A Klebelsberg Központ (továbbiakban KK) a TESZEK rendszerhez megfogalmazott esetkezelés kiterjesztési, továbbfejlesztési célú üzleti igényei alapján a TESZEK eszköz orientált folyamatkezelési logikáját módosította, kibővítette egy általánosabb célú folyamatkezelési megoldássá, amely egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.

A folyamatkezelés továbbfejlesztésének legfontosabb eredménye az e-mail-ben történő intézmény/fenntartó és a KK közötti kommunikáció csökkenése, ideális esetben annak teljes kiváltása.

A TESZEK folyamatkezelési megoldásának továbbfejlesztésével az alábbi integrációkat hajtotta végre (röviden leírva, bővebben a későbbi fejezetekben lesznek olvashatók), melyekhez kapcsolódó üzleti igények a KK-val történt egyeztetések során fogalmazódtak meg:

• Eszköz nélküli eset indítható általános célú információkérés, segítségkérés céljából, melyek információkérés kategóriájú eseteknek (röviden információkérésnek) nevezhetők.

• Intézmény vagy fenntartó indíthat információkérés eseteket, melyekkel kapcsolatos ügyintézést és az elindított folyamat végrehajtását a KK végezheti.

1. Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartója nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről.
2. Az információkérések kezelésére intézményi, fenntartói és KK oldalon új szerepkörök bevezetése történt meg (egy munkatárs továbbra is betölthet többféle szerepkört), mely lehetőséget ad az esetek láthatóságának kontrollálására.

Új szerepkörök

• Teszek központi címkefelhő menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó jogosult az információkéréshez kapcsolódó címkék halmazának karbantartásához (Admin menüpont új Címkék menüpontjában).

• Információkérés menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó karbantarthatja a KK-hoz tartozó információkéréssel kapcsolatos eseteket.

Címkékkel (tag-ekkel) láthatók el az információkérés esetek, melyekhez kapcsolódó címkéket címkehalmazból (ennek új menüpontjáról a későbbiekben lehet olvasni) helyezheti el az információkérés felelőse (KK-s munkatárs).

Az információkérést válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) jogosult lezárni, melyről automatikus értesítés kerül kiküldésre.

Hozzászólás rögzíthető az információkérés eseten, melynek történetét a rendszer automatikusan kezeli.

Az információkérések házon belüli egyeztetésének kezelésére alkalmazható az eset folyamat végrehajtása során is elérhető feladatkezelési funkció, valamint a hozzászólások lehetősége.

Az információkérések exportálásával a TESZEK lehetővé tette az esetkezelésben régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrést.

Új címkék menüpont

A rendszermodulban Teszek központi címkefelhő menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a KK-ba bejelentkezve megjelenik az ADMIN menüponton belül a Címkék elnevezésű új menüpont.

A modul képernyőjének bal oldali menüsávjában a Címkék feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg a CÍmkék menüpontja, melyben a címkék tarthatók karban. A Címkék képernyő cím alatt láthatóak a táblázatban a címkék, valamint a táblázat felett bal és jobb oldalon megjelennek a címkékhez tartozó funkciók funkciógombjai.

A címkéket tartalmazó táblázatban alapesetben csak az aktív címkék jelennek meg. Ezt jelöli a táblázat felett bal oldalon látható Csak aktív Image Removed jelölőnégyzet, mely alapesetben ki van pipálva. A négyzetbe kattintva a felhasználó kiveheti a pipát, vagy újra  kipipálhatja a mezőt.

A táblázatban a felhasználó meghatározhatja, hogy mely oszlopokat szeretné megjeleníteni, illetve mely oszlopokat nem szeretné látni az oszlopok között. A megjeleníthető oszlopok kiválasztására a táblázat felett jobb oldalon a BEÁLLÍTÁS Image Removed  funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn van lehetőség.

A megjelenő képernyőn az alábbi oszlopnevek mellett pipálható ki, hogy megjelenjen-e az adott oszlop a táblázatban, vagy sem.

• Név
• Aktív
• Leírás

A Táblázatos nézet oszlopai képernyőn megjelenő funkciógombok és jelölőnégyzetek:

Az Összes oszlop kijelölése checkboxba kattintva Image Removedmindegyik oszlop kiválasztásra kerül. Ha a kipipált checkboxba kattint a felhasználó (kiveszi belőle a pipát), akkor azok a kijelölések, melyek az Összes oszlop kijelölése jelölőnégyzetbe kattintva jelentek meg újonnan, azok eltűnnek.

• A MÉGSE Image Removedvagy a KILÉPÉS Image Removed funkciógombokra kattintva a Táblázatos nézet oszlopai című képernyőn elvégzett módosítások elmentése nélkül lehet visszalépni a Címkék képernyőre.

• A felhasználó az ALKALMAZ Image Removed funkciógombbal erősítheti meg a választását, mely visszanavigál a Címkék képernyőre, ahol csak a kiválasztott oszlopok jelennek meg.

A címkéket tartalmazó táblázat lapozható, az oszlopok szűrhetők (oszlopnevek alatti részekben), valamint a Név oszlopnévre kattintva a táblázat sorai rendezhetők az adott oszlop celláinak értékei szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe. Így a felhasználó rendezheti a címkék nevei szerint alfanumerikusan növekvő sorrendben a táblázatot.

A címkék táblázata felett látható jobb oldalon az EXPORTÁLÁS Image Removed  funkciógomb, melyen keresztül lehetőség van a címkék adatainak exportálására.

A Fájl formátuma mezőnél a felhasználó kiválaszthatja, hogy a címkéket Excel Image Removed(a mező melletti részbe kattintva, ) vagy CSV Image Removed(a mező melletti részbe kattintva, ) formátumú fájlba exportálná-e.

A fájlban megjelenítendő oszlopok kiválasztására a bekeretezett rész szolgál, melyben ugyan azok az opciók jelennek meg, mint a Címkék menüpont BEÁLLÍTÁS Image Removed funkciógombjára kattintva megjelenő képernyőn.

A fájl formátumának kiválasztása után az EXPORT Image Removed funkciógomb aktívvá válik, melyre kattintva letölthető az adott fájl.

A címkék táblázatában az egyes címkék megtekinthetők, ha a megtekintendő címke sorára kattint a felhasználó, majd a táblázat felett jobb oldalon a MEGTEKINTÉS Image Removed funkciógombra kattint.

Az ilyen módon megjelenő Címke megtekintése nevű képernyő megegyezik a címke létrehozó képernyőjével, de a mezők (a szürke háttérrel megjelenő mezők tartalmazzák az előzőleg elmentett adatokat) és a mentés funkciógombja inaktívak. A képernyőről csak kilépni lehetséges a MÉGSEImage Removed  és a KILÉPÉS Image Removed funkciógombok valamelyikével, így ez a képernyő csak a címkék adatainak megtekintésére szolgál.

A SZERKESZTÉS Image Removed funkciógombra kattintva ugyanaz a képernyő jelenik meg, mint a címke létrehozásának képernyője, de az egyes mezők a már előzőleg kitöltött adatokat tartalmazzák.

Új címke a HOZZÁADÁS Image Removed funkciógombra kattintva rögzíthető, mellyel megjelenik az alábbi Címke létrehozása című képernyő:

A Címke létrehozása képernyőn az alábbi mezők jelennek meg:

Az információkérések használata lépésről-lépésre

Az információkérések munkafolyamatok, melyek az alábbi logika szerint és lépésekben kerülnek végrehajtásra:

1. Az intézmény vagy fenntartó megfelelő jogosultságával rendelkező felhasználója pl. Esetkezelő (külön szerepkör erre a célra egyelőre nem lett definiálva) a jelenleg is működő módon rögzíti az információkérést:
2. Esetkezelés menüpontban új eset rögzítéséhez kiválasztja az információkérés munkafolyamatát, majd az eset rögzítő képernyőjén megadja a szükséges adatokat.
3.  Rögzítés után az adott esetet lezárhatja, ha tévesen került rögzítésre, akkor módosíthatja, új dokumentumot tölthet fel hozzá, stb.
4. Az információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé.
5.  Az adott eseten a megfelelő akciógombra kattintva, ugyanúgy, mint a többi esetnél.
6. Az információkérésről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail-es értesítést kapnak.
7. Az illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és megkezdi annak feldolgozását, egyeztetését. Az egyeztetés történhet
   o a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
   o a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával,
   o a rendszeren kívül.

8. Az információkérés felelősének egyetlen opciója van, az információkérés lezárás. 

   Megjegyzés
   Elutasításra, vagy egyéb más műveletre nincs lehetőség. A lezárás előfeltétele az eseten válasz megfogalmazása és rögzítése.

   
   

9. A lezárásról az információkérés indítója értesítést kap.

Az információkérés funkció használata bővebben

Be kell jelentkezni a modulba az információkérés rögzítésére jogosult felhasználóval az intézmény vagy fenntartó (melynél fennáll az információkéréshez tartozó kérdés, kérés) rendszerébe (jelen példában ez a Tatabányai Tankerületi Központ).
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg az Esetek áttekintésének menüpontja.

A tovább fejlesztések során az információkérés esethez kapcsolódóan az alábbi kiegészítések kerültek átvezetésre az áttekintő képernyőn:

• A képernyő táblázatában megjelenik az új Munkafolyamat kategóriája elnevezésű oszlop, mely a BEÁLLÍTÁS  funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn is bekerült a megjeleníthető oszlopok közé, valamint az EXPORTÁLÁS  funkciógombon keresztül a lekérdezendő fájl-ban is szerepeltethető.

• A KERESÉS  funkciógombra kattintva megjelenő Keresési feltételek című képernyőn elérhető összetett kereső keresési feltételeivel lehetőség van régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrésre is.

Az információkérés folyamatot vagy intézmény, vagy fenntartó indítja el (felteszi a kérdést), melyre a KK reagál (megválaszolja a kérdést).

Az információkérés új esetének felvitelére az esetek táblázata felett elhelyezkedő HOZZÁADÁS  funkciógombra kattintás által megjelenő képernyőn keresztül van lehetőség.

Először az esethez tartozó információkérés munkafolyamatot kell kiválasztani, majd utána lehet a konkrét esetet létrehozni. A funkciógombra kattintva megjelenik a Munkafolyamat kiválasztása című képernyő.

A mezők kitöltését követően, majd a MEHET  funkciógombra kattintva folytatható az eset rögzítése.

Megjelenik az Eset létrehozása című képernyő, melyen a konkrét új információkérés eset hozható létre.

A képernyőn alapesetben az Alapadatok fül az aktív, melyen lekerültek az eszközzel kapcsolatos, valamint a helyszínre vonatkozó információk, és felkerültek az alábbiak, melyek az eset rögzítő képernyőjén inaktívan jelennek meg:
• a címkék,
• a hozzászólás történet és
• az információkérésre adott válasz.

Az Eset leírása mezőben meg kell adni az információkérés esetének leírását, majd a képernyő jobb felső részén lévő MENTÉS  funkciógombra kattintva menthető el az adott eset.

Információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé

Az adott információkérés eset elindítható a KK felé, melyről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail értesítést kapnak.

Illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és egyeztet

Ennek a lépésnek a végrehajtásához az illetékes (KK-s) munkatársnak (aki rendelkezik a megfelelő információkérés menedzser jogosultsággal) kell bejelentkeznie a Neptun KRÉTA TESZEK rendszermodulba a KK adatbázisába.
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen megjelenik az Esetek áttekintésének menüpontja, ahol a táblázatban meg kell keresni az információkéréshez tartozó esetet (jelen példában ez a táblázat első sorában jelenik meg, de a táblázaton végrehajtható szűrések segítségével is megkereshető), melynek sorára kattintva, majd a táblázat felett jobb oldalon a SZEKESZTÉS  funkciógombra kattintva megnyitható az eset szerkesztő képernyője.

A szerkesztő képernyőn az esetet először a képernyő jobb felső részén található ESET ÁTVÉTELE  funkciógombra kattintva át kell venni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó, a KK-s információkérés menedzser.

Az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN  funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele

Az eset átvétele után az információkérés esetek címkékkel (tag-ekkel) láthatók el, melyre a Címkék szerkesztése funkciógombon keresztül van lehetőség.

A funkciógombra kattintva megjelenik a Címkék szerkesztése képernyő.

A négyzetes részben lévő címkék között a címkehalmazban rögzített (előzőekben kifejtett Címkék menüpontban), és aktuálisan aktív címkék jelennek meg.

Az eset címkéit szerkesztheti (elhelyezheti):

o az információkérés felelőse, ha KK-s munkatárs, amíg az információkérés nincs lezárva, valamint
o az információkérés kezelésére jogosult KK-s munkatársak közül bárki, az információkérés lezárását követően.

• Címke a címke neve melletti jelölőnégyzet kipipálásával (a négyzetbe kattintva), majd a képernyő mentésével adható az információkérés esethez.
• Címkét törölni a Címkék szerkesztése képernyőn (pipát kivenni a kipipált négyzetéből, majd úgy elmenteni a képernyőt), vagy a címke melletti „x” gombbal lehet.

Az információkérés esetének átvétele után megkezdődik annak feldolgozása, egyeztetése.

Az egyeztetés történhet:

• a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
• a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával (a már megszokott módon),
• a rendszeren kívül.

A három egyeztetés közül az alábbiakban a hozzászólás történetben történő rendszeren belüli egyeztetés kerül kifejtésre.

A hozzászólás rész (Fórum című része a képernyőnek) egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.

Bárki, aki jogosult az információkérés megtekintésére, tehet bejegyzéseket (hozzászólásokat) az információkéréshez. A hozzászólás alapértelmezés szerint publikus lesz, a központi Információkérés menedzser tudja átállítani a bejegyzést nem publikusra.

Le nem zárt információkérés esethez új bejegyzés rögzíthető a HOZZÁSZÓLÁS HOZZÁADÁSA  funkciógombra kattintva megjelenő Hozzászólás hozzáadása című képernyőn.

A Fórum részben időrendben csökkenő sorrendben jelennek meg a bejegyzések.

A hozzászólások történetét a rendszer automatikusan kezeli. Az egyes hozzászólásokhoz kapcsolódóan automatikusan megjelenik

• egy ikon a bejegyző felhasználó nevének kezdőbetűivel,
• a bejegyző felhasználó e-mail címe,
• a bejegyzés ideje (dátum és idő formátumban),
• publikus-e vagy privát a bejegyzés,

• a bejegyzés szövege.

A legutolsó 5 hozzászólás jelenik meg a Fórum részben. Ha ennél több hozzászólás van, akkor egy betöltő jelzi a továbbiak betölthetőségét, melyre kattintásra betölti a további hozzászólásokat.

• A hozzászólások függőlegesen görgethetők.

A Fórum rész KERESÉS  funkciógombjára kattintva lehetőség van a hozzászólásokban keresni a megjelenő Keresés című képernyőn.

A képernyőn az alábbi szempontok szerint kezdeményezhető a keresés:

• a bejegyzés ideje szerint dátum intervallumra szűrve,
• a bejegyzés szerzőjére vonatkozóan megadható keresés a névre vagy e-mail címre vonatkozóan,

• a bejegyzés tartalmára vonatkozóan beírt szöveget tartalmazzon,

• Ha több feltétel együttesen kerül beállításra, akkor ÉS kapcsolat érvényesül a kereséskor.

• A keresési feltétel(ek) megadását követően a KERESÉS  funkciógombra kattintva indítható el a bejegyzések (hozzászólások) közötti keresés.

Az egyeztetést követően az eset Válasz mezőjében meg kell adni az adott információkérés esethez tartozó, megfogalmazásra került választ. 

Az információkérést a válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) csak lezárhatja, mely az eset szerkesztő képernyőjének LEZÁR  funkciógombjára kattintva lehetséges.

• A funkciógombra kattintva a lezárást megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN  funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset lezárása.

A lezárásról a rendszer automatikusan e-mail értesítést küld az információkérés indítójának.