Az információkérések használata lépésről-lépésre
o a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
o a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával,
o a rendszeren kívül.
Az információkérés felelősének egyetlen opciója van, az információkérés lezárás.
| Megjegyzés |
|---|
Elutasításra, vagy egyéb más műveletre nincs lehetőség. A lezárás előfeltétele az eseten válasz megfogalmazása és rögzítése. |
Az információkérés funkció használata bővebben
Be kell jelentkezni a modulba az információkérés rögzítésére jogosult felhasználóval az intézmény vagy fenntartó (melynél fennáll az információkéréshez tartozó kérdés, kérés) rendszerébe (jelen példában ez a Tatabányai Tankerületi Központ).
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg az Esetek áttekintésének menüpontja.
A tovább fejlesztések során az információkérés esethez kapcsolódóan az alábbi kiegészítések kerültek átvezetésre az áttekintő képernyőn:
- A képernyő táblázatában megjelenik az új Munkafolyamat kategóriája elnevezésű oszlop, mely a BEÁLLÍTÁS
funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn is bekerült a megjeleníthető oszlopok közé, valamint az EXPORTÁLÁS 
funkciógombon keresztül a lekérdezendő fájl-ban is szerepeltethető.
| Megjegyzés |
|---|
Az eseteket ún. kategóriával vannak megjelölve, ami az eset mögötti munkafolyamat tulajdonsága. A kategóriára történő szűréssel egyszerűen leszűrhetők az információkérés kategóriájú esetek. |
• A KERESÉS 
funkciógombra kattintva megjelenő Keresési feltételek című képernyőn elérhető összetett kereső keresési feltételeivel lehetőség van régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrésre is.
| Tipp |
|---|
A részletes keresési feltételeket névvel ellátottan el lehet menteni és később vissza lehet tölteni, gyorsítva ezzel az esetek áttekintését. |
Az információkérés folyamatot vagy intézmény, vagy fenntartó indítja el (felteszi a kérdést), melyre a KK reagál (megválaszolja a kérdést).
| Figyelem |
|---|
Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartó nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről. |
Az információkérés új esetének felvitelére az esetek táblázata felett elhelyezkedő HOZZÁADÁS 
funkciógombra kattintás által megjelenő képernyőn keresztül van lehetőség.
Először az esethez tartozó információkérés munkafolyamatot kell kiválasztani, majd utána lehet a konkrét esetet létrehozni. A funkciógombra kattintva megjelenik a Munkafolyamat kiválasztása című képernyő.
A mezők kitöltését követően, majd a MEHET 
funkciógombra kattintva folytatható az eset rögzítése.
Megjelenik az Eset létrehozása című képernyő, melyen a konkrét új információkérés eset hozható létre.
A képernyőn alapesetben az Alapadatok fül az aktív, melyen lekerültek az eszközzel kapcsolatos, valamint a helyszínre vonatkozó információk, és felkerültek az alábbiak, melyek az eset rögzítő képernyőjén inaktívan jelennek meg:
• a címkék,
• a hozzászólás történet és
• az információkérésre adott válasz.
Az Eset leírása mezőben meg kell adni az információkérés esetének leírását, majd a képernyő jobb felső részén lévő MENTÉS 
funkciógombra kattintva menthető el az adott eset.
Információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé
Az adott információkérés eset elindítható a KK felé, melyről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail értesítést kapnak.
Illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és egyeztet
Ennek a lépésnek a végrehajtásához az illetékes (KK-s) munkatársnak (aki rendelkezik a megfelelő információkérés menedzser jogosultsággal) kell bejelentkeznie a Neptun KRÉTA TESZEK rendszermodulba a KK adatbázisába.
A képernyő bal oldali menüsávjában az Esetkezelés feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen megjelenik az Esetek áttekintésének menüpontja, ahol a táblázatban meg kell keresni az információkéréshez tartozó esetet (jelen példában ez a táblázat első sorában jelenik meg, de a táblázaton végrehajtható szűrések segítségével is megkereshető), melynek sorára kattintva, majd a táblázat felett jobb oldalon a SZEKESZTÉS 
funkciógombra kattintva megnyitható az eset szerkesztő képernyője.
A szerkesztő képernyőn az esetet először a képernyő jobb felső részén található ESET ÁTVÉTELE 
funkciógombra kattintva át kell venni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó, a KK-s információkérés menedzser.
Az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN 
funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele
Az eset átvétele után az információkérés esetek címkékkel (tag-ekkel) láthatók el, melyre a Címkék szerkesztése funkciógombon keresztül van lehetőség.
A funkciógombra kattintva megjelenik a Címkék szerkesztése képernyő.
A négyzetes részben lévő címkék között a címkehalmazban rögzített (előzőekben kifejtett Címkék menüpontban), és aktuálisan aktív címkék jelennek meg.
Az eset címkéit szerkesztheti (elhelyezheti):
o az információkérés felelőse, ha KK-s munkatárs, amíg az információkérés nincs lezárva, valamint
o az információkérés kezelésére jogosult KK-s munkatársak közül bárki, az információkérés lezárását követően.
| Megjegyzés |
|---|
Ez esetben lehetőség van új címke megjelenése esetén besorolni a már lezárt eseteket. |
• Címke a címke neve melletti jelölőnégyzet kipipálásával (a négyzetbe kattintva), majd a képernyő mentésével adható az információkérés esethez.
• Címkét törölni a Címkék szerkesztése képernyőn (pipát kivenni a kipipált négyzetéből, majd úgy elmenteni a képernyőt), vagy a címke melletti „x” gombbal lehet.
Az információkérés esetének átvétele után megkezdődik annak feldolgozása, egyeztetése.
Az egyeztetés történhet:
- a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
- a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával (a már megszokott módon),
- a rendszeren kívül.
A három egyeztetés közül az alábbiakban a hozzászólás történetben történő rendszeren belüli egyeztetés kerül kifejtésre.
A hozzászólás rész (Fórum című része a képernyőnek) egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.
Bárki, aki jogosult az információkérés megtekintésére, tehet bejegyzéseket (hozzászólásokat) az információkéréshez. A hozzászólás alapértelmezés szerint publikus lesz, a központi Információkérés menedzser tudja átállítani a bejegyzést nem publikusra.
Le nem zárt információkérés esethez új bejegyzés rögzíthető a HOZZÁSZÓLÁS HOZZÁADÁSA 
funkciógombra kattintva megjelenő Hozzászólás hozzáadása című képernyőn.
| Figyelem |
|---|
Meglévő hozzászólás nem szerkeszthető és nem törölhető! |
A Fórum részben időrendben csökkenő sorrendben jelennek meg a bejegyzések.
A hozzászólások történetét a rendszer automatikusan kezeli. Az egyes hozzászólásokhoz kapcsolódóan automatikusan megjelenik
- egy ikon a bejegyző felhasználó nevének kezdőbetűivel,
- a bejegyző felhasználó e-mail címe,
- a bejegyzés ideje (dátum és idő formátumban),
- publikus-e vagy privát a bejegyzés,
| Megjegyzés |
|---|
Az információkérés indítójának csak a publikus bejegyzések jelennek meg. |
- a bejegyzés szövege.
A legutolsó 5 hozzászólás jelenik meg a Fórum részben. Ha ennél több hozzászólás van, akkor egy betöltő jelzi a továbbiak betölthetőségét, melyre kattintásra betölti a további hozzászólásokat.
- A hozzászólások függőlegesen görgethetők.
A Fórum rész KERESÉS 
funkciógombjára kattintva lehetőség van a hozzászólásokban keresni a megjelenő Keresés című képernyőn.
A képernyőn az alábbi szempontok szerint kezdeményezhető a keresés:
- a bejegyzés ideje szerint dátum intervallumra szűrve,
- a bejegyzés szerzőjére vonatkozóan megadható keresés a névre vagy e-mail címre vonatkozóan,
| Információ |
|---|
|
- a bejegyzés tartalmára vonatkozóan beírt szöveget tartalmazzon,
| Információ |
|---|
|
- Ha több feltétel együttesen kerül beállításra, akkor ÉS kapcsolat érvényesül a kereséskor.
- A keresési feltétel(ek) megadását követően a KERESÉS
funkciógombra kattintva indítható el a bejegyzések (hozzászólások) közötti keresés.
Az egyeztetést követően az eset Válasz mezőjében meg kell adni az adott információkérés esethez tartozó, megfogalmazásra került választ.
| Figyelem |
|---|
Ez az előfeltétele az eset lezárhatóságának! |
Az információkérést a válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) csak lezárhatja, mely az eset szerkesztő képernyőjének LEZÁR 
funkciógombjára kattintva lehetséges.
- A funkciógombra kattintva a lezárást megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az IGEN
funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset lezárása.
A lezárásról a rendszer automatikusan e-mail értesítést küld az információkérés indítójának.
A TESZEK rendszer Esetkezelés menüpontja kiegészült egy új információkérés funkcióval, melynek hivatalos megnevezése: RRF-1.2.1 Ügyfélszolgálati felület
Az információkérés egy általános célú kommunikációs csatorna, ahol az intézmények (és a fenntartók) feltehetik kérdéseiket a Klebelsberg Központ felé.
A feltett kérdésekre a Klebelsberg Központ munkatársai a TESZEK rendszeren belül tudnak válaszolni. Ilyen esetekben az e-mail kommunikációt teljesen ki tudja váltani ez az új információkérés funkció.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a TESZEK modulban a megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott hogyan tud 'Információkérés' esetet kezelni a felületen.