Az aktuális tanév az új tanév első hetében központilag kerül beállításra. Az IER felhasználóknak ezzel nincs teendője.
Olyan speciális esetekben, amikor a helyi KRÉTA admin előbb vált tanévet az adott intézményben, akkor az aktuális dátumnál későbbi osztályba-sorolási dátummal rendelkező tanulók - ideiglenesen - az adott feladatellátási helyhez tartozó aktuális tanév Betöltés osztályba kerülnek, és majd a besorolás időpontjával egyező napon automatikusan a KRÉTÁ-ban kiválasztott osztályba szinkronizálódnak.
A tanulókkal ezen időszak alatt is lehet dolgozni, ha a védőnő és az orvos előtte hozzá lett rendelve a BETÖLTÉS osztályhoz. Ehhez a beállításhoz az Iskolaegészségügyi személyzet beállítása c. fejezet, Védőnő, Orvos hozzárendelése nevű bekezdése nyújt segítséget.
Nem KRÉTÁ-t használó iskolákban általában a védőnő a KRÉTA admin, tehát ő vált tanévet az intézményi KRÉTÁ-ban (nem az IER-ben).
A tanévváltás megtörténte után a Szervezőmunka / Feladatellátási helyek menüben az új tanév Feladatellátási helyeit be lehet állítani aktívra (Kiválasztható négyzet), vagy inaktívra. Az inaktívra állított Feladatellátási helyek nem jelennek meg a fenti legördülő listában, így kényelmesebb a program használata.
Az új tanév aktív Feladatellátási helyein - a szerkesztés ikonra kattintva - megjelenik egy Adatmásolás blokk, ahol kiválaszthatunk egy olyan Feladatellátási helyet, aminek a korábban beállított Rendszerparaméterek mezőit másolni szeretnénk. Kiválasztás után nyomjuk meg a Másolás gombot a funkció használatához.
Jellemzően az előző tanév ugyanazon Feladatellátási helyéről szeretnénk az új tanév azonos típusú Feladatellátási helyére adatokat másolni.
Ugyanitt tudjuk az előző tanévben használt „Napocskás mezőket” átmásolni a „Napocskás mezők másolása” jelölőnégyzet bepipálásával.
A naplószámhoz Feladatellátási helyenként eltérő kötetszámot érdemes írni. (A kötetszám a négy számjegy első számjegye.pl: 1001, 2001, 3001)
A Szervezőmunka menü utolsó almenüjében, a Védőnő / Orvos beállításnál, az új tanévben is hozzá kell rendelni a védőnőket és az orvosokat az egyes osztályokhoz (szükség esetén BETÖLTÉS osztályhoz is), ill. az Osztályrendben is ellenőrizni szükséges az évfolyamok helyes beállítását!