Szervizfolyamat adminisztrációs lépései röviden

1. Intézmény- az Esetkezelő létrehoz egy esetet.-Bejelentett státusz
2. Intézmény- az esetre vonatkozóan műszaki jóváhagyást kér a fenntartójától.- Műszaki jóváhagyás kérése státusz
3. Fenntartó- a fenntartó elfogadhatja, vagy elutasíthatja a kérelmet. Amennyiben elfogadja, úgy az intézmény továbbviheti a folyamatot- Műszakilag jóváhagyva/Műszakilag elutasítva státuszok
4. Intézmény- az esetre vonatkozóan elrendeli a munkavégzést a szervizpartnernek.- Munkavégzés folyamatban státusz
5. Szerviz- a szervizpartner megvizsgálja az eszközt, majd dönt- Munkavégzés készre jelent/Munkavégzés visszautasítva státuszok
6. Intézmény- az intézmény lezárja az esetet- Lezárt státusz

Szervizfolyamat szereplői

A folyamatban az alábbi szerepkörrel rendelkező felhasználók jelennek meg:

• (Intézményi) Esetkezelő – az intézmény TESZEK-Esetkezelő szerepkörrel felruházott munkatársa, aki jogosult a szervizfolyamat elindítására, továbbá a szervizfolyamat végig vitelére (jóváhagyást kér, munkavégzést rendel el, lezár).
• (Fenntartói) Esetjóváhagyó – az intézmény fenntartójánál Fenntartói esetjóváhagyó szerepkörrel felruházott munkatárs, aki műszakilag és pénzügyileg jóváhagyja vagy elutasítja a javítást.
• Szervizmenedzser (munkavégző) – a szerződéses szerviz-partner munkatársa, aki átveszi a folyamatot a munkavégzés elrendelésekor és aki jelent a munkavégzésről.

Hol tudom megtekinteni az intézmény által létrehozott esetet?

A fenntartói TESZEK modulba megfelelő Fenntartói esetjóváhagyó jogosultsággal belépve tudjuk az intézményi oldalon létrehozott esetet kezelni. Bejelentkezést követően kattintsunk az Esetkezelés menüpontraESETKEZELÉS menüpontra.

Eset kiválasztása

Az Esetek áttekintése oldalra visz a rendszer, ahol a megjelenő táblázatból válasszuk ki azt az esetet, amelynek státusza „Jóváhagyás folyamatban”„Műszaki jóváhagyás kérése”. Kattintsunk az érintett sorra kétszer.

Az Eset szerkesztése oldalon az Alapadatok lapfülön meg tudjuk tekinteni az , majd a táblázat felett megjelenő szerkesztés (Image Added ikon) gombra.

Eset ügyintézése

Eset átvétele

Az eset kiválasztása után az Eset szerkesztése oldalra visz a rendszer, amely oldal Alapadatok lapfülén meg tudjuk tekinteni a bejelentett eset részleteit. Az eset szerkesztéséhez ügyintézéséhez szükséges az eset ügyintézését magunkhoz venniaz esetet átvenni az intézménytől. Ezt a jobb felső Eset átvétele (Image Addedikon) gombra kattintva tudjuk megtenni.

A funkciógombra kattintva a rendszer megerősítést kér. Az Igen ( Image Addedikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele.

Ügyintézés

Az eset magunkhoz vétele után megjelennek az eset kezelése menüpontokdöntéshozó gombok jelennek meg. Lehetőségünk van az esetet visszautasítani, központi jóváhagyást kérnijóváhagyni, illetve jóváhagyni.

Bármelyik eset kezelése menüpontra kattintva az eset új státuszba kerül. Az eset új státuszát le tudjuk ellenőrizni. Kattintsunk a bal felső kettős nyílra.elutasítani.

1. Elutasítás esetén: Az Elutasítás (Image Added ikon ) funkciógombra kattintva szükséges a döntést indokolni. Ilyen indok lehet például, hogy nem szükséges szervizbe küldeni a gépet, hiszen más probléma áll fenn (pl.: újra kell telepíteni a Windows-t). Az indok mellé tudunk dokumentumot is csatolni, például az előző esetnél maradva egy újratelepítéshez szükséges segédletet. Dokumentum csatolására a Dokumentumok lapfülön van lehetőségünk. Elutasítás esetén 'Műszakilag elutasítva' státuszba kerül az eset.
2. Jóváhagyás esetén: A Jóváhagyás ( Image Added ikon) funkciógombra kattintva lehetőségünk van megjegyzést fűzni a döntéshez. (például: Küldhetik a szervizbe). A megjegyzésünket a Mentés (Image Added ikon) funkciógombra kattintva tudjuk elmenteni. A Jóváhagyás funkciógombra kattintva az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az Igen (Image Added ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset műszakilag jóváhagyása. Jóváhagyás esetén 'Műszakilag jóváhagyva' státuszba kerül az eset.

Az Esetek áttekintése oldalon az érintett eszköz sorában az eset új státusza látható.

A "műszakilag jóváhagyott" státuszú eset ügyintézése visszakerül az intézményhez, ahol az Esetkezelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott átveszi az eset további ügyintézését és szerviz munkafolyamatot indít.

Esethez kapcsolódó dokumentumok megtekintése, feltöltése

Az ESETKEZELÉS menüben kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Dokumentumok lapfülén van lehetőségünk a már feltöltött dokumentumokat megtekinteni, illetve új dokumentumokat feltölteni. Ezen a felületen az esettel kapcsolatos összes dokumentumot meg tudjuk tekinteni. A feltöltött dokumentumok a POSZEIDON iktatórendszerben kerülnek nyilvántartásba.

Új dokumentumot a plusz ( Image Added ikon) gombra kattintva tudunk csatolni. A felugró ablakban először a dokumentum típusát kell a legördülő menüből kiválasztani, majd a Image Added ikonra kattintva dokumentumot csatolni. A megtekintés funkciógomb segítségével le tudjuk ellenőrizni, hogy a megfelelő dokumentumot csatoltuk-e. Lehetőség van megjegyzést fűzni a csatolmányhoz.

Ha a dokumentum

• Fénykép típusú, akkor sikeres mentést követően is üres és inaktív marad az Iktatószám mező.
• nem Fénykép típusú, akkor a dokumentum sikeres mentését követően az Iktatószám mezőben megjelenik a Poszeidon rendszerben létrejött iktatószám.

A 'Tárolás' gombra kattintva tudjuk elmenteni a csatolt dokumentumot. Ekkor a program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn és erről értesítést küld.

Mikor van szükség az esethez kapcsolódóan feladat indítására?

A létrehozott eseteknél a feladat indítása nem kötelező tevékenység, hanem lehetőség, amely kommunikációs felületet biztosít az eset résztvevői között.

Az esettel kapcsolatos fenntartói kéréseket, utasításokat az esethez kapcsolt feladat indításával tudjuk az intézmény felé közvetíteni. Pl.: hiánypótlásként töltsön fel képet a hibás eszközről, egy eszközt vételezzen vissza a felhasználótól stb.

Hogyan lehet feladatot rögzíteni az esethez?

Az ESETKEZELÉS menüben kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Feladatok lapfülén van lehetőségünk az esethez kapcsolódó feladatokat megtekinteni, illetve új feladatot rögzíteni.

Új feladat indításához kattintsunk a plusz (Image Added ikon) gombra.

Esethez kapcsolódó felelősök megtekintése

Az ESETKEZELÉS menüben válasszuk ki az esetet. Kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Felelősök lapfülén van lehetőségünk az esethez kapcsolódó felelősöket, azok szerepkörét és az eset hozzá tartozásának időtartamát megtekinteni.

Eset státusztörténetének megtekintése

Az ESETKEZELÉS menüben válasszuk ki az esetet. Kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Esettörténet lapfülén van lehetőségünk az eset státuszát, a státuszt beállító személyét és a megjegyzéseket, indoklásokat megtekinteni.

Kötelezettségvállalási igény fenntartói kezelése

Amennyiben a szervízpartner megállapítja az eszközről, hogy nem rendeltetésszerű használat miatt hibásodott meg, vagy már lejárt a garanciája, úgy javítási költséget számol fel. A javítási költség összegét az intézmény nyújtja be a TESZEK felületén kötelezettségvállalási igény formájában. Ez az igény a fenntartói TESZEK modulban is megjelenik.

A kötelezettségvállalási igény kezeléséhez Eset jóváhagyó szerepkörrel rendelkező felhasználónak szükséges bejelentkeznie a TESZEK modulba. Majd kattintsunk az ESETKEZELÉS menüpontra. 

Az így megjelenő Esetek áttekintése képernyőn azok az esetek várnak fenntartói döntésre, amelyek 'Jóváhagyás kérése' státuszban vannak.  Kattintsunk egy ilyen eset sorára, majd a táblázat felett jobb oldalon a Szerkesztés (Image Added ikon) funkciógombra kattintva megnyílik az eset szerkesztő képernyője.

Először az eset kezelését át kell venni az intézménytől. Ezt a képernyő jobb felső részén található 'Eset átvétele' (Image Added ) funkciógombra kattintva lehet megtenni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó.

A funkciógombra kattintva az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az Igen (Image Added ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az átvétel. Ezt követően kettő funkciógomb jelenik meg a képernyőn: Elutasítás, Jóváhagyás.

Elutasítás

Akkor kell kiválasztani, amennyiben a fenntartó el akarja a kötelezettségvállalási igényt utasítani. Az Elutasítás ( Image Added) funkciógombra kattintva a rendszer egy megerősítő üzenetet küld, melyen az Igen ( Image Addedikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az elutasítás. Elutasítás esetén kötelező indokolni az elutasítás, csak ezután tudjuk elmenteni a döntést.

Ilyen státuszból az intézményi Esetkezelő szerepkörű felhasználó az intézményi TESZEK felületén csak elutasíthatja az adott esetet. Tehát nem indíthat munkavégzést a szerzvizpartner felé.

Jóváhagyás

Akkor kell kiválasztani, amennyiben a fenntartó jóváhagyhatónak látja a kötelezettségvállalási igényt. 

Jóváhagyás előtt meg kell adni a jóváhagyott összeget és a kötelezettségvállalás számát, melyek a További információk fülön rögzíthetők.

A mezők kitöltései után a képernyő jobb felső részén lévő Mentés (Image Added ikon) funkciógombra kattintva újra el kell menteni az esetet.  Ezután lehet a Jóváhagyás ( Image Added) funkciógombra kattintani, mely után a rendszer megerősítést kér. Az Igen ( Image Addedikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg jóváhagyás.

Ekkor az eset "További intézés engedélyezve" státuszba kerül. Továbbiakban az intézmény Esetkezelője magához veszi az esetet és elrendeli a munkavégzést.

Gyorsan meg szeretne ismerkedni egy Műszaki jóváhagyás illetve elutasítás folyamatával?

Tekintse meg videónkat, amelyben lépésről-lépésre mutatjuk be a Műszaki jóváhagyás illetve elutasítás folyamatát.

Gyorsan meg szeretne ismerkedni egy Kötelezettségvállalási igény kezelésével?

Tekintse meg videónkat, amelyben lépésről-lépésre mutatjuk be a Kötelezettségvállalási igény kezelésének folyamatát.