A Klebelsberg Központ (továbbiakban KK) a TESZEK rendszerhez megfogalmazott esetkezelés kiterjesztési, továbbfejlesztési célú üzleti igényei alapján a TESZEK eszköz orientált folyamatkezelési logikáját módosította, kibővítette egy általánosabb célú folyamatkezelési megoldássá, amely egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.
A folyamatkezelés továbbfejlesztésének legfontosabb eredménye az e-mail-ben történő intézmény/fenntartó és a KK közötti kommunikáció csökkenése, ideális esetben annak teljes kiváltása.
A TESZEK folyamatkezelési megoldásának továbbfejlesztésével az alábbi integrációkat hajtotta végre (röviden leírva, bővebben a későbbi fejezetekben lesznek olvashatók), melyekhez kapcsolódó üzleti igények a KK-val történt egyeztetések során fogalmazódtak meg:
- Eszköz nélküli eset indítható általános célú információkérés, segítségkérés céljából, melyek információkérés kategóriájú eseteknek (röviden információkérésnek) nevezhetők.
- Intézmény vagy fenntartó indíthat információkérés eseteket, melyekkel kapcsolatos ügyintézést és az elindított folyamat végrehajtását a KK végezheti.
- Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartója nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről.
- Az információkérések kezelésére intézményi, fenntartói és KK oldalon új szerepkörök bevezetése történt meg (egy munkatárs továbbra is betölthet többféle szerepkört), mely lehetőséget ad az esetek láthatóságának kontrollálására.
Új szerepkörök
- Teszek központi címkefelhő menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó jogosult az információkéréshez kapcsolódó címkék halmazának karbantartásához (Admin menüpont új Címkék menüpontjában).
- Információkérés menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó karbantarthatja a KK-hoz tartozó információkéréssel kapcsolatos eseteket.
Címkékkel (tag-ekkel) láthatók el az információkérés esetek, melyekhez kapcsolódó címkéket címkehalmazból (ennek új menüpontjáról a későbbiekben lehet olvasni) helyezheti el az információkérés felelőse (KK-s munkatárs).
| Megjegyzés |
|---|
Az eseten bármennyi címke elhelyezhető, melyek kereshetők (az esetkezelés összetett keresésénél) és bármikor módosíthatók az eset lezárását követően is. |
Az információkérést válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) jogosult lezárni, melyről automatikus értesítés kerül kiküldésre.
| Megjegyzés |
|---|
Lezárt információkérés esete nem nyitható újra. |
Hozzászólás rögzíthető az információkérés eseten, melynek történetét a rendszer automatikusan kezeli.
| Megjegyzés |
|---|
A hozzászólások megjelölhetők publikusnak, mely hozzászólásokat ezt követően az információkérés elindítója látni fogja. |
Az információkérések házon belüli egyeztetésének kezelésére alkalmazható az eset folyamat végrehajtása során is elérhető feladatkezelési funkció, valamint a hozzászólások lehetősége.
Az információkérések exportálásával a TESZEK lehetővé tette az esetkezelésben régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrést.
Új címkék menüpont
A rendszermodulban Teszek központi címkefelhő menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a KK-ba bejelentkezve megjelenik az ADMIN menüponton belül a Címkék elnevezésű új menüpont.
A modul képernyőjének bal oldali menüsávjában a Címkék feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg a CÍmkék menüpontja, melyben a címkék tarthatók karban. A Címkék képernyő cím alatt láthatóak a táblázatban a címkék, valamint a táblázat felett bal és jobb oldalon megjelennek a címkékhez tartozó funkciók funkciógombjai.
A címkéket tartalmazó táblázatban alapesetben csak az aktív címkék jelennek meg. Ezt jelöli a táblázat felett bal oldalon látható Csak aktív 
jelölőnégyzet, mely alapesetben ki van pipálva. A négyzetbe kattintva a felhasználó kiveheti a pipát, vagy újra kipipálhatja a mezőt.
| Megjegyzés |
|---|
Ha a Csak aktív mező ki van pipálva, akkor a címkék táblázatában csak azok a címkék jelennek meg, melyek aktívak Ha a Csak aktív mező nincs kipipálva, akkor a táblázatban az aktív és inaktív címkék is megjelennek . |
A táblázatban a felhasználó meghatározhatja, hogy mely oszlopokat szeretné megjeleníteni, illetve mely oszlopokat nem szeretné látni az oszlopok között. A megjeleníthető oszlopok kiválasztására a táblázat felett jobb oldalon a BEÁLLÍTÁS 
funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn van lehetőség.
A megjelenő képernyőn az alábbi oszlopnevek mellett pipálható ki, hogy megjelenjen-e az adott oszlop a táblázatban, vagy sem.
- Név
- Aktív
- Leírás
A Táblázatos nézet oszlopai képernyőn megjelenő funkciógombok és jelölőnégyzetek:
Az Összes oszlop kijelölése checkboxba kattintva 
mindegyik oszlop kiválasztásra kerül. Ha a kipipált checkboxba kattint a felhasználó (kiveszi belőle a pipát), akkor azok a kijelölések, melyek az Összes oszlop kijelölése jelölőnégyzetbe kattintva jelentek meg újonnan, azok eltűnnek.
• A MÉGSE 
vagy a KILÉPÉS 
funkciógombokra kattintva a Táblázatos nézet oszlopai című képernyőn elvégzett módosítások elmentése nélkül lehet visszalépni a Címkék képernyőre.
• A felhasználó az ALKALMAZ 
funkciógombbal erősítheti meg a választását, mely visszanavigál a Címkék képernyőre, ahol csak a kiválasztott oszlopok jelennek meg.
A címkéket tartalmazó táblázat lapozható, az oszlopok szűrhetők (oszlopnevek alatti részekben), valamint a Név oszlopnévre kattintva a táblázat sorai rendezhetők az adott oszlop celláinak értékei szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe. Így a felhasználó rendezheti a címkék nevei szerint alfanumerikusan növekvő sorrendben a táblázatot.
A címkék táblázata felett látható jobb oldalon az EXPORTÁLÁS 
funkciógomb, melyen keresztül lehetőség van a címkék adatainak exportálására.
A funkciógombra kattintva felugró Export című képernyőn található funkciók és mezők:
• A MÉGSE
vagy KILÉPÉS 
funkcióval a rendszer exportálás nélkül visszanavigál a Címkék képernyőre.A Fájl formátuma mezőnél a felhasználó kiválaszthatja, hogy a címkéket Excel 
(a mező melletti részbe kattintva, ) vagy CSV 
(a mező melletti részbe kattintva, ) formátumú fájlba exportálná-e.
A fájlban megjelenítendő oszlopok kiválasztására a bekeretezett rész szolgál, melyben ugyan azok az opciók jelennek meg, mint a Címkék menüpont BEÁLLÍTÁS 
funkciógombjára kattintva megjelenő képernyőn.
| Megjegyzés |
|---|
Az Összes oszlop kijelölése checkboxba kattintva |
A fájl formátumának kiválasztása után az EXPORT 
funkciógomb aktívvá válik, melyre kattintva letölthető az adott fájl.
| Megjegyzés |
|---|
A fájl neve tartalmazza az adott menüpont nevét és a fájl letöltésének dátumát. |
A címkék táblázatában az egyes címkék megtekinthetők, ha a megtekintendő címke sorára kattint a felhasználó, majd a táblázat felett jobb oldalon a MEGTEKINTÉS 
funkciógombra kattint.
Az ilyen módon megjelenő Címke megtekintése nevű képernyő megegyezik a címke létrehozó képernyőjével, de a mezők (a szürke háttérrel megjelenő mezők tartalmazzák az előzőleg elmentett adatokat) és a mentés funkciógombja inaktívak. A képernyőről csak kilépni lehetséges a MÉGSE
és a KILÉPÉS 
funkciógombok valamelyikével, így ez a képernyő csak a címkék adatainak megtekintésére szolgál.
A SZERKESZTÉS 
funkciógombra kattintva ugyanaz a képernyő jelenik meg, mint a címke létrehozásának képernyője, de az egyes mezők a már előzőleg kitöltött adatokat tartalmazzák.
Új címke a HOZZÁADÁS 
funkciógombra kattintva rögzíthető, mellyel megjelenik az alábbi Címke létrehozása című képernyő:
A Címke létrehozása képernyőn az alábbi mezők jelennek meg:
| Figyelem |
|---|
Meglévő címke a Címkék menüpont táblázatából (és így a címkehalmazból) nem törölhető (inaktiválásukra van lehetőség az egyes címkék szerkesztő képernyőin). |
Az információkérések használata lépésről-lépésre
o a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
o a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával,
o a rendszeren kívül.
Az információkérés felelősének egyetlen opciója van, az információkérés lezárás.
| Megjegyzés |
|---|
Elutasításra, vagy egyéb más műveletre nincs lehetőség. A lezárás előfeltétele az eseten válasz megfogalmazása és rögzítése. |
Az információkérés funkció használata bővebben
Be kell jelentkezni a modulba az információkérés rögzítésére jogosult felhasználóval az intézmény vagy fenntartó (melynél fennáll az információkéréshez tartozó kérdés, kérés) rendszerébe (jelen példában ez a Tatabányai Tankerületi Központ).
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg az Esetek áttekintésének menüpontja.
A tovább fejlesztések során az információkérés esethez kapcsolódóan az alábbi kiegészítések kerültek átvezetésre az áttekintő képernyőn:
- A képernyő táblázatában megjelenik az új Munkafolyamat kategóriája elnevezésű oszlop, mely a BEÁLLÍTÁS
funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn is bekerült a megjeleníthető oszlopok közé, valamint az EXPORTÁLÁS 
funkciógombon keresztül a lekérdezendő fájl-ban is szerepeltethető.
| Megjegyzés |
|---|
Az eseteket ún. kategóriával vannak megjelölve, ami az eset mögötti munkafolyamat tulajdonsága. A kategóriára történő szűréssel egyszerűen leszűrhetők az információkérés kategóriájú esetek. |
• A KERESÉS 
funkciógombra kattintva megjelenő Keresési feltételek című képernyőn elérhető összetett kereső keresési feltételeivel lehetőség van régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrésre is.
| Tipp |
|---|
A részletes keresési feltételeket névvel ellátottan el lehet menteni és később vissza lehet tölteni, gyorsítva ezzel az esetek áttekintését. |
Az információkérés folyamatot vagy intézmény, vagy fenntartó indítja el (felteszi a kérdést), melyre a KK reagál (megválaszolja a kérdést).
| Figyelem |
|---|
Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartó nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről. |
Az információkérés új esetének felvitelére az esetek táblázata felett elhelyezkedő HOZZÁADÁS 
funkciógombra kattintás által megjelenő képernyőn keresztül van lehetőség.
Először az esethez tartozó információkérés munkafolyamatot kell kiválasztani, majd utána lehet a konkrét esetet létrehozni. A funkciógombra kattintva megjelenik a Munkafolyamat kiválasztása című képernyő.
A mezők kitöltését követően, majd a MEHET 
funkciógombra kattintva folytatható az eset rögzítése.
Megjelenik az Eset létrehozása című képernyő, melyen a konkrét új információkérés eset hozható létre.
A képernyőn alapesetben az Alapadatok fül az aktív, melyen lekerültek az eszközzel kapcsolatos, valamint a helyszínre vonatkozó információk, és felkerültek az alábbiak, melyek az eset rögzítő képernyőjén inaktívan jelennek meg:
• a címkék,
• a hozzászólás történet és
• az információkérésre adott válasz.
Az Eset leírása mezőben meg kell adni az információkérés esetének leírását, majd a képernyő jobb felső részén lévő MENTÉS 
funkciógombra kattintva menthető el az adott eset.
Információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé
Az adott információkérés eset elindítható a KK felé, melyről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail értesítést kapnak.
Illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és egyeztet
Ennek a lépésnek a végrehajtásához az illetékes (KK-s) munkatársnak (aki rendelkezik a megfelelő információkérés menedzser jogosultsággal) kell bejelentkeznie a Neptun KRÉTA TESZEK rendszermodulba a KK adatbázisába.
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen megjelenik az Esetek áttekintésének menüpontja, ahol a táblázatban meg kell keresni az információkéréshez tartozó esetet (jelen példában ez a táblázat első sorában jelenik meg, de a táblázaton végrehajtható szűrések segítségével is megkereshető), melynek sorára kattintva, majd a táblázat felett jobb oldalon a SZEKESZTÉS 
funkciógombra kattintva megnyitható az eset szerkesztő képernyője.
A szerkesztő képernyőn az esetet először a képernyő jobb felső részén található ESET ÁTVÉTELE 
funkciógombra kattintva át kell venni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó, a KK-s információkérés menedzser.
Az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN 
funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele
Az eset átvétele után az információkérés esetek címkékkel (tag-ekkel) láthatók el, melyre a Címkék szerkesztése funkciógombon keresztül van lehetőség.
A funkciógombra kattintva megjelenik a Címkék szerkesztése képernyő.
A négyzetes részben lévő címkék között a címkehalmazban rögzített (előzőekben kifejtett Címkék menüpontban), és aktuálisan aktív címkék jelennek meg.
Az eset címkéit szerkesztheti (elhelyezheti):
o az információkérés felelőse, ha KK-s munkatárs, amíg az információkérés nincs lezárva, valamint
o az információkérés kezelésére jogosult KK-s munkatársak közül bárki, az információkérés lezárását követően.
| Megjegyzés |
|---|
Ez esetben lehetőség van új címke megjelenése esetén besorolni a már lezárt eseteket. |
• Címke a címke neve melletti jelölőnégyzet kipipálásával (a négyzetbe kattintva), majd a képernyő mentésével adható az információkérés esethez.
• Címkét törölni a Címkék szerkesztése képernyőn (pipát kivenni a kipipált négyzetéből, majd úgy elmenteni a képernyőt), vagy a címke melletti „x” gombbal lehet.
Az információkérés esetének átvétele után megkezdődik annak feldolgozása, egyeztetése.
Az egyeztetés történhet:
- a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
- a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával (a már megszokott módon),
- a rendszeren kívül.
A három egyeztetés közül az alábbiakban a hozzászólás történetben történő rendszeren belüli egyeztetés kerül kifejtésre.
A hozzászólás rész (Fórum című része a képernyőnek) egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.
Bárki, aki jogosult az információkérés megtekintésére, tehet bejegyzéseket (hozzászólásokat) az információkéréshez. A hozzászólás alapértelmezés szerint publikus lesz, a központi Információkérés menedzser tudja átállítani a bejegyzést nem publikusra.
Le nem zárt információkérés esethez új bejegyzés rögzíthető a HOZZÁSZÓLÁS HOZZÁADÁSA 
funkciógombra kattintva megjelenő Hozzászólás hozzáadása című képernyőn.
| Figyelem |
|---|
Meglévő hozzászólás nem szerkeszthető és nem törölhető! |
A Fórum részben időrendben csökkenő sorrendben jelennek meg a bejegyzések.
A hozzászólások történetét a rendszer automatikusan kezeli. Az egyes hozzászólásokhoz kapcsolódóan automatikusan megjelenik
- egy ikon a bejegyző felhasználó nevének kezdőbetűivel,
- a bejegyző felhasználó e-mail címe,
- a bejegyzés ideje (dátum és idő formátumban),
- publikus-e vagy privát a bejegyzés,
| Megjegyzés |
|---|
Az információkérés indítójának csak a publikus bejegyzések jelennek meg. |
- a bejegyzés szövege.
A legutolsó 5 hozzászólás jelenik meg a Fórum részben. Ha ennél több hozzászólás van, akkor egy betöltő jelzi a továbbiak betölthetőségét, melyre kattintásra betölti a további hozzászólásokat.
- A hozzászólások függőlegesen görgethetők.
A Fórum rész KERESÉS 
funkciógombjára kattintva lehetőség van a hozzászólásokban keresni a megjelenő Keresés című képernyőn.
A képernyőn az alábbi szempontok szerint kezdeményezhető a keresés:
- a bejegyzés ideje szerint dátum intervallumra szűrve,
- a bejegyzés szerzőjére vonatkozóan megadható keresés a névre vagy e-mail címre vonatkozóan,
| Információ |
|---|
|
- a bejegyzés tartalmára vonatkozóan beírt szöveget tartalmazzon,
| Információ |
|---|
|
- Ha több feltétel együttesen kerül beállításra, akkor ÉS kapcsolat érvényesül a kereséskor.
- A keresési feltétel(ek) megadását követően a KERESÉS
funkciógombra kattintva indítható el a bejegyzések (hozzászólások) közötti keresés.
Az egyeztetést követően az eset Válasz mezőjében meg kell adni az adott információkérés esethez tartozó, megfogalmazásra került választ.
| Figyelem |
|---|
Ez az előfeltétele az eset lezárhatóságának! |
Az információkérést a válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) csak lezárhatja, mely az eset szerkesztő képernyőjének LEZÁR 
funkciógombjára kattintva lehetséges.
- A funkciógombra kattintva a lezárást megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN
funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset lezárása.
A lezárásról a rendszer automatikusan e-mail értesítést küld az információkérés indítójának.
A TESZEK rendszer Esetkezelés menüpontja kiegészült egy új információkérés funkcióval, melynek hivatalos megnevezése: RRF-1.2.1 Ügyfélszolgálati felület
Az információkérés egy általános célú kommunikációs csatorna, ahol az intézmények (és a fenntartók) feltehetik kérdéseiket a Klebelsberg Központ felé.
A feltett kérdésekre a Klebelsberg Központ munkatársai a TESZEK rendszeren belül tudnak válaszolni. Ilyen esetekben az e-mail kommunikációt teljesen ki tudja váltani ez az új információkérés funkció.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a TESZEK modulban a megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott hogyan tud 'Információkérés' esetet kezelni a felületen.