Előzetes beállítások
A Magyar Posta szerződéses partnerei számára lehetőség van, hogy postai küldemények adatait adathordozón is, úgynevezett elektronikus feladójegyzék formájában átadhassák a posta részére. Az elektronikus feladójegyzék használata elősegíti a küldemények felvételének meggyorsítását, korszerű eszközökkel támogatva az úgynevezett tömegesen felvett küldemények postai átvételét.
A feladójegyzék használatához adminisztrátori beállítások szükségesek. Ehhez az alábbi adatok megadása szükséges:
vevőkód
megállapodás azonosító
az elektronikus feladójegyzéket használó szervezeti egység értesítési címe (postai cím)
hivatali kapura küldés esetén a saját és a Posta hivatali kapujának megadása.
Kimenő irat iktatása
A kimenő iratok iktatása néhány ponton kis mértékben megváltozik az elektronikus feladójegyzék használatának bevezetésével. A következő sajátosságokra hívjuk fel a figyelmet.
...
A postai kézbesítéshez szükséges további cím adatok kétféle módon szerepelhetnek a rendszerben:
egyben a Cím mezőben megadva
vagy bontva, a Közterület, Közterület jellege, Házszám, Épület, Lépcsőház, Emelet, Ajtó mezőkben.
A bontott cím mezők megjelenítése adminisztrátori beállítástól függ, de a rendszer alapműködése szerint ha a Cím mezőben egyben adjuk meg a cím adatokat, a bontást a háttérben akkor is elvégzi automatikusan. Ennek ellenére előfordulhatnak olyan partnerek az adatbázisban, ahol nem szerepel a bontott cím különböző okokból. Ha ilyen címet választunk, ahol a további bontás nincs megadva (itt a program csak a közterület, közterület jellege, házszám mezőket ellenőrzi), a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
...
Ezek az ellenőrzések megjelennek a további felületeken is, ahol külső postázás lehetséges, így a Materiális példányok menüponton a postázás és kötegelt postázás funkciónál, a Csoportos postázás menüponton, valamint a Feladott materiális példányok menüponton a feladott tételek szerkesztésekor. A bontott címre vonatkozó figyelmeztetés kikapcsolható a Felhasználó vezető menüpontban: Figyelmeztetés hiányos postai cím esetén.
Feladott tételek előkészítése elektronikus feladójegyzékre helyezéshez
Az elektronikus feladójegyzék generálásához szükséges, hogy a rá kerülő tételek postázási adatait pontosan megadjuk. Ezek szerkesztésére a „Feladott materiális példányok” menüponton van lehetőség.
...
A program meghatározott kézbesítési módoknál és a szolgáltatások jelölésekor kérdést tesz fel, hogy újra számolja-e a feladás díját. A felületen megjelenő feladási díj az elektronikus feladójegyzék szempontjából tájékoztató jellegű, a Posta a jelölt szolgáltatások alapján fogja a pontos díjat megállapítani (ami megfelelő beállítások esetén azonos a felületen megjelenő díjjal).
Címzés nyomtatása
Az ebben a pontban leírt funkciók használata nem kötelező az elektronikus feladójegyzék használatával összefüggésben, de a rendszer lehetőséget biztosít rá, hogy borítékot vagy etikett címkét nyomtassunk a feladásokhoz.
Lépjünk a „Szervezeti egység postái / Feladott materiális példányok” menüpont
Az adatlistán jelöljük ki azokat a példányokat, amelyekhez szeretnénk borítékot vagy vényt nyomtatni.
Kattintsunk a „Címzés nyomtatása” gomb
A legördülő kódtételes listából válasszuk ki a megfelelő nyomtatvány típust.
Kattintsunk a „Nyomtat” ikonra.
Nyomjuk meg a „Bezár” gombot.
Elektronikus feladójegyzék előállítása a Postalap menüponton
A feladási adatok rögzítését követően a Postalap menüponton van lehetőség előállítani a papír alapú postalapot valamint az elektronikus feladójegyzéket. A menüpontra lépéskor beállítástól függően előbb egy előszűrő felület jelenhet meg.
...
Abban az esetben, ha bepipáljuk a „Csak közönséges tételek kerüljenek postalapra” jelölőnégyzetet, akkor lehetőségünk van olyan postalap vagy elektronikus feladójegyzék készítésére, amelyre nem kerülnek rá a rendszerben szereplő, a felső adatlistában kijelölt tételek, csak a közönségesek.
Küldeménykategóriák
A felső adatlistában ragszámmal szereplő hivatalos, ajánlott, tértivevényes iratok egyedileg nyilvántartott tételként kerülnek rá a postalapra és az elektronikus feladójegyzékre (részletes feladási adatokkal).
Amennyiben a felső adatlistában van kijelölve ragszám nélküli küldemény, azt a program automatikusan közönséges tételként fogja elhelyezni a postalapon és az elektronikus feladójegyzéken (csak darabszámmal).
Amennyiben a felső adatlistán van KA kezdetű ragszámmal szereplő tétel, a program közönséges azonosított tételként helyezi postalapra (részletes feladási adatokkal).
A „Postalap iktatása” részben az „Iktatókönyv” mező kitöltésével tudjuk jelezni, ha a postalapot iktatni szeretnénk. Rendszerbeállítástól függően lehetőség van az elektronikus feladójegyzéket a felhasználó gépére menteni vagy a Posta hivatali tárhelyére megküldeni. Ez utóbbi esetben a postalap iktatása mindenképp szükséges, a küldés csak az iktatással együtt lehetséges. Ha a programból a rendszerbeállítások alapján lehetőség van a hivatali tárhelyre küldeni, a felületen tölthető a Küldő hivatali kapu mező. Ha itt kiválasztunk kaput, a program az elektronikus feladójegyzéket a Posta hivatali tárhelyére küldi az iktatást követően. Ha nem választunk ki kaput, akkor a számítógépre tudjuk menteni az elkészült xml állományt.
...
Nyomtatás után, amennyiben adtunk meg iktatókönyvet, a rendszer megkérdezi, hogy akarjuk-e iktatással rögzíteni a rendszerben a postalapot. Az „Igen” gombra kattintva a rendszer elvégzi a postalap iktatását és nyomtatható feladójegyzéket PDF-be konvertálva csatolja az iktatott postalaphoz. Amennyiben kitöltöttük a Küldő hivatali kapu mezőt, az iktatás is szükséges ahhoz, hogy a küldés megtörténjen. Az iktatást és küldést követően a rendszer megjeleníti a létrejött postalap iktatószámát. Ennél az iratnál két elektronikus állomány jön létre:
a PDF állomány, ami nyomtatási sablon alapján tartalmazza a feladójegyzék adatait
valamint az XML állomány, amit a rendszer elküldött a Posta hivatali kapujára.
Az XML állománynál a Hivatali kapu fülön megtekinthető a küldés időpontja valamin a Rendszerüzenetek részen nyomonkövethető, hogy a Posta rendszere fogadta és letöltötte-e a feladójegyzéket (hasonlóan bármely más hivatali kapu küldéshez).
Felvett adatok jegyzéke és az elektronikus tértivevény megtekintése
Amennyiben a Postának Hivatali kapun küldtük meg az elektronikus feladójegyzéket, a felvett küldemények jegyzékét is hivatali kapun fogjuk visszakapni. Ez a Küldemények menüpontra érkezik meg, alapértelmezetten a hivatali kapuhoz hozzárendelt érkeztető szervezeti egység látja.
...