Az alábbiakban a webes felület felépítése, kezelése kerül bemutatásra általánosságban, a további fejezetekben pedig a menüstruktúra sorrendjét követve az egyes menüpontokban elérhető funkciók kerülnek részletesen ismertetésre.

Saját beállítások

A felhasználónevünkre kattintva a jobb felső sarokban lenyíló menüben a felhasználói profilunk adatai, személyes hírlevél beállításaink, és az egyéncsoportjaink érhetőek el, lehetőség van jelszó módosításra, valamint az e-learning tananyag bejelentkező felületére navigálni, végül a rendszerből való kilépésre.

Érkeztetés

A beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele.

A beérkező küldemények rögzítésére szolgáló gyorsbeviteli felület, itt van lehetőségünk a küldemény, vagyis a boríték, és a benne lévő irat(ok) adatainak rögzítésére. Ennek eredménye lesz az Érkeztető azonosító.

Az érkeztető azonosító felépítése: E - [szám] / [év]

Küldemények:

Az érkeztetési azonosítóval rendelkező küldeményeket találjuk meg ezen a felületen egy adatlistában.

Iktatás:

Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével/érkeztetésével egy időben, vagy az érkeztetést/keletkezést követően.

Bejövő, kimenő illetve belső iratok főszámos, illetve alszámos iktatására szolgáló gyorsbeviteli felület. Eredmény: Iktatószám.

Az iktatási szám felépítése: [iktatókönyv] / [főszám] - [alszám] / [év]

Főszám: egy ügyirat egyetlen ügy összes irata

Alszám: az ügyirathoz kapcsolódó további iratok.

Iratok

Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ, illetve ezek kombinációja.

Ezen a felületen egy adatlistában ömlesztve, csoportosítás nélkül megtalálhatóak a saját, illetve azok az iratok, amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik.

Ügyiratok

Egy ügyben keletkezett valamennyi irat. A Poszeidon rendszerben az ügyirat megegyezik a főszámon iktatott irattal. Az ügyiratok saját adatlistában is visszakereshetők – ennek neve „Ügyiratok”.

Ezen a felületen egy adatlistában megtalálhatóak azok az ügyiratok (~ főszámos indító irat), amelyekhez szervezeti egységünk hozzáféréssel rendelkezik. Az adatlistában kiválasztott ügyirat részletes adatait egy megtekintő vagy szerkesztő felületen érhetjük el. Ezeken a felületen az adott ügyirathoz tartozó iratok, materiális példányok és elektronikus állományok is elérhetőek a „Kapcsolódások” alsó felnyíló menün keresztül.

Példányok

Ebben a menüben a rendszerben szereplő azon materiális példányok és elektronikus állományok, valamint az elektronikus állományok verziói kerülnek megjelenítésre egy-egy adatlistában, melyekhez személyes vagy szervezeti egység szintű hozzáféréssel rendelkezünk. Az elektronikus állományokhoz szintén ebben a menüben űrlap és mappa is kapcsolható.

Materiális példány: Az irat fizikai példánya.

Eredeti: az eredeti irat, vagyis az eredeti materiális példány

Másodlat: az eredeti irat hiteles példánya, amelyet az eredeti első példánnyal azonos módon hitelesítenek.

Másolat: az irat fénymásolt változata.

Elektronikus állomány: A materiális példányok más-más formátumban tárolt digitális változatai.

Szervezeti egység

A szervezeti hierarchiában található egység vagy egységek (pl. Tankerület).

Egyéncsoportok

A felhasználók által szabadon definiálható alkalmazottak csoportja

Szerepkör

A rendszeren belül határozza meg, hogy a felhasználók számára mely funkciók érhetőek el.

A kötelezően kitöltendő mezőket halvány narancssárga színnel, az opcionálisan tölthetőket fehérrel és a nem módosítható/ automatikusan töltődő mezőket pedig szürke színnel jelzi a rendszer. A rendszerben addig nem menthető el egy tétel, amíg a kötelező mezők nincsenek kitöltve, az opcionális mezők kitöltése a későbbi egyszerűbb visszakeresés miatt célszerű kitölteni.

Az ügy gazdája az első iktatást végző szervezeti egység, azé az ügy, aki a főszámot létrehozta. Az ügyben érintett további egység részére a hozzáférés megadása az indító szervezeti egység feladata. Ez Tankerület és Intézmények közötti dokumentumoknál érdekes.

A szerkesztőfelületeken történik az érdemi munka. Itt tudja a beviteli felületeken rögzített tételeket módosítani. A szerkesztőfelület fülekbe rendeződik, amelyeken további adatokat lehet megadni vagy szerkeszteni. A munkapanel alatt találhatóak a funkciógombok. A funkciógombok annak megfelelően jelennek meg, hogy milyen művelet végezhető el az adott tételen.

A rendszerben többféle mező különböztetünk meg, vannak „szabadkeretes mezők”, amelyeket tetszőleges értékekkel tölthet. Az úgynevezett „kódtételes mezők” értéke a lenyíló lista alapján tölthető. A listák bővítésére csak a belső adminisztrátoroknak van jogosultsága. A kódtételes listáknál lehetőség van begépelni a keresett értéket, így szűkítve a találati listát. Továbbá vannak a „választólistás mezők”, amiket a mező melletti ikonra kattintva a legördülő listából választhatjuk kis a megfelelő tételt.

A rendszerben a hozzáférők megadásával határozhatja meg, hogy egy új irat, ügyirat létrehozásakor kik legyenek a további hozzáférők, akik láthatják az iratot, ügyiratot. Ha nem ad meg külön hozzáférőket, csak Ön fogja látni a rögzített tételt. A hozzáférőket megadhatja egyesével a tétel rögzítésekor, de lehetősége van egyéncsoportok definiálására is; ebben az esetben a csoportot kell az irathoz, ügyirathoz hozzárendelni. Egyéncsoport definiálására illetve szerkesztésére a felhasználónevére kattintva megjelenő „Egyéncsoportok” almenüpontban van lehetősége, ahol alapértelmezett egyéncsoportokat is létrehozhat.