Az alábbi oldalon lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy a „Digitális szakadék csökkentése” című projektben és a projekt nyilvántartására szolgáló KRÉTA Fenntartási feladatok ellátását támogató elektronikus ügyintézési, munkafolyamat kezelő és nyilvántartó rendszer (továbbiakban FELTÁR rendszer) modulban milyen feladatokat kell végrehajtani a FELTÁR - Eszköz-menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználónak.
Milyen feladatai vannak a FELTÁR - Eszköz-menedzsernek az eszközök átvételében és kiosztásában?
- A KRÉTA rendszer beállításainak ellenőrzése.
- A kiszállított eszközök átvétele a logisztikai cégtől az intézményben.
- Intézményi eszközök kiosztása a szülőknek ill. pedagógusoknak, az átadás Eszközök átvételének adminisztrálása a KRÉTA FELTÁR modulban.
- Az eszköz kiosztása utáni teendők.
1. A KRÉTA rendszer beállításainak ellenőrzése
Az eszközt átvevő pedagógusok adatai helyesen vannak rögzítve a rendszerben.
A KRÉTA FELTÁR - Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása
Az intézmény KRÉTA adminisztrátorának szükséges gondoskodnia arról, hogy az intézményben a használatba adás adminisztrációjával foglalkozó személynek kiosztásra kerüljön a FELTÁR-Eszköz-menedzser jogosultság. A kiosztást megelőzően kérjük ellenőrizze, hogy az illetékes személynek valóban ki van-e osztva a FELTÁR - Eszköz-menedzseri jogosultság!
Fontos tudni, hogy a FELTÁR modulba csak nevesített felhasználók (alkalmazottak) léphetnek be, az alapértelmezett "admin" felhasználó nem tud belépni az eszközök ügyintézésébe!
2. Eszközök
kiszállítása és átvétele az intézményekbenátvételének adminisztrálása a KRÉTA FELTÁR modulban.
Az intézményi eszközöket a logisztikai cég szállítja ki az iskolákba az előzetesen igényelt mennyiség alapján. A garanciális ügyintézés gyorsasága ill. az esetleges többletigények miatt lehetséges, hogy az intézményben az előzetesen megadott eszközök darabszámánál több eszköz kerül kiszállításra.
A kiszállítási és az átvételi folyamat az alábbi módon történik:
- Az Intézmény Fenntartója előzetesen kiértesíti az intézményt a várható szállítás dátumáról.
- Ezután a logisztikai cég az ütemterv alapján felveszi az intézménnyel a kapcsolatot az időpont egyeztetése céljából.
- A szállító cég kiszállítja az eszközöket az adott intézménybe. Az eszközök átvételéről az intézményvezető, vagy annak megbízottja gondoskodik.
Az eszközök átvételekor az eszközök mellett az alábbi dokumentumokat kapják meg az intézmények:
- a Szállítólevél 6 példányát, amelyből 2 példány fog az intézménynél maradni. Az intézménynél maradó példányok közül egy darab intézményi példány, és egy fenntartói példány, melyről az intézmény gondoskodik, hogy fenntartója részére eljuttassa. A szállítólevél tételesen tartalmazza az összes átvett eszközt (Típus, Gyáriszám, Leltáriszám és a leltáriszám vonalkódja). A fennmaradó - intézmény részéről aláírt - további 4 példányt a szállító cég fogja eljuttatni a megfelelő helyekre.
- Átadás-átvételi dokumentumokat (2 példányban). Amennyiben nem találnak az eszköz dobozában átadás-átvételi papírokat a FELTÁR felületéről az "Átadás-átvételi nyomtatvány letöltése" gombra kattintva tudnak a rendszerből nyomtatni.
- az Etiketteket, amelyen a felhasználók adatai szerepelnek. Az Etiketteket az eszközök dobozában található átadás-átvételi dokumentumra kell majd felragasztani az eszköz átadásakor. Abban az esetben, ha a nem kaptak etikettet, akkor az átadás-átvételi nyomtatványon az eszközt átvevő adatait kézzel is kitölthetik.
Az eszközök átvételekor végrehajtandó adminisztrációs teendő:
- Az intézményi átvevő aláírásával és az intézmény pecsétjével igazolja, hogy az eszközöket tételesen, darabszámot ellenőrizve átvette.
3. Intézményi eszközök kiosztása
Kérjük, tájékoztassák a pedagógusokat az oktatók kétféleképpen vehetik át. Vagy személyesen előre szervezett időpontban, vagy az NSZFH eljuttatta az intézménybe az eszközöket és átadták azokat.
A kiszállításkor megkapott Etiketteken szereplő adatok ellenőrzése. Amennyiben eltérést tapasztal, úgy az átadás-átvételi dokumentumra ne ragasszák rá az etikettek, hanem kézzel töltsék ki aztKérjük, tájékoztassák a oktatókat a meghatalmazással történő átvétel lehetőségéről a meghatalmazási minta igény szerinti megküldésével.
Az eszközök kiosztásának indításakor kérjük ellenőrizzék az alábbiakat:
.
Ellenőrizze, hogy a kiosztást végző személy a KRÉTA rendszerben rendelkezik-e FELTÁR- Eszköz-menedzser jogosultsággal, ha igen akkor lépjen be a KRÉTA rendszerbe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva lépjen be a KRÉTA FELTÁR modulba!Abban az esetben, ha nem tud belépni, akkor az intézményi Adminisztrátornak kell ellenőrizni a jogosultságok kiosztását!
A kiosztási folyamat első lépéseként keresse meg, hogy a pedagógusnak van-e az eszközök átadásakor kapott Etikettje és ha van, akkor ellenőrizze - személyi igazolványa alapján - az adatok helyességét. Attól függően, hogy a van-e Etikettje ill. az azon szereplő adatok helyesek-e, az alábbiakban leírt módokon lehet az eszközöket kiosztani:
LÉPÉSEK- Ha van Etikett és a bemutatott okmányon szereplő adatokkal megegyezik
- Lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a FELTÁR modul kiosztási felületére, majd válassza ki a pedagógust!
- Ellenőrizze a személyi igazolványa alapján az adatok egyezőségét!
- Ezután válassza ki az eszközt a listából, majd az ott kiválasztott eszköz dobozából vegye ki az átadás-átvételi papírokat!
- Ragassza az etikettet az Átadás-Átvételi dokumentumra!
- Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a FELTÁR felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, a kiadás pillanatában feltölteni a programban, ezt később is megteheti!
LÉPÉSEK- Ha van Etikett de a bemutatott okmányon szereplő adatokkal nem egyezik
A FELTÁR - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a FELTÁR felületén szükséges ellenőrizni az adatokat. Ha az adatok nem egyeznek meg, akkor ne használja fel az etikettet, hanem kézzel töltse ki az átadás-átvételi dokumentumot.
- Ellenőrizze a személyi igazolványa alapján az adatok egyezőségét! Ha nem egyeznek az adatok, akkor a KRÉTA adminisztrációs rendszerben szükséges azok javítása.
- Az adatok javítását követően lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a FELTÁR modul kiosztási felületére, majd válassza ki a pedagógust!
- Ezután válassza ki az eszközt a listából, majd az ott kiválasztott eszköz dobozából vegye ki az átadás-átvételi papírokat!
- NE ragassza az etikettet az Átadás-Átvételi dokumentumra! Helyette kézzel töltse ki azt!
- Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a FELTÁR felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, a kiadás pillanatában feltölteni a programban, ezt később is megteheti!
LÉPÉSEK- Ha nincs Etikett
A FELTÁR - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a FELTÁR felületén szükséges ellenőrizni az adatokat. Ha az adatok nem egyeznek meg, akkor a KRÉTA adminisztrációs rendszerben szükséges azok javítása.
Lépjen be a - megfelelő eszközmenedzseri jogosultsággal - a FELTÁR modul kiosztási felületére, majd válasszaEllenőrizze, hogy azon személy, aki az átadást adminisztrálja a FELTÁR modulban, rendelkezik-e FELTÁR- Eszköz-menedzser jogosultsággal!
Lépjen be a KRÉTA rendszerbe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva lépjen be a KRÉTA FELTÁR modulba! Abban az esetben, ha nem tud belépni, akkor az intézményi Adminisztrátornak kell ellenőrizni a jogosultságok kiosztását!
- Válassza ki a pedagógust!
- Ezután válassza ki az eszközt a listából, majd az ott kiválasztott eszköz dobozából vegye ki az átadás-átvételi papírokat!Töltse ki kézzel az !
- Az aláírt Átadás-Átvételi dokumentumot!Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a FELTÁR felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot azonnal, a kiadás pillanatában feltölteni a programbanprogramba, de ezt később, az összerendelések után is megteheti!
Ha az átvevő egy meghatalmazott személy
Abban az esetben, ha rendelkezik előzetes meghatalmazással az átvevő személy, az eszköz részére átadható. Ilyen esetben fel kell tüntetni, hogy a "Jelen Meghatalmazás az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyv mellékletét képezi." Az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvre az Átvevő adataihoz a Meghatalmazó adatai kerülnek, az Átvevő aláírásához a következők: „…………………(Meghatalmazó neve) képviseletében eljárva ………………. Meghatalmazott (neve)”
Ha nem rendelkezik az átvevő személy előre kitöltött meghatalmazással, abban az esetben a helyszínen az intézményi példány sokszorosításával van lehetőség kitölteni helyben vagy a Meghatalmazás minta a felületről való letöltéssel is lehetséges.
A kiosztás adminisztrációs folyamata a KRÉTA FELTÁR Modulban
Az alábbiakban lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy hogyan kell a KRÉTA FELTÁR Modulban adminisztrálni az eszközkiosztási folyamatot.
Lépjen be a KRÉTA rendszerbe a felhasználónevével és jelszavával!
A KRÉTA FELTÁR Modulba legegyszerűbben a KRÉTA rendszeren keresztül tud belépni. Lépjen be az intézményi KRÉTA rendszerébe, majd az ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menüben az ÁTJELENTKEZÉS funkcióra kattintva tud belépni a FELTÁR Modulba. Ha Önnek nem jelenik meg a ESZKÖZ ÜGYINTÉZÉS menü, akkor nem rendelkezik FELTÁR Eszköz-menedzser jogosultsággal vagy intézményében még nem került aktiválásra a FELTÁR modul.
A képernyő bal szélén megjelenő menüsávban keresse meg az ESZKÖZKIOSZTÁS menüpontot!
Ezután kattintsunk az ESZKÖZKIOSZTÁS menüre, majd válasszuk az ESZKÖZKIOSZTÁS IGÉNY ALAPJÁN funkciót!
Igénylő kiválasztása
Az eszközök összerendelését a következőképpen lehet végrehajtani: Az összerendeléshez első lépésként válasszuk ki a lenyíló listából az igénylő nevét! Fontos tudni, hogy a listában a név után - az esetlegesen azonos nevű személyek megkülönböztetése céljából - a születési dátumot láthatjuk.
Az igénylő személyes adatainak automatikus kitöltése
Az igénylő nevének kiválasztása után, a szürke - nem módosítható - hátterű mezőket a rendszer automatikusan kitölti a KRÉTA rendszerben szereplő adatokkal
Az igénylés státuszának üzenetei
Az IGÉNYLŐ NEVE listában megjelenik az összes pedagógus neve, függetlenül attól, hogy az eszközök ténylegesen kioszthatók számára. Abban az esetben ha jogosult, akkor a Státusz magyarázata szövegmezőben zöld színű státuszt kap. Abban az esetben, ha az igénylő kiválasztása után hibakód és üzenet jelenik meg, akkor az eszközkiosztás nem lehetséges az igénylőnek.
Amennyiben egy olyan személynek választunk a listából, akinek már kiosztásra került egy eszköz, akkor azt az alábbi hibaüzenettel jelzi a rendszer.
Eszköz kiválasztása
Az igénylő kiválasztása után a következő feladatunk az eszköz kiválasztása lesz, ezt a felület harmadik szekciójában lehet megtenni. Válasszuk ki a lenyíló listából a kiadni kívánt eszköz azonosítószámát, amelyet az eszközök dobozán, illetve az eszközön is megtalál!
Amennyiben a most kiadni kívánt eszköz azonosítószáma egy másik személyhez tartozik, az alábbi üzenettel figyelmeztet erre minket a rendszer, ilyenkor természetesen az eszközt nem lehet kiadni. Abban az esetben ha egy - még nem kiadott eszköz - azonosítószámára a rendszer ezt a hibát adja, akkor azt kérjük jelezzék a KRÉTA Ügyfélszolgálati bejelentő felé!
Átadás-átvételi dokumentum letöltése
Abban az esetben ha az eszköz dobozában nem találunk Átadás-átvételi dokumentumot vagy elrontottuk annak kitöltését, akkor a Az ÁTADÁS-ÁTVÉTELI NYOMTATVÁNY LETÖLTÉSE gombra kattintva a rendszer által kitöltött adatokkal is van lehetőség a nyomtatványt letölteni, és nyomtatás után aláírni.
Meghatalmazott jelölése
Amennyiben meghatalmazott veszi át az eszközt, kérjük a megfelelő pipát jelölje ki a lap aján. A meghatalmazott által átvett eszköz esetében a meghatalmazás dokumentum az Átadás-átvételi jegyzőkönyv részét képezi, tehát meg kell őrizni!
Adatok ellenőrzésének jelölése
A következő lépés, hogy bejelöljük a Az átvevő adatait a bemutatott okmányok alapján ellenőriztem előtti kis jelölőnégyzetet, amelyet előzetesen végre kell hajtani!
Eszközkiadás befejezése és az adatok mentése, tárolása
A kiadási folyamat befejezéseként kattintsunk a TÁROLÁS gombra! Sikeres mentés esetén a képernyő jobb alsó sarkában megjelenik az alábbi jelzés. Ekkor sikeresen hozzárendeltünk egy személyhez egy eszközt.
Ezután a következő igénylő kiválasztásával folytathatjuk az eszközök kiadását!
Mit tegyünk, ha vissza kell vennünk egy eszközt?
Abban az esetben ha egy korábban használatba adott eszközt vissza szeretnénk venni, akkor válasszuk a HASZNÁLATBA ADOTT ESZKÖZÖK menüpontot!
Válasszuk ki az eszközt a megfelelő sorra kattintva, majd nyomjuk meg a SZERKESZTÉS funkciógombot.
Kattintsunk a VISSZAVÉTEL lapfülre! Az Eszközt visszavevő mező melletti ikonra kattintsunk!
A felbukkanó ablakban a NÉV mezőbe az eszközt visszavevő nevét kell megadni (fehér hátterű mező) - majd kattintsunk a TÁROLÁS gombra!
Ezután a Visszaadás oka és a a Visszaadáshoz fűzött megjegyzés mezőket kell kitölteni. Végül nyomjuk meg a képernyő jobb szélén található MENTÉS funkciógombot, az adatok elmentéséhez!
A sikeres visszavételről is kapunk visszajelzést. Ezután az eszköz már nem jelenik meg a kiosztható eszközök listájában.
4. Az eszköz kiosztása utáni teendők
Az eszközök átadását illetve visszavételét követően a FELTÁR felületére szükséges az átadás-átvételi illetve visszavételi dokumentumok feltöltése minden kiosztott eszközhöz.