A TESZEK - Eszköz-menedzser feladatai az eszközök kiosztásában
- Regisztráció és a TESZEK - Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása
- Eszközök kiszállítása az intézményekbe
- Intézményi eszközök kiosztása
- Az eszköz kiosztása utáni teendők
1. Regisztráció és a TESZEK Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása
A szülő előzetesen leadja regisztrációját az eszköz igénylésére. Az intézményi adminisztrátornak a szülői regisztrációs folyamat alatt szükséges gondoskodnia, arról hogy az eszközfelelős személynek kiosztásra kerüljön a TESZEK-Eszköz-menedzser jogosultság, ez előfeltétele az eszközök kiosztásának!
2.Eszközök kiszállítása az intézményekbe
- Az Intézmény Fenntartója előzetesen kiértésíti az intézményt a várható szállítás dátumáról.
- Ezután a logisztikai cég az ütemterv alapján felveszi az intézménnyel a kapcsolatot az időpont egyeztetése céljából.
- A szállító cég kiszállítja az eszközöket az adott intézménybe. Az eszközök átvételéről az intézményvezető, vagy annak megbízottja gondoskodik.
- Szállítólevelet, mely 6 példányos, ebből 2 példányt fog az intézmény átvenni. Egy intézményi példányt, és egy fenntartói példányt, melyről az intézmény gondoskodik, hogy fenntartója részére eljuttassa. A szállítólevél tartalmazza az összes átvett eszközt tételesen (Típus, Gyáriszám, Leltáriszám és a leltári szám vonalkódja). A fennmaradó 4 példányt a szállító cég fogja eljuttatni a megfelelő helyekre.
- Etiketteket (az Etiketten szerepel az előzetesen regisztrált igénylő adata). Az etiketteket az átadás-átvételi dokumentumra kell majd felragasztani az eszköz átadásakor.
Mi a teendőm akkor, ha nem egyezik a szállítólevél tartalma a kiszállított eszközökével?
3.Intézményi eszközök kiosztása
A TESZEK - Eszköz-menedzsernek szükséges a kiosztást megelőzően ellenőriznie, hogy az eszköz átvevő átadta e számára az Etiketteket tartalmazó borítékot, illetve a TESZEK felületére belépni. (Abban az esetben, ha nem tud belépni, akkor az intézményi Adminisztrátornak kell ellenőrizni a jogosultság kiosztását). Szükséges azon szülők, és pedagógusok értesítése, akik esetlegesen még nem regisztráltak, illetve a szülők tájékoztatása a meghatalmazás lehetőségéről és a meghatalmazási minta kiküldése.A kiosztási folyamat a következő esetek figyelembevételével négyféle módon történhet:
Előzetesen regisztrált szülő esetén, aki rendelkezik Etikettel és az adatai is egyeznek: A TESZEK – Eszköz-menedzsernek szükséges már előzetesen belépnie a TESZEK modul felületére, majd a kiválasztott eszköz dobozát felnyitnia és az átadás-átvételi papírokat kivennie. A doboz mindkét átadás-átvétel dokumentumot tartalmazni fogja (pedagógus és diák)! Ebben az esetben a gondviselő - törvényes képviselő (diák) részére készült dokumentumot szükséges kiválasztani (A másikra nem lesz szükség). A hozzá tartozó Etikettet kérjük ragassza fel az Átadás-Átvételi dokumentumra.
Abban az esetben, ha a szülő nem rendelkezik hozzá tartozó Etikettel: (ez későbbi időpontban elvégzett regisztráció esetén fordulhat elő) Az Átadás-átvételi dokumentumokat kérjük töltse ki a helyszínen két példányban. Fontos, hogy az „Intézmény átvevőjéhez” név beírása is szükséges! Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a TESZEK felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot helyben feltölteni!
Ha nincs a törvényes képviselőnek előzetes regisztrációja, abban az esetben szükséges a helyszínen elvégeznie azt, ez feltétele az eszköz átvételének! Ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nem tud belépni a KRÉTA rendszerbe, akkor az intézményi Adminisztrátornak szükséges ellenőrizni, hogy a gondviselő, törvényes képviselő beállítása megtörtént a KRÉTA rendszer felületén, illetve kapott-e belépési adatokat. Abban az esetben, ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nincs erre alkalmas eszköze: az intézménynek kell biztosítani valamilyen eszközt a regisztrációhoz! Akár Adminisztrátori segítséget nyújtva.
Ha a törvényes képviselőnek van előzetes regisztrációja, de nem egyeznek az adatai az Etiketten feltüntetett adatokkal: A TESZEK - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a TESZEK felületén szükséges ellenőrizni a gondviselő adatait. Hiba esetén a felület automatikusan jelzi a problémát és a megoldást. Ha a felület nem jelez hibát, akkor a TESZEK - Eszköz-menedzsernek szükséges ellenőrzni, hogy a rögzített adatok és az elkért iratok egyeznek-e. Ha nem egyeznek, akkor a gondviselőnek a helyszínen szükséges javítania a regisztrációjában. Ezt a gondviselői felületre beleépve a "Regisztráció módosításával" lehetséges elvégeznie.
Ha az átvevő egy meghatalmazott személy: Abban az esetben, ha rendelkezik előzetes meghatalmazással az átvevő személy az eszköz részére átadható.
"Jelen Meghatalmazás az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyv mellékletét képezi." Az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvre az Átvevő adataihoz a Meghatalmazó adatai kerülnek, az Átvevő aláírásához a következők: „…………………(Meghatalmazó neve) képviseletében eljárva ………………. Meghatalmazott (neve)”
Ha nem rendelkezik az átvevő személy kitöltött meghatalmazással, abban az esetben a helyszínen az intézményi példány sokszorosításával van lehetőség kitölteni helyben vagy a felületről való letöltéssel is lehetséges.
4.Az eszköz kiosztása utáni teendők
Az eszközök kiosztását követően A TESZEK felületére szükséges az átadás-átvételi dokumentumok feltöltése minden kiosztott eszközhöz.