A tanulók elérhetőségi adatait, (e-mai cím, telefonszám)  a Nyilvántartás/Tanulók a NYILVÁNTARTÁS / Tanulók menüpontban lehet megadni, a választott diák adatai között, az Elérhetőségek az 'Elérhetőségek' fülön. Ezeken a megoldási lehetőségeken kívül még lehetőségünk van importálással is megadni, vagy megváltoztatni a tanulók elérhetőségi adatait.

A tanulók aktuális adatainak a módosításához vagy új tanulói adatok megadásához letölthetünk egy

• üres sablon fájlt is a Image Modified gomb segítségével, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe,
• vagy a jelenleg a rendszerben lévő

• Tanulók elérhetőségi adatainak listáját tartalmazó sablon fájlt az 'Importálások - Tanulók

• elérhetőségi adatainak importálása' menüpontban található Export / Image Modified gombra kattintva, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot.

Ha jelenleg a rendszerben lévő Tanulók elérhetőségi listáját tartalmazó sablon fájl szerkesztését választjuk, úgy első lépésként exportálni kell a rendszerben levő tanulók aktuális elérhetőségi  adatait, amely egy Excel-táblázat formájában töltődik le a gépünkre.

EXPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a  gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az  funkcióra.

Importálási módok meghatározása

Az import során több lépést kell beállítani a kívánt eredmény eléréséhez.

IMPORTÁLÁSI MÓD KIVÁLASZTÁSA felületen jelenleg 2 választási lehetőség van a kívánt funkciót bejelölni:

• Meglévő adatok megtartásával és az új adatok beszúrásával:

        A KRÉTA programban már megtalálható adatok nem kerülnek módosításra, az importálás csak az új adatokat rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha nem akarjuk                  módosítani a KRÉTA rendszerben meglévő adatokat, csak az új - a rendszerben még nem létező - elemeket szeretnénk importálni.

• Meglévő adatok frissítésével (módosításával) és az új adatok beszúrásával:

         Az importálás a KRÉTA programban már megtalálható adatokat módosítja, továbbá az új adatokat is rögzíti a rendszerben. Ezt az importálási műveletet akkor célszerű használni, ha - az új elemek rögzítése             mellett - az importált táblázat alapján módosítani (felülírni) szeretnénk a KRÉTA rendszerben már korábban felvett adatokat is.

IMPORTÁLÁSI FOLYAMAT INDÍTÁSA:

• A FÁJL KIVÁLASZTÁSA gomb megnyomása után kijelölheti azt a - számítógépén tárolt - Excel állományt, amelyből az adatok importálásra kerülnek. Ügyeljen arra, hogy mindig a megfelelő sablonban készült Excel (XLSX) állományt importálja a rendszerben. A mintatáblázatokat a sablonok letöltése gomb megnyomásával töltheti le számítógépére.

• Az IMPORT ELŐNÉZET

• KÉSZÍTÉSE gomb megnyomása után lehetősége lesz az importálási adatok előnézetének megtekintésére és ellenőrzésére, valamint - probléma esetén - az importálás megszakítására vagy folytatására!

• Az IMPORT ELŐNÉZET felugró ablakban megjelenik, hogy a folyamat során milyen változások lesznek a rendszerben. 
• Az ablakban a baloldali füleken kiválasztható elemek bármelyikét kiválasztva tételesen is megtekinthető az, hogy az importálás során milyen változás történik a tartalomban.
  A 'Nem importálható sorok'-fülön megjelenő sorok tájékoztatnak arról, hogy az Excel-táblában milyen nem importálható sorok találhatók. Ezeket kijavítva ha az 'Összefoglalás'-fülön a 'Nem importálható' oszlopban nem találunk pozitív értékeket, akkor az Image Modified gombra kattintva véglegesíthetjük az adatok importálását.
• A "Nem importálható sorok exportálása" funkció segítségével a nem importálható adatsorokat tartalmazó táblázatot tölt le gépünkre a rendszer.

• Ha a feltöltés sikeres volt, akkor a program a megfelelő menü felület oldalra navigál minket.
• Ha a feltöltés során hiba lépett fel, akkor erről hibaüzenetet kapunk, amely alapján módosíthatjuk az importálandó órarendet vagy a rendszerünk adatait.