő jobb oldalán a Letöltések menüpont alatt elérhető a felhasználói kézikönyv, és lejjebb görgetve a kapcsolódó jelentősebb, funkcionalitást, működést érintő frissítések, újdonságok.

A tudásbázis egy, a FAR-hoz kapcsolódó, de önálló web-es alkalmazás, külön böngésző ablakban nyílik meg, ezért a visszanyilak alkalmazásával nem tud a felhasználó visszalépni a rendszerbe. Bejelentkezés után a felhasználó a képernyő felső mezőjében sárga háttérszínnel kiemelve is láthatja a legfontosabb változásokat, információkat, a rendszer karbantartással kapcsolatos információkat is.

Ügyfélkapuval, vagy cégkapuval lehet belépni az alkalmazásba?

A felhasználó személyes ügyfélkapujával lép be az alkalmazásba.

Ki lesz a felnőttképző ügyintézője?

A felnőttképző első ügyintézője az a személy, aki az első – bejelentési, vagy engedélyezési - beadványt rögzíti és aláírja az alkalmazásban. Ő tud további ügyintézőket létrehozni.

Hogyan lehet törölni a felnőttképző ügyintézőjét?

Az első, a rendszer által automatikusan létrehozott ügyintéző, illetve a beadványhoz rendelt ügyintéző törlését a felnőttképző nem tudja megtenni, viszont ügyintézői jogosultsága visszavonható, ezt követően már nem tud az alkalmazásba belépni. A felnőttképző által létrehozott, és beadványhoz nem kapcsolódó ügyintézők törölhetők az alkalmazásból a Beállítások/Felhasználók menüpont alatt. Az ügyintézői jogosultság visszavonható, a visszavonást követően az ügyintéző a belépés után nem látja a felnőttképző adatait.

Mi az oka, ha nem látja a felnőttképzőt és adatait bejelentkezés után a felhasználó?

Az esetek jelentős részében az ügyintéző létrehozásakor nem pontosan úgy adták meg az ügyintéző természetes személyazonosító adatait, ahogy azt az ügyfélkapu tárolja. Javasolt megkérni a leendő ügyintézőt, hogy lépjen be az alkalmazásba, és bejelentkezés után a jobb felső sarokban a nevére kattintva láthatóvá váló személyes adatait másolja ki és küldje el, és ezeket rögzítse a felhasználó létrehozója. Problémát okozhat például a születési hely neve melletti megjelölés elhagyása, eltérő írásmódja. 

Ha a felnőttképző ügyintéző nélkül marad (halál vagy felmondás után nem érik el a korábbi ügyintézőt), akkor a PMKH-nak kell jelezni, hogy a felnőttképzőhöz az ügyintéző hozzárendelését végezzék el, ilyenkor célszerű csatolni a személy 4T adatait (név, anyja neve, születési hely, születési idő) a belépést követően mutató képernyőképet.

Hogyan lehet további felnőttképző nevében bejelentési és engedélyezési eljárást indítani, ha már a rendszerbe bejelentkezett személy egy felnőttképző ügyintézője?

A fejlécben található legördülő menüből ki kell választani az „Új felnőttképzővel kapcsolatban szeretnék ügyet intézni” opciót, és a bal oldali menüben a Felnőttképzők nyilvántartása/beadványok kezelése menüpontra kattintva megjelenik az üres „Felnőttképzési tevékenységgel kapcsolatos beadványok” lista, és alatta a két gomb, amelyekre kattintva a bejelentési, illetve engedélyezési eljárás elindítható.

Hogyan lehet külföldön nyilvántartásba vett felnőttképzőt bejelenteni?

A nyilvántartó bíróság, hatóságok közül a legördülő listából a „Más állam bírósága, vagy hatósága” értéket kell választani.

Ebben az esetben nem történik meg az adószám magyar formátum szabályok szerinti ellenőrzése. Az adószám mezőbe 20 karakterig bármilyen adat rögzíthető.

Hogyan lehet olyan szervezetet nyilvántartásba venni, amely nem szerepel semmilyen nyilvántartásban?

Ilyen eset akkor fordulhat elő, ha az adott szervezetnek erre jogszabályi felhatalmazása van. Ekkor az „Alapadatok” képernyőn a „Nyilvántartó bíróság, hatóság” mező alatti lehetőségek közül a „Nyilvántartásba vétel nélküli működés” opciót kell választani. Ebben az esetben a nyilvántartási szám mező helyett az „Indoklás, jogszabályi háttér” mező jelenik meg. A felnőttképzőnek itt kell leírnia, hogy mi az indoka, hogy nem szerepel semmilyen nyilvántartásban. (Ilyen szervezet pl. a Magyar Nemzeti Bank.)

Megszakítható a beadvány űrlapjainak kitöltése anélkül, hogy berögzítené, beküldené a felhasználó a beadványát?

Igen, az alapadatok rögzítését követően a Piszkozat mentése gombra kattintva.
Ezt követően a beadványok listájában elmentésre kerül az adott beadvány – „előkészítés alatt” státuszban. A beadvány sorára kattintva újra megnyithatja a felhasználó az adott beadványt és folytathatja az űrlapok kitöltését.

A képviselő adatainak rögzítésére szolgáló képernyő esetében mit jelent az „Automatikus kitöltés” gomb?

Erre a gombra kattintva az ügyfélkapuval belépett felhasználó ügyfélkapu által tárolt adatival kerül kitöltésre az itt található mezők egy része. Abban az esetben alkalmazható, hogy ha a felhasználó valóban képviselője a felnőttképzőnek, vagy pl. egyéni vállalkozó esetében maga az egyéni vállalkozó.

Hogyan indítható el az adatváltoztatási eljárás?

A Beadványok kezelése menüpont alatt az „Adatváltozás bejelentése” gombra kattintva.

Hogyan tehető meg az adatváltoztatás?

A módosítani kívánt adat megnevezése melletti ceruza ikonra kattintva a felhasználó módosítja a változásnak megfelelően az adatokat. A képernyő jobb oldalán a megváltoztatott adat sorában rögzíteni kell a változás időpontját. Fontos, hogy az adatváltoztatásra a változás időpontjától számítva 8 napja van a felnőttképzőnek. Amennyiben az adatváltoztatás tényét dokumentum igazolja, akkor az igazoló dokumentumot is fel kell tölteni. A beadvány rögzítése, a díj megfizetésének igazolása a bejelentési és engedélyezési eljárással azonos módon történik.

Hogyan tehető meg az éves árbevétel jelentés a FAR-on keresztül?

A jobb oldali menüben az „Éves árbevétel Bejelentések” menüpontra kattintva érhető el a már megtett bejelentések listája. Az első bejelentést megelőzően a lista üres. A lista alatt található „Új bejelentés rögzítése” gombra kattintva tehető meg az árbevétel jelentés.

Mikor és milyen figyelmeztető jelzések jelennek meg a képzések listájának „Adatszolgáltatással kapcsolatos figyelmeztetések”, „Elégedettségi kérdőívekkel kapcsolatos figyelmeztetések” és „Tanúsítványokkal kapcsolatos figyelmeztetések” oszlopában?

Az alkalmazásban az alábbiakban felsorolt esetekben jelennek meg figyelmeztetések – a figyelmeztetések mellett feltűntetett figyelmeztető üzenettel:

A- Felnőttképzési adatszolgáltatással kapcsolatos figyelmeztetések

• Ha a kezdés dátumától számított három munkanapig nem töltött fel képzésben részt vevő személyt - piros ikon. A figyelmeztető üzenet: "A megadott adatok alapján a képzés már elkezdődött, de a résztvevők lista még nincs kitöltve. Kérjük pótolja!"
• Ha a képzés vége dátumig három nap van hátra - sárga ikon. A figyelmeztető üzenet: "A korábban beküldött adatszolgáltatás alapján a képzés hamarosan befejeződik. Kérjük ellenőrizze, hogy a képzés vége dátum helyesen van-e kitöltve!"

K- Elégedettségmérési kérdőívvel kapcsolatos figyelmeztetések

• Ha a szöveges észrevételét határidőn belül megtette a felnőttképző – zöld. Nincs figyelmeztető üzenet.

• Ha a felnőttképző a képzés befejezésétől számított 45 napon belül nem fűzött szöveges megjegyzést az elégedettségméréshez –sárga. A figyelmeztető üzenet: "Az elégedettségi felmérés szöveges kiértékelésére {képzés vége + 45 naptári nap}-ig van lehetősége. Ez után a rendszer a felnőttképző szöveges kiértékelése nélkül fogja rögzíteni az eredményeket."

T – Tanúsítvánnyal kapcsolatos figyelmeztetések.

• Ha az összes, természetes személyazonosító (4T) adattal rendelkező résztvevőnek van kiállítva tanúsítvány - zöld. Nincs figyelmeztető üzenet.

• Ha van olyan 4T adattal rendelkező képzésben részt vevő személy, akinek nem generált tanúsítványt a felnőttképző, a képzés engedélyhez kötött és a képzés befejeződött - sárga. A figyelmeztető üzenet: "A megadott adatok alapján a képzés már befejeződött, de nincs még minden résztvevőhöz tanúsítvány létrehozva. A tanúsítványokat a jogszabályok szerint {képzés vége + 60 naptári nap}-ig kell kiállítani."

• Ha letelt a 60 nap a képzés befejezésétől - piros.

A piros hátterű figyelmeztetések jogszabálysértésre figyelmeztetnek, amíg a sárga hátterű figyelmeztetések emlékeztető jellegűek. Fontos tudni, hogy a figyelmeztetések nem teljeskörűek, a legfontosabb jogszabályi kötelezettségekre figyelmeztetnek.

Mire szolgálnak az OSZNY visszajelzések? Miért nem jelenik meg visszajelzés a listában?

Az Oktatási Személyi Nyilvántartás (OSZNY) visszajelzéseinek kezelésére szolgáló lista azon képzések résztvevői adatainak kezelésére került kialakításra, amelyek 2020. december 21-e előtt indultak.
A lista kialakításának oka és célja az volt, hogy azon részvevők esetében, akik még a 2020. december 31-e előtti jogszabályi állapot szerint megtiltották személyes adataik továbbítását, viszont az oktatási azonosító kikérése érdekében a tiltás ellenére ideiglenesen meg kellett adni azokat, az oktatási azonosító visszaérkezését követően itt tudta a felnőttképző az OSZNY-ből kapott oktatási azonosítót rögzíteni. Majd a megtekintést követően a személyes adatok törlődtek a FAR-ból. A 2021. január 1. után indult képzések esetében ennek a listának már csak azokban az esetekben van szerepe, amimkor az oktatási azonosító lekérdezése valamilyen problémába ütközik. De az ilyen esetek számossága nagyon kicsi.

Miért törli az alkalmazás azon képzések esetében a már felvitt résztvevőket, amelyeket a felnőttképző 2020. december 31. előtti kezdési dátummal rögzített be, majd a kezdési dátumot megváltoztatja 2021. január 1. utánira, vagy viszont?

Azért, mert a felnőttképzési jogszabályok alapján 2021. január 1-étől más adatokat kell rögzíteni a FAR-ban a képzések résztvevőiről. Ezt a helyzetet úgy kezelheti a felhasználó, hogy ha kiexportálja a kezdési dátum módosítását megelőzően a résztvevői adatokat, majd a megváltoztatott import fájl használatával a kezdési dátum megváltoztatását követően visszatölti azokat. A jogszabályi állapotnak megfelelő import fájlt kell használni.

Van-e technikai korlátja egy már felvitt képzés kezdési és befejezési adatai módosításának?

Bejelentés alapján folytatott képzés esetén nem adhat meg a felnőttképző 2020. szeptember 1. előtti kezdési dátumot. Engedély alapján folytatott képzés esetén nem adhat meg az engedély megszerzésének dátuma előtti képzési dátumot. Ezeken túl más korlátozás nincsen. Viszont fontos, hogy az adott képzés esetében az „Adatlap története” menüpont alatt valamennyi adatlapállapot rögzítésre kerül.

Akkor is meg kell adni képzési helyszínt, ha a képzés online módon kerül megvalósításra?

Igen, minden képzés esetében kötelezően meg kell adni a képzési helyszín címét. Online megvalósítás esetében a felnőttképző székhelyének a címét szükséges rögzíteni.

Hol kell feltölteni az előminősített programot engedély alapján folytatott képzés esetén?

Az engedélyezett programokat a képzés adatait tartalmazó adatlap alsó szekciójában lehet feltölteni, abban az esetben, ha a képzés a felnőttképző által megadott paraméterek alapján engedély alapján megvalósítható képzésnek minősül. Erre a tényre figyelmeztet az alkalmazás, és kizárólag ebben az esetben jelenik meg az űrlapon az előminősített képzési program feltöltésére szolgáló gomb.

Mit kell tenni, ha egy képzés meghiúsul?

A képzés adatlapjának alsó szekciójában elhelyezkedő „Meghiúsult” megnevezésű jelölőnégyzetet kipipálva meghiúsult állapotba kerül a képzés. A jelölőnégyzet kipipálását követően megjelenik az űrlapon a „Meghiúsulás oka” szabad szöveges mező, melyet kötelezően ki kell tölteni. Az adatlap változása az „Adatszolgáltatás beküldése” gombra kattintva kerül elmentésre. Figyelem: Ebben az esetben a képzés résztvevői automatikusan törlődnek. Erre egy előugró ablakban figyelmeztet az alkalmazás. Az „Igen” gombra kattintva kerül a képzés meghiúsult állapotba. Abban az esetben, ha a képzés esetében még előfordulhat, hogy kikerül a meghiúsult állapotból, érdemes kiexportálni a résztvevői adatokat, mielőtt azok automatikus törlése megtörténne.

A „Meghiúsult” állapotú képzés állapotát meg lehet szüntetni?

Igen. El kell távolítani a pipát a jelölőnégyzetből. Viszont a változás elmentéséhez, adatszolgáltatás beküldéséhez legalább egy résztvevőt fel kell vinni. Vagy a meghiúsult állapotot megelőzően kiexportált résztvevői adatokat kell importálni.

Mire szolgál a képzési adatlapon található „Alapadatok másolása új képzésbe” gomb?

Egy hasonló vagy azonos képzés rögzítését jelentősen megkönnyíti, hiszen a képzés kezdésére és befejezésére vonatkozó adatokon kívül a képzési adatlap összes többi adatai lemásolásra kerül, ezeket nem kell már újra felvinni.

Mit kell tenni, ha a személyes adatok ellenőrzése során hibát jelez a rendszer?

Le kell ellenőrizni - célszerűen a természetes személyazonosító adatokat tartalmazó okmányok ellenőrzésével - , hogy az adatok helyesen, pontosan kerültek-e rögzítésre. Amennyiben nem, el kell végezni a korrekciót, és az Adatszolgáltatás beküldése gombra kattintva el kell menteni a változást. Az adatok validálása ismét megtörténik. Ha ez után is hibát jelez az alkalmazás, javasolt a PMKH ügyfélszolgálatánál a képzés és a résztvevő adatainak megadásával jelezni a problémát.

Mit kell tenni abban az esetben, ha nem jelenik meg a résztvevők neve mellett az oktatási azonosító, annak ellenére, hogy az adatok validációja nem jelez hibát?

Ez a 2021 januárja előtt felvitt képzések esetében fordulhat elő, ilyen esetben az adatszolgáltatás beküldése gombra kattintva elindítható az oktatási azonosítók lekérdezéséhez vezető folyamat. Figyelem: az oktatási azonosítók nem azonnal jelennek meg a FAR-ban.

Van-e időbeli (technikai nem jogszabályi) korlátja a személyi adatok módosításának, javításának?

Nincs. Az „Adatlap története” menüpont alatt megjelenik a változtatás ténye, viszont a listában nem látszik, hogy személyes adatok megváltoztatását hajtotta végre a felnőttképző, de az adatlap változatok összehasonlításával megállapítható a változás.

Milyen célt szolgál a „Rögzítés után az Új résztvevő adatainak rögzítése ablak maradjon nyitva” jelölőnégyzet?

Amennyiben a jelölőnégyzetet bejelöli az új résztvevő adatainak rögzítésére szolgáló űrlapon, a következő résztvevő rögzítéséhez nem kell újra megnyitni az ablakot. Az OK gombra kattintva a kitöltött adatok mentésre kerülnek, az űrlap mezői kiürülnek, és folytathatja a következő résztvevő adatainak feltöltésével.

Azon résztvevő adatai is rögzítésre kerülnek, akinél a Személyiadat- és lakcímnyilvántartásban szereplő adatai ellenőrzését követően hibát jelez az alkalmazás, és az adott személyt nem találja meg a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban ?

Igen, rögzítésre kerülnek az ilyen résztvevők adatai is az adatbázisban, ezeket a későbbiekben bármikor lehet javítani.

Mikor küldi ki az alkalmazás a résztvevőknek az elégedettségmérő kérdőíveket?

A képzés befejezését követő nap reggelén.

Mi történik akkor, ha lejár az elégedettségmérő kérdőívekkel kapcsolatos szöveges értékelés határideje?

Ezt követően már nem lesz lehetősége a felnőttképzőnek rögzíteni a szöveges értékelést. Az alkalmazás jelzi, hogy mikor járt le a határidő.

Mi történik akkor, ha már egy kiállított tanúsítványt újra generál a felnőttképző?

Új sorszámot kap az újra generált tanúsítvány. Erre az alkalmazás egy felugró ablakban megjelenő szöveggel figyelmeztet.

Mik azok a formai, tartalmi elemek, amelyeket a tanúsítvány generálását megelőzően megváltoztathat a felnőttképző?

Képzésenként feltölthet logót a felnőttképző, melyet méretezve jelenít meg az alkalmazás a tanúsítványok jobb felső sarkában. Meg kell adnia a tanúsítvány aláíróját, és az aláíró tisztségét. Megválaszthatja a tanúsítványon szereplő címet, ami vagy a képzési helyszín, vagy a felnőttképző székhelye lehet. A tanúsítvány egyéb tartalmi elemei nem változtathatók.

Mi történik akkor, ha egy olyan résztvevő adatait változtatja meg a felnőttképző a képzés befejezését követően, akinek már kiállította a tanúsítványát?

Amennyiben megváltoztatott résztvevői adatokkal beküldi a felnőttképző az adatszolgáltatást, akkor a régi adatok alapján kiállított tanúsítvány törlésre kerül.

El tudja látni a felnőttképző elektronikus aláírással a tanúsítványt a FAR-ban?

Nem, a tanúsítványokat/tanúsítványt le kell tölteni (ki kell állítani) és a letöltött tanúsítványokat lehet ellátni elektronikus aláírással, vagy nyomtatás után lehet aláírni azokat.