3.1. Belépés a rendszerbe
Az intézmények iratkezeléssel foglalkozó munkatársai (pl. iskolatitkárok) a KRÉTA rendszerből érik el az „Poszeidon” gomb megnyomásával a Poszeidon webes felületét az „Ügyiratkezelő” szerepkör segítségével saját nevesített Poszeidon felhasználóval.
3.2. A felületek felépítése, kezelése
• 1. Fejléc:
o A programba belépve az alábbi felületelrendezéssel találkozhatunk:
Fejléc:
A fejléc minden menüben és felületről azonos funkciótartalommal érhető el, mely a következő alfejezetekben kerül ismertetésre. A Poszeidon logóra kattintva visszajutunk a kezdőoldalra.
o A Poszeidon logó melletti „ ” le nyílra kattintva a program verzió és licence adatai tekinthetők meg, valamint a hibabejelentő felület linkje érhető el.
o A logó mellett a munkamenetből hátralévő idő kijelző „ ” található.
o mellett a munkamenetből hátralévő időt mutatja a rendszer óra: perc bontásban.
Munkamenetből hátralévő idő kijelző
15 perc inaktivitás után kilépteti a rendszer a felhasználót biztonsági okokból, mely után újra be kell jelentkeznie. A kiléptetés közeledtével előre és utána is tájékoztatást küld:
Figyelmeztető üzenetek
Szerepkörválasztó
A szerepkörválasztó lenyitásával van lehetőségünk szerepköreink között váltani.
o A szervezeti egység választó lenyitásával van lehetőség másik szervezeti egységre átjelentkezni (amennyiben több szervezeti egységnél rendelkezünk szerepkörrel).
o A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló saját beállítások menüben megtekinthetők a profil adatok, elérhetőek a szerepkörünkhöz tartozó további beállítások, valamint lehetőség van a rendszerből való kilépésre.
• 2. Menü: A középső rész bal oldalán helyezkedik el a hierarchikus menüsáv, ahol az adott szerepkörrel elérhető felületek közül választhatunk.
• 3. Főképernyő: A menütől jobbra helyezkedik el, itt jelennek meg az egyes felületekhez tartozó adatlisták, gyorsbeviteli, beviteli, megtekintő és szerkesztő felületek.
• 4. Lábléc: A gyorsbeviteli, beviteli, megtekintő és szerkesztő felületeken a funkciógombokat (pl. mentés, mégsem, stb.) tartalmazza. (Az adatlistákon elérhető funkciók a főképernyő rész alján szerepelnek.)
3.2.1. Kezdőlap
Lépjünk vissza a „Kezdőlapra” a bal felső sarokban lévő „Poszeidon ikonra” kattintva!Legutolsó belépés ideje. Alatta a lapfülek. Mindhárom esetében darabszámok összegzik bizonyos tételek mennyiségét. A darabszámok melletti kis szem ikonra kattintva a program elnavigál a megfelelő, adott tételekhez kapcsolódó menüpontra és az adott szempont szerint ott szűrést is végez.
Várható posták: személyesen nekünk (SAJÁT) vagy szervezetünknek (SZERVEZETI EGYSÉG) más, KK Poszeidon felhasználó által átadni kívánt (Új) és már átadott (Összes) tételek.
Határidők: Azon tételek száma, amelyek határideje Közeleg vagy Lejárt. Ezen tételeknek lehetünk TULAJDONOSAI, ÜGYINTÉZŐI vagy HOZZÁFÉRŐI.
3.2.2. Menüsor
Bal oldalon található. A lista szerepkörtől függ.
Fa szerkezetű – Pl. „Átadás-átvétel”, majd „Feladott tételek” végül „Küldemények” – csak a „Küldemények”-nek van saját felülete.
3.2.3. Adatlisták
Nyissuk meg az „Ügyiratok” menüt!
- Fent: Nézetválasztó – a nézetek előre összeállított, beszédes nevű szűrők. Meghatározzák a funkciógombokat, a további szűrési és keresési lehetőségeket, az oszlopok fejlécét.
Válasszuk ki az „Összes aktív ügyirat” nézetet!
- Szűrő ikon (Tölcsér): az aktuális nézettel összekötött részletes kereső, sok szempont alapján szűkíthető a keresés (ÉS kapcsolat az egyes szempontok között)
Nyissuk ki majd csukjuk be a részletes keresőt!
- Sorba rendezés: rákattintunk az oszlopok fejlécére
- Egyszerű keresés: fejléc alatti szabad szöveges mező. Részszövegre a % jel a megfelelő.
- Lent a nyilakkal lehet lapozni, ha nem fér ki az összes tétel, itt lehet frissíteni is és a szumma gombbal kiíratni az összes talált tétel darabszámát
- Tétel kiválasztása: rákattintunk – narancs lesz.
- Funkciógombok: a kiválasztott tétellel elvégezhető műveletek gyorselérése. Még egyszer: nézettől függ, hogy milyen gombokat látunk itt (Pl. Irattárba adható ügyiratok nézetben nincs Lezár gomb).
3.2.4. Szerkesztőfelületek
Adott ügyirat szerkesztőfelülete dupla kattintás, vagy kiválasztás után Szerkeszt gomb segítségével érhető el.
- Mezőszínek: narancs – kötelező; fehér – opcionálisan tölthető; szürke – nem módosítható, a rendszer tölti automatikusan
- Mezőtípusok:
• szabad szöveges;
• legördülő – gépeléssel listaszűkítési lehetőség + értékek kódtételből töltődnek, amiknek listája kérésre módosítható;
• választó – gépeléssel gyorskeresési lehetőség (% itt is alkalmazható) + ikonra kattintva választólistából kiválaszt;
• dátum – gépeléssel + naptár ikonnal
- Funkciógombok alul: változnak, attól függően az adott tétellel milyen műveletet lehet elvégezni; Mentés (menti a bevitt adatokat) és Mégse (mentés nélkül visszanavigál az adatlistára) mindig elérhető
- Kapcsolódások: az adott tételhez kapcsolódó más tételek vagy egyéb műveletek – új ablakban jelenik meg mindig az új felület. Más tételek esetében (pl. egy ügyiratnál az Iratok) másik menüpontra navigál („Iratok”-ra). Ergo ilyenkor ugyanaz történik, mintha manuálisan átlépnénk erre a menüpontra és ott direkt módon rákeresnénk ezekre a tételekre – a rendszer tehát egy lépésben átléptet és szűrést is végez. Valamint ez azt is jelenti, hogy minden tétel csak egy helyen van a rendszerben, csak több helyről is elérhető.az aktív szerepköreink közül egy másikat kiválasztani, amennyiben több szerepkörrel is rendelkezünk az egyes szervezeti egységeken. A kiválasztott szerepkörre kattintás után azonnal megjelennek az adott szerepkörrel elérhető funkciók.
| Figyelem |
|---|
| A szerepkörök kiosztását az adminisztrátor szerepkörű személyek végezhetik el a Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő rendszer vastag klienses felületén az „Adminisztráció”/ „Szerepkörök” menüpontban. |
Szerepkörválasztó
Szervezeti egység választó
A Poszeidon rendszerben minden szerepkör szervezeti egységhez rendelt. A szerepkörválasztóban mindig elérhető minden aktív szerepköre a felhasználónak, azok között szabadon váltogathat. A szervezeti egység választó viszont csak azokat a szervezeti egységeket tartalmazza, amik a kiválasztott szerepkörhöz elérhetőek.
Szervezeti egység választó – különböző szerepkörök esetén
Saját beállítások
Saját beállítások
A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló saját beállításokmenüben elérhető funkciókat részletesen további alfejezetek mutatják be:
Menü
A menü segítségével navigálhatunk a felületek között. A szerepkörünk határozza meg, hogy milyen menüpontokhoz férünk hozzá. A menü fa szerkezetű, bizonyos főmenük alatt almenük szerepelnek. Minden almenü csak egy helyen szerepel a fában a webes felületen.
A programba belépés után a menü fa összezártan kerül megjelenítésre, tehát csak a főmenük láthatóak.
Menü összezárva
Azokra a főmenükre kattintva egyből a menühöz tartozó felület jön be a főképernyőn, amik alatt nem szerepelnek almenük (pl. „Érkeztetés”). Az almenükkel rendelkező főmenük esetén viszont a főmenüre kattintással az almenü struktúra nyílik le és csak a legalsó szintű menüre kattintással érhető el a főképernyőn az adott menü (pl. „Feladatok” / „Kiírt”).