A Klebelsberg Központ (továbbiakban KK) a TESZEK rendszerhez megfogalmazott esetkezelés kiterjesztési, továbbfejlesztési célú üzleti igényei alapján a TESZEK eszköz orientált folyamatkezelési logikáját módosította, kibővítette egy általánosabb célú folyamatkezelési megoldássá, amely egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.A a A TESZEK rendszer Esetkezelés menüpontja kiegészült az információkérés, hivatalos megnevezését tekintve ‘RRF-1.2.1 Ügyfélszolgálati felület’ nevű funkcióval.

Az információkérés egy általános célú kommunikációs csatorna, ahol a fenntartók (és intézmények) feltehetik kérdéseiket a Klebelsberg Központ felé bármilyen témában általános célú egyeztetés, információkérés, segítség kérés terén.

A feltett kérdésekre a Klebelsberg Központ munkatársai a TESZEK rendszeren belül tudnak válaszolni. A folyamatkezelés továbbfejlesztésének legfontosabb eredménye az e-mail-ben történő intézmény/fenntartó és a KK közötti kommunikáció csökkenése, ideális esetben annak teljes kiváltása.A TESZEK folyamatkezelési megoldásának továbbfejlesztésével az alábbi integrációkat hajtotta végre (röviden leírva, bővebben a későbbi fejezetekben lesznek olvashatók), melyekhez kapcsolódó üzleti igények a KK-val történt egyeztetések során fogalmazódtak meg:

• Eszköz nélküli eset indítható általános célú információkérés, segítségkérés céljából, melyek információkérés kategóriájú eseteknek (röviden információkérésnek) nevezhetők.

• Intézmény vagy fenntartó indíthat információkérés eseteket, melyekkel kapcsolatos ügyintézést és az elindított folyamat végrehajtását a KK végezheti.

1. Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartója nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről.
2. Az információkérések kezelésére intézményi, fenntartói és KK oldalon új szerepkörök bevezetése történt meg (egy munkatárs továbbra is betölthet többféle szerepkört), mely lehetőséget ad az esetek láthatóságának kontrollálására.

Új szerepkörök

• Teszek központi címkefelhő menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó jogosult az információkéréshez kapcsolódó címkék halmazának karbantartásához (Admin menüpont új Címkék menüpontjában).

• Információkérés menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó karbantarthatja a KK-hoz tartozó információkéréssel kapcsolatos eseteket.

Címkékkel (tag-ekkel) láthatók el az információkérés esetek, melyekhez kapcsolódó címkéket címkehalmazból (ennek új menüpontjáról a későbbiekben lehet olvasni) helyezheti el az információkérés felelőse (KK-s munkatárs).

1. .

Az információkérést válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) jogosult lezárni, melyről automatikus értesítés kerül kiküldésre.

Hozzászólás rögzíthető az információkérés eseten, melynek történetét a rendszer automatikusan kezeli.

Az információkérések házon belüli egyeztetésének kezelésére alkalmazható az eset folyamat végrehajtása során is elérhető feladatkezelési funkció, valamint a hozzászólások lehetősége.

Az információkérések exportálásával a TESZEK lehetővé tette az esetkezelésben régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrést.