Ki jogosult eszközmozgatásra?
Eszközök áthelyezésére a fenntartó, illetve a projekt megvalósításáért felelős konzorcium vezetője, a Klebelsberg Központ (a továbbiakban KK) jogosult. A fenntartó saját fenntartásában lévő intézményei között, míg a KK bármely, a projektben részt vevő fenntartó és intézmény között tud eszközöket áthelyezni.
Fenntartói eszközmozgatás szereplői
A folyamatban az alábbi szerepkörrel rendelkező felhasználók jelennek meg:
- (Fenntartói) Esetkezelő – az intézmény fenntartójánál Fenntartói esetkezelő szerepkörrel felruházott munkatárs, aki a fenntartó hatáskörében lévő eszközöket tudja a fenntartásában lévő intézmények és feladatellátási helyeik között mozgatni.
- (intézményi) Eszközmenedzser - amennyiben az eszközt a fenntartó az intézményhez áthelyezte, kérheti az intézményi Eszközmenedzsert, hogy adja használatba azt. Ekkor a fenntartó feladatot indíthat, amelyet az intézménynek kell végrehajtania az intézményi TESZEK modulban
Hogyan kell egy eszközt áthelyezni fenntartótól intézményhez?
- Eszköz áthelyezéséhez először egy új esetet kell létrehoznunk a TESZEK modulban. Esetet a fenntartó esetkezelője tud indítani.
- Majd a létrehozott esetben az áthelyezést végrehajtjuk. Az esettel kapcsolatosan elvégzendő feladatokat is tud rögzíteni az esethez az esetkezelő.
- Feladat létrehozása nem kötelező, csak opcionális funkció!
- Végül az esetet lezárjuk. (Lezárni csak akkor tudjuk, ha az esethez rögzített feladatot/feladatokat is lezártuk!)
1. ESET LÉTREHOZÁSA
A TESZEK modulban az ESETKEZELÉS menüpontra kattintva az Esetek áttekintése felület jelenik meg. Új esetet az esetek táblázata felett elhelyezkedő Hozzáadás (
ikon) gombra kattintva tudunk létrehozni.
Munkafolyamat és kapcsolódó intézmény választása
A megjelenő Munkafolyamat kiválasztása ablakban először az 'Intézmények közötti eszközáthelyezés' munkafolyamatot kell kiválasztani a legördülő menüből. A Kapcsolódó intézmény legördülő menüből , majd válasszuk ki azt az intézményt, amelynek az eszközt oda szeretnénk adni.
Ha a mezők kitöltésre kerültek, akkor az aktívvá váló 
funkciógombra kattintva menthető a munkafolyamat kiválasztása és az új megjelenő képernyőn folytatható az eset létrehozása.
Eszköz kiválasztása
Mentés után az Eset létrehozása oldalra visz a rendszer. Az Alapadatok lapfülön szükséges kiválasztani azt az eszközt, amelyet át szeretnénk adni az intézménynek. A Teszek azonosító mező melletti kék 
ikonra kattintsunk.
Megjelenik az Eszközök áttekintő képernyője, melynek táblázata a felhasználó számára engedélyezett és kiválasztható eszközöket tartalmazza. Az eszköz kiválasztásához kattintsunk a megfelelő sorra.
Az eszköz sorára kattintva az eset TESZEK azonosító ablakában megjelenik a kiválasztott eszköz és annak további adatait is láthatjuk az oldalon.
Eset leírása* mezőben meg kell adni az adott esethez tartozó leírást.
A További információk lapfülön az esethez kapcsolódó további információk megadására van lehetőség. (Például a Tervezett határidő.)
A 'Kapcsolódó szerződés' mezőjében megjelenik alapesetben az eszközhöz tartozó szállítói szerződés száma, melyhez tartozó többi információ a további inaktív mezőkben jelenik meg (érvényessége, kapcsolódó partner neve és kódja).
Eset mentése
A képernyő jobb felső részén lévő Mentés (
ikon) gombra kattintva menthető el az adott eset. A program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn. Amennyiben minden szükséges mezőt kitöltöttünk, a program menti azt, valamit az esethez a rendszer automatikusan generál egy belső, egyedi azonosítót. Az azonosító megjelenik az Esetkezelés menüpont nyitó képernyőjének Eset azonosító oszlopában és az eset szerkesztő és megtekintő képernyőin a képernyő címe alatt is.
Az így létrehozott eset "Befogadott" státuszba kerül.
2. ESZKÖZ ÁTHELYEZÉSE INTÉZMÉNYHEZ
Az előbbiekben létrehozott esethez tartozó Eset szerkesztése képernyő Alapadatok lapfülén az Eszköz részletei 
feliratra kattintsunk.
A megjelenő Eszköz megtekintése képernyőn kattintsunk az Áthelyezés gombra.
A felugró Eszköz áthelyezése ablakban megjelenik az Eszköz jelenlegi helye is. Az 'Eszköz új helye' részben a legördülő menüből ki kell választanunk az eszköz új helyét, tehát azt az intézményt, feladatellátási helyet, amelynek át szeretnénk adni az eszközt. Ezután aktiválódik az 
gomb, melyre kattintva az eszközt áthelyeztük.
A sikeres áthelyezésről értesítést küld a rendszer, valamint arra is figyelmeztet, hogy ne felejtsük el lezárni az esetet.
Az áthelyezést le tudjuk ellenőrizni az Eszköz megtekintése képernyő 'Alapadatok' lapfülén. A projektmenedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó az 'Életút' lapfülén táblázatos formában megtekintheti az eszköz összes intézmények és feladatellátási helyek közötti mozgását.
3. ESET LEZÁRÁSA
Ha az esethez kapcsolódó összes feladat készen van (amennyiben nem tartozott hozzá feladat, abban az esetben is), az esetet le kell zárni.
Hogyan kell lezárni egy esetet?
Az Esetkezelés menüben az Esetek áttekintése képernyőn az eset sorára kattintva a táblázat felett megjelenő szerkesztés (
ikon) gombra kattintsunk.
A megjelenő Eset szerkesztése képernyő Alapadatok lapfülén a Lezár 
gombra kattintva lezárhatjuk az esetet. Ugyanezen a felületen tudjuk elutasítani is az esetet.
A Lezár gombra kattintás után a rendszer biztonsági kérdést tesz fel. Az Igen gombra kattintva az eset lezárul.
Mikor szükséges Feladatot rögzítenünk az esethez?
A létrehozott eseteknél a feladat indítása nem kötelező tevékenység, hanem lehetőség, amely kommunikációs felületet biztosít az eset résztvevői között.
Az 'Intézmények közötti eszközáthelyezés' esethez különböző feladatokat rögzíthetünk, például:
- kérhetjük az intézményt, hogy az eszközt adja használatba;
- kérhetjük az intézményt, hogy a fenntartótól intézményhez történő eszköz átadási dokumentum aláírt példányát töltse fel;
- kérhetjük az intézményt, hogy az eszköz szállításáról szóló szállítólevelet töltse fel stb.
Hogyan rögzítsünk feladatot az esethez?
Feladat rögzítéséhez először az ESETKEZELÉS menüben válasszuk ki azt az esetet, amelyhez szeretnénk feladatot rögzíteni. Az eset kiválasztása után az Eset szerkesztése képernyő Feladatok lapfülén kattintsunk a jobb felső Hozzáadás (
ikon) gombra.
Ezután a Feladat létrehozása képernyőn a csillaggal jelölt mezőket töltsük ki.
A kötelező mezők kitöltése után aktiválódik a képernyő jobb felső részén lévő Mentés ( 
ikon) gomb, melyre kattintva menthető el a rögzített feladat. A program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn.
Ezzel az esethez kapcsolódó feladatot létrehoztuk. A feladat felelősének választott személy értesítést kap a feladatról, aki magához véve az esetet a feladatot elvégzi és ezt a felületen jelzi is. A feladat státusza megváltozik, "Elvégzett" státuszba kerül. Erről a fenntartó is értesül.
Elvégzett feladat ellenőrzése
Amennyiben az intézmény a számára kijelölt feladatot elvégezte, a fenntartó esetkezelője értesítést kap a feladat státuszváltozásáról. A fenntartó az Esetkezelés menüben az eset kiválasztása sorában látja az eset új státuszát.
Az ESETKEZELÉS menüben kattintsunk az eset sorára, majd a jobb felső részen megjelenő Szerkesztés ikonra kattintva megjelenik az eset szerkesztő képernyője.
Az Eset szerkesztése oldal Feladatok lapfülén táblázatos formában megjelenik az intézmény által készre jelentett feladat, amely "Elvégzett" státuszt kapott. A feladat sorára kattintva a jobb oldalon megjelenő Szerkesztés gombra kattintva tudjuk a feladatot elfogadni és lezárni.
Eszköz áthelyezése intézményhez
Az előbbiekben létrehozott esethez tartozó Eset szerkesztése képernyő Alapadatok lapfülén az Eszköz részletei feliratra kattintsunk.
A megjelenő Eszköz megtekintése képernyőn kattintsunk az Áthelyezés gombra.
A felugró Eszköz áthelyezése ablakban megjelenik az Eszköz jelenlegi helye is. Az 'Eszköz új helye' részben a legördülő menüből ki kell választanunk az eszköz új helyét, tehát azt az intézményt, feladatellátási helyet, amelynek át szeretnénk adni az eszközt. Ezután aktiválódik az gomb, melyre kattintva az eszközt áthelyeztük.
A sikeres áthelyezésről értesítést küld a rendszer, valamint arra is figyelmeztet, hogy ne felejtsük el lezárni az esetet.
Az áthelyezést le tudjuk ellenőrizni az Eszköz megtekintése képernyő 'Alapadatok' lapfülén. A projektmenedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó az 'Életút' lapfülén táblázatos formában megtekintheti az eszköz összes intézmények és feladatellátási helyek közötti mozgását.
Mikor kell az esetet lezárni?
Ha az esethez kapcsolódó összes feladat készen van (amennyiben nem tartozott hozzá feladat, abban az esetben is), az esetet le kell zárni.
Hogyan kell lezárni egy esetet?
Az Esetkezelés menüben az Esetek áttekintése képernyőn az eset sorára kattintva a táblázat felett megjelenő szerkesztés ( ikon) gombra kattintsunk.
A megjelenő Eset szerkesztése képernyő Alapadatok lapfülén a Lezár gombra kattintva lezárhatjuk az esetet. Ugyanezen a felületen tudjuk elutasítani is az esetet.
A Lezár gombra kattintás után a rendszer biztonsági kérdést tesz fel. Az Igen gombra kattintva az eset lezárul.
Gyorsan meg szeretne ismerkedni az eszköz áthelyezés folyamatával?
Tekintse meg videónkat, amelyben lépésről-lépésre mutatjuk be egy eszköz áthelyezésére irányuló eset kezelésének folyamatát.