Beiratkozás folyamata

Az intézménybe felvételre jelentkező gyermekek listázására (a lista rendezésére, exportálására és szűrésére), új felvételre jelentkező gyermekek rögzítésre, excel állományból történő importálására, illetve a határozatok generálására, nyomtatására és a felvett gyermekek adatainak a rendszerbe történő betöltésére a Beiratkozás menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermek rögzítése

Az  gombra kattintva egy új gyermek adatait lehet rögzíteni.

Az Alapadatok mentése után a gyermek adatai megjelennek a listafelületen mentett státuszban.

További adatok megadására a Felügyeleti jog és Felvétel adatok oldalak állnak rendelkezésre. A szerkesztéshez kattintson a ceruza ikonra az adott gyermeknél.

Felvétel adatok rögzítése

Ezen az oldalon adminisztrálható a gyermekek felvételre jelentkezése. A rögzített adatok alapján mentést követően a listafelületen megjelenik a beiratkozás státusza is.

Az óvodai jogviszony a beíratás napján jön létre, ez a Felvétel időpontja. A gyermek az óvodai jogviszonyon alapuló jogait a beíratás napjától kezdve gyakorolhatja. Jogszabály, továbbá az óvoda házirendje egyes jogok gyakorlását az első nevelési év megkezdéséhez kötheti.

Az első nevelési nap a jogviszony gyakorlásának a megkezdését jelenti. A rendszer működése értelmében ettől a naptól kerül be a gyermek a Gyermekek menü nyilvántartásába, ez az igénybevétel kezdete.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermekek importálása

Azgombra kattintva lehet a gyermekek adatait importálni. Az excel állomány sablonját aikonra kattintva lehet letölteni.

Az Excel import gombra kattintást követően lehet kiválasztani a betöltendő állományt. A betöltés eredményéről a rendszer tájékoztat és sikeres betöltés esetén a listafelületen megjelenik a feltöltött gyermek adata.

Az importálás csak abban az esetben történik meg, ha az állomány formátuma, adattartalma megegyezik az elvárttal, illetve minden kötelező adat kitöltésre került. Amennyiben nem, a rendszerből egy szintén excel formátumú, tételes hibalista tölthető le, melynek nyomán az importállomány hibái javíthatók és a feltöltés megismételhető.

A sablonnal betöltött gyermek Mentett státuszba kerül, és mindaddig törölhető amíg a felvételi adatainál a "Felvételre jelentkezett" mező üres.

A sablon adattartalmától függően jelennek meg az adatok. Amennyiben a kötelező cím adatok közül bármelyik érték hiányzik (ország, közterület, stb.) a feltöltött sablonból, a rendszer ismeretlen címként tölti be.

Felvételi adatok további szerkesztése

A gyermek melletti szerkesztésikonra kattintást követően lehet kiválasztani a Felvételi adatok fület, ahol a megjelenő űrlapon a felvétellel kapcsolatos információkat lehet rögzíteni. Módosítást követően a listafelületen módosul a státusz is.

A beiratkozást nyomon követő státuszok

A beiratkozás folyamán az alábbi státuszok alapján nyomon követhető a gyermek státusza:

1. Mentett -  a gyermek előzetes adatai feltöltésre kerültek (új gyermekként, vagy sablon segítségével) Mentett státuszú gyermek a listából törölhető a kuka ikon segítségével.
2. Előjegyzett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
3. Nem jelentkezett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételre jelentkezett mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.
4. Felvett - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "igen" értékkel.
5. Elutasított - a gyermek Felvétel adatok oldalán a Felvételt nyert mező kitöltésre kerül: "nem" értékkel.

Felvételi előjegyzési napló

A megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet letölteni a Felvételi előjegyzési naplót. Csak olyan gyermek adata kerül bele, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen" vagy „Nem” (azaz nem üres). Azaz azok a gyermekek, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, nem kerülnek a dokumentumba.

Határozatok, felvételi döntések generálása, nyomtatása

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet jóváhagyó felvételi döntéseket, vagy elutasító határozatokat generálni, nyomtatni.

• Határozat:

Csak olyan gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem". Nyomtatásra generálást követően van lehetőség.

• Felvételi döntés:

Csak olyan gyermek esetén történik meg a felvételi döntés generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen". Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál döntést.

• Határozat:

Csak olyan gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem". Nyomtatásra generálást követően van lehetőség.

A generált felvételi döntések és határozatok a Dokumentumtárba is bekerülnek. 

Amennyiben a felhasználó a Határozatok, Felvételi döntések nyomtatása gombra kattint, a rendszer kikeresi a Dokumentumtárból a keresett gyermekekre vonatkozó dokumentumokat, amelyek egy zip formátumú fájlban válnak letölthetővé. Amennyiben egy gyermekhez több dokumentum is található (például először elutasításra került, majd fellebbezés eredményeként felvételt nyert), az időben legfrissebb határozat kerül a fájlba.

A generált dokumentumok elérhetőek a gyermek Csatolt iratok oldalán is:

Gyermek generálás

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet a Felvett státuszú óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az óvoda gyermek nyilvántartásába feltölteni. Csak olyan gyermek esetén történik meg a gyermek mappa megnyitása, akinél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke is "Igen".

Generált gyermek adatainak javítása, módosítása

A beiratkozás listában a ceruza ikon segítségével mindaddig szerkeszthetők az adatok, amíg a gyermek generálása meg nem történik.

Amennyiben a gyermek generálás megtörtént, úgy az intézményi Gyermekek listában módosíthatók az adatok, illetve törölhető is a tévesen generált gyermek.

Amennyiben a tévesen generált gyermekek első nevelési napja 2024. 09. 01-i dátummal lett rögzítve a felvételi adatoknál, a következő nevelési év listájában láthatók, és onnan törölhetők.

Ehhez kattintson a felső menü feletti, intézmény neve mellett látható nevelési évre, és válassza a 2024/2025-ös nevelési évet. Az új felületen válassza a Gyermekek menüt. Itt már láthatóak azok a gyermekek, akiknek az első nevelési napja a következő nevelési évben van. A kuka ikonnal innen törölhető a téves adatokkal generált gyermek.

Ezután váltson vissza a nevelési év választóval a felső részen a jelenlegi nevelési évre, és kattintson a Beiratkozás menüre. A gyermek felvételi adatai újra szerkeszthetővé válnak, valamint módosítás után újra generálható.

Exportálás

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet az óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az  gombra kattintva Excell táblázatban letölteni számítógépünkre. 

A táblázatban megtalálható az összes olyan adat, amit a rendszer tartalmaz a beiratkozáshoz kapcsolódó felületeken.

Ebben a videóban megtekinthetik online oktatásunkat a beiratkozás folyamatáról, a kapcsolódó egyes funkciók megfelelő használatáról és az adatok beviteléből származó számos további előnyről: