A felső menü sorban a 
menüpontra kattintva az intézmény összes gyermekét listázva láthatjuk.
KIR import
A Gyermekek menüpontban van lehetősége a KIR nyilvántartási rendszerben megtalálható gyermek adatok importálására, a meglévő gyermekadatok frissítésére.
| Megjegyzés | ||
|---|---|---|
| ||
KIR import előtt kérjük, ellenőrizze a kiválasztott telephelyet! A KIR importot feladatellátási helyenként külön kell elvégezni. |
A KIR import gombra kattintva megjelenik egy előugró ablak. Első lépésként kattintson a TokenKIR token* mező jobb szélén található nyílratalálható 
gombra.
Az Oktatási Hivatal oldalán válassza ki az intézményi Intézményi felhasználó bejelentkezést, majd írja be intézménye OM azonosítóját, Felhasználó nevét.
Ezt követően az Oktatási Hivatal oldalán beállított jelszóval tud belépni.
A token kérésnél a belépéshez az intézmény OM azonosítóját, valamint az Intézményvezetői mesterjelszó-kezelő rendszerben a „KIR Személyi nyilvántartás” modul soron rögzített felhasználói nevet és jelszót szükséges megadni.
Fontos, hogy az Intézményvezetői mesterjelszó-kezelő rendszerben feladatellátási hely szintű jogosultság kiosztására is szükség van. A kijelölt felhasználónál a Feladatellátási helyenkénti jogok oszlopban lévő ikonra kattintva, ki kell választani azokat a feladatellátási helyeket, ahol a felhasználó jogosult a gyermekek és alkalmazottak adatainak kezelésére. Erre abban az esetben is szükség van, ha az intézmény kizárólag székhellyel rendelkezik.
Token
A belépést követően egy hosszú számsor jelenik meg, ez lesz az azonosító kulcs.
A kapott token 5 percig használható. - Ezt követően újabb tokent kell kérnie.
Ezt a hosszú számsort jelölje ki (az egér bal gombját nyomva tartva), majd másolja (jobb egér gomb - másolás) vagy Ctrl + C billentyűparancsbillentyű parancs.
Ezután lépjen vissza böngészőjében az oviKRÉTA oldalára, és töltse ki a mezőket.
Felhasználó KIR felhasználó név*: (írja be a KIR-ben használt felhasználó nevét írja ide)Token
KIR token*: ide illessze be a hosszú számsort (- kattintson a mezőbe: jobb egér gomb gombbal - beillesztésBeillesztés, vagy CTR + V billentyűparancs)billentyű parancs
A Felhasználó név* és Token* mezők kitöltése után kattintson a Telephelyek betöltése gombra!
Miután kitöltötte a mezőket kattintson a 
gombra.
- Az adatok betöltése után a Telephely*
- mezőbe betöltésre kerülnek az intézmény telephelyei.
Nyomja meg a jobb oldalon lévő kis háromszöget, és a legördülő listából válassza ki a megfelelő intézményt.
2. Miután megjelent a mezőben a kiválasztott intézmény neve, kattintson a Lista betöltése gombra.
gombra.
Jobb oldalon a nyílra kattintva tekinthetők meg a részletes adatok.
Ezután kiválasztható, hogy mely gyermekek adatait kívánjuk importálni, illetve korábbi korábban importált gyermekek adatainak frissítését is elvégezhetjük.
A betöltött gyermekek egyes adatai alapértékekkel lesznek feltöltve, kérjük ellenőrizze az adatokat. Az adatjavításra váró gyermekekről kezdőképernyőjén is talál értesítőt.
A gyermek adatlapjára kattintva a javítandó mezők számát és helyét piros számokkal jelöli a rendszer.
Gyermekek listázása
A felső menü sorban a menüpontra kattintva az intézmény összes gyermekét listázva láthatjuk.
Ebben a részben rögzítheti és szerkesztheti a gyermekek adatait.
Az intézmény összes gyermekét Név, Oktatási azonosító, Csoport, Születési ideje, Státusza szerint sorba lehet rendezni a kategória jobb oldalán megjelenő nyíl segítségével. A kereső ablak használata megkönnyíti a keresést.
Új gyermek hozzáadása
Az 
gombra kattintva megjelenik a szerkesztőfelület, ahol az alábbi űrlapokon tölthetjük fel az adatokat:
- Alapadatok
- Felügyeleti jog
- Jogviszony
- Nevelési adatok
Bármely űrlap alján lehet mentésre kattintani, de a gyermek adatai csak akkor kerülnek rögzítésre, amennyiben minden fülön az adatok helyesen kerültek kitöltésre.
| Figyelem |
|---|
A *-gal jelölt mezők kitöltése minden esetben kötelező! |
Alapadatok
Itt rögzíthetjük a gyermekhez tartozó legfontosabb alapadatokat.
A 
gomb megnyomásával töltheti ki a lakcím adatokat. Lehetőség van több cím hozzáadására is (állandó, tartózkodási).
Felügyeleti jog
A felügyeleti jog részben a gyermekhez tartozó gondviselőket rögzíthetjük és adhatjuk meg a legfontosabb adatokat (cím, telefonszám, e-mail, egyéb adatok).
Az 
gomb megnyomásával lenyílik a szerkesztőfelület. Több személyt is rögzíthetünk a felületen.
A gomb megnyomásával töltheti ki a lakcím adatokat.
A cím adatokat az előugró ablakban rögzíthetjük.
Amennyiben a gyermek címével azonos adatokat kíván megadni, lehetőség van a 
gomb megnyomásával a lakcímadatok átvételére.
Telefonszámok megadására a 
gomb megnyomása után előugró ablakban van lehetőség.
E-mail címek megadására az 
gomb megnyomása után felugró ablakban van lehetőség.
Az Egyéb adatoknál a legördülő menüből lehet kiválasztani a Rokonsági fokot, jelölőnégyzetek segítségével pedig további adatokat adhatunk meg.
| Információ |
|---|
Legalább egy olyan felügyeleti jogosult megadása kötelező, aki a gyermek gondviselője. Gondviselő esetén egy cím megadása kötelező! |
Szülői hozzáférés - üzenetek, értesítések
A jelenlegi időszakban ez a funkció még nem elérhető. Bevezetésére a későbbiek folyamán fog sor kerülni.
Jogviszony
A gyermek nevelési jogviszonyával kapcsolatos adatait ezen a felületen töltheti fel.
A Megjegyzés mező tartalma a Felvételi és mulasztási naplóban fog megjelenni az érintett gyermekre vonatkozóan.
Az 
gomb megnyomásával az előugró ablakban rögzíthetjük a gyermek jogviszonyának szüneteltetését.
A gyermek csoporttagságát a szüneteltetés idejére nem kell lezárni, amennyiben a nevelési évben járt a gyermek már óvodába. A szüneteltetés rögzített napjait követi a jelenléti ív valamint a Felvételi és mulasztási napló, a szüneteltetett napokon inaktív.
Amennyiben a gyermek nem rendelkezik csoporttagsággal, nem fog megjelenni a jelenléti íven és a mulasztási naplóban.
Gyermek jogviszony megszűnése
Gyermek Jogviszony státuszát „Megszűnt”-re szükséges állítani, ekkor megjelenik 2 kötelezően töltendő adatmező:
- Jogviszony megszűnés dátuma
- Jogviszony megszűnésének oka (listából választható elemekkel)
- A Megjegyzés rovat tartalma látható lesz a Felvételi és mulasztási naplóban.
Nevelési adatok
Ezen az űrlapon rögzíthet a gyermekre vonatkozó ellátással kapcsolatos kéréseket. Kiemelt figyelmet igénylő jellemzőket jelölhet meg, egyéb megjegyzéseket tehet.
Beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő (BTMN) vagy sajátos nevelési igényű (SNI) gyermekek esetében a szakértői véleményt kiállító szakértői bizottság neve, címe, a szakértői vélemény kiállításának időpontja és száma, valamint az elvégzett felülvizsgálatok, továbbá a következő kötelező felülvizsgálat időpontja kötelezően kitöltendő mezők.
Gyermek jele
A Gyermek jele mezőbe kattintva a rendszerben megtalálható jelek közül tudják kiválasztani a gyermek jelét. Amennyiben nem találnak megfelelőt a listában, szabadon beírható a mezőbe egyéb más jel is.
| Figyelem |
|---|
Bármely űrlap alján lehet a  gombra kattintani, de a gyermek adatai csak akkor kerülnek rögzítésre, amennyiben minden fülön az adatok helyesen kerültek kitöltésre. |
Mentés után a lista felületen megjelenik a Gyermek. A rögzített gyermekadatok további szerkesztésére a jobb oldalon lévő 
ikon megnyomásával nyílik lehetőség.
A megjelenő szerkesztő nézetben elérhetővé válik a gyermekre vonatkozó Csoport, Gyermeknapló, Csatolt Gyermek fejlődésének nyomon követése, Egyéb csatolt iratok és Jelenléti ív is. Ezek az oldalak a felső menüsor Csoportok menüjéből is elérhetőek.
Csoport - csoport tagság felvétele
Ezen a felületen érhetjük el a gyermek csoportba rendelésének lehetőségét. Csak meglévő csoportok közül tudunk választani. Amennyiben még nem hoztunk létre az intézményre vonatkozóan óvodai gyermek csoportokat, azt megtehetjük aCsoportokfelső menü elérése után.
Az
gombra kattintva előugró ablak jelenik meg. A legördülő listából tudjuk kiválasztani azt a csoportot, amelybe szeretnénk a gyermeket besorolni. A csoport tagság kezdő dátumát kötelező megadni, a végdátum megadása nem kötelező. A végdátumra egy gyermek csoportváltása esetén lesz szükség.
Hozzáadást követően a csoportba sorolás megtörténik. . A csoporttagság a nevelési éveket átívelő, így a következő nevelési évben nem kell újra elvégezni a csoportba sorolást.
Csoportváltás
Csoportváltás esetén kezdő lépésként az aktuális csoport tagság végdátumát kell megadnunk, amennyiben ez az adat nem került megadásra korábban. A csoport neve mellett jobb oldalon található 
ikon megnyomásával az előugró ablakban adhatjuk meg ezt a dátumot. Hozzáadást követően a dátum rögzítésre kerül. Ezt követően tudunk új tagságot hozzáadni a gyermekhez.
Az gomb ismételt megnyomásával tudunk új adatokat felvinni. Az új csoport tagság kezdő dátuma legkorábban a régi tagság végdátumát követő nap lehet. Az új tagság hozzáadását követően lista szerűen megjelennek a gyermek csoportba sorolásai.
Gyermek fejlődésének nyomon követése
A gyermek fejlődését nyomon követő dokumentáció a gyermek fejlődéséről folyamatosan vezetett olyan dokumentum, amely tartalmazza a gyermek fejlettségi szintjét, fejlődésének ütemét, a differenciált nevelés irányát.
Ebben a részben látható a gyermekhez hozzáadott és az automatikusan generált bejegyzések listája. Információt kapunk a rögzített esemény időpontjáról, nevéről, típusáról. További szerkesztésre, irat csatolására, törlésre az
ikonok segítségével van lehetőség.
esetén a felugró ablakban rögzíthetjük az esemény nevét, leírását és időpontját. Későbbiekben a 
jelölőnégyzet használata is elérhetővé válik.
Mentést követően a listában látható az új bejegyzésünk. További szerkesztésre, irat csatolására, törlésre a sor végi ikonok segítségével van lehetőség.
Új értékelés felvétele
A gyermek értelmi, lelki, szociális és testi fejlettségének mutatóit szempontok szerint tudja értékelni, hogy az életkorának megfelelően hogyan fejlődik, eléri-e az iskolakészültség kritériumait.
Életkortól függően készíthet értékelést a pedagógus a gyermek fejlődéséről a 
gombbal.
Az értékelés készítésének folyamatáról bővebben a Gyermek fejlődésének nyomon követése oldalon találnak részletes leírást.
Egyéb csatolt iratok
Ezen a felületen lehetőség van a gyermekekkel kapcsolatos egyéb csatolt iratok feltöltésére és megtekintésére.
A 
gomb megnyomásával a számítógép mappái közt tudunk tallózni.
Dokumentum címeként a fájl neve jelenik meg. A dokumentum kategóriája a feltöltés helyére és kapcsolódására utal. A 
gombbal kerül rögzítésre a csatolt dokumentum. A dokumentum szerkesztésére, letöltésére és törlésére a sor végi ikonok állnak rendelkezésre.
Letöltés esetén a számítógépén beállított helyre kerül letöltésre a dokumentum. 
Törlési szándék esetén a rendszer felugró ablakban figyelmeztet és megerősítést kér.
Jelenléti ív
Ezen az oldalon a kiválasztott gyermek jelenléti íve tekinthető meg és rögzíthetők hiányzások. A sor végi feltöltés 
ikon megnyomásával csatolható igazolás.
A feltöltött dokumentum vagy egyéb döntés alapján a pedagógus a hiányzást Igazoltra vagy Igazolatlanra állíthatja.
Egész csoportra vonatkozóan A jelenléti ív csoportonként is kitölthető, a teljes jelenléti ív megtekinthető és szerkeszthető a csoportok menüpontból. Ebben az esetben a csoportba járó összes gyermek megjelenik egymás alatt.
A jelenlét napjainak rögzítésére nincsen lehetőség, mivel a rendszer alapértelmezetten jelenlétnek tekint minden olyan nevelési napot, amelyre a lenti kategóriák közül egyik sem került beállításra.
Egy adott napra kattintva legördülő listából választható ki a felvinni kívánt hiányzás.:
- Igazolandó (I): olyan hiányzás, amelyre igazolás még nem került elfogadásra
- Igazolatlan (IN): olyan hiányzás, amelyre igazolás még nem került elfogadásra, és amely esetében lejárt a hiányzás igazolására rendelkezésre álló napok száma.
- .
- Igazolt szülői (IS): olyan hiányzás, amelyre a szülői igazolás elfogadásra került
- Igazolt orvosi (IO): olyan hiányzás, amelyre az orvosi igazolás elfogadásra kerültIgazolt pedagógusi (IP): olyan hiányzás, amelyet a pedagógus igazolt
Tévesen felvitt jelölés törlésére a lista legfelső elemére, a mínusz "-" jelre kattintva van lehetőség.
Az intézményben az adott nevelési évben érvényes nevelési napok meghatározása anevelési rendfeltöltésével történik. A nevelési rendbe a nevelési év összes olyan napja feltöltésre kerül az Intézményi adminisztrátor által, amely eltér a hétköznap-hétvége normál felosztásától (pl. szünet, nevelés nélküli munkanap, szombati nevelési nap stb.). A beállított nevelési rendet követi a jelenléti ív.
Hiányzást beállítani csak olyan napra lehetséges, amelyen a gyermek jogviszonya aktív (nem szűnt meg és nincs szüneteltetve sem), valamely csoportban tagsággal rendelkezik, illetve amelyen a jelenlét a nevelési rend szerint elvárt (pl. ünnepnapra, normál hétvégi napra, vagy szünet valamely napjára nem állítható be hiányzás).
Igazolás feltöltése
A sorok végén található feltöltés 
ikonra kattintva csatolhatjuk a gyermekek igazolásait. A dokumentumok címét később módosíthatjuk a ceruza
ikonra kattintva. Megtekinthetjük és letölthetjük a mások által feltöltött igazolásokat az ikonok segítségével. Tévesen felvitt igazolások törlésére kizárólag intézményi adminisztrátor jogosult.
Gyermeknapló generálása
A Gyermeknapló generálása közvetlenül a lista felületen, a gyermek neve melletti 
ikonra kattintva érhető el.
A generált PDF dokumentumban található a gyermekre vonatkozó valamennyi rögzítésre került bejegyzés.
A Gyermekek adatainak exportálása
Az
gombra kattintva excel dokumentumban tölthetjük le a rögzített gyermekek névsorát és adatait.
