Beiratkozás folyamata

Az intézménybe felvételre jelentkező gyermekek listázására (a lista rendezésére, exportálására és szűrésére), új felvételre jelentkező gyermekek rögzítésre, excel állományból történő importálására, illetve a határozatok generálására, nyomtatására és a felvett gyermekek adatainak a rendszerbe történő betöltésére a Beiratkozás menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermek rögzítése

Az  gombra kattintva egy új gyermek adatait lehet rögzíteni.

Az Alapadatok mentése után a gyermek adatai megjelennek a listafelületen. 

További adatok megadására a Felvétel adatok és a Fellebezés adatok fülek állnak rendelkezésre.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermekek importálása

Azgombra kattintva lehet a gyermekek adatait importálni. Az excel állomány sablonját aikonra kattintva lehet letölteni.

Az Excel import gombra kattintást követően lehet kiválasztani a betöltendő állományt. A betöltés eredményéről a rendszer tájékoztat és sikeres betöltés esetén a listafelületen megjelenik a feltöltött gyermek adata.

Az importálás csak abban az esetben történik meg, ha az állomány formátuma, adattartalma megegyezik az elvárttal, illetve minden kötelező adat kitöltésre került. Amennyiben nem, a rendszerből egy szintén excel formátumú, tételes hibalista tölthető le, melynek nyomán az importállomány hibái javíthatók és a feltöltés megismételhető.

A cím adatokat, a jelentkezés sorszámát és idejét az importált gyermekek esetén a felületen lehet rögzíteni.

Felvételi adatok rögzítése

A gyermek melletti szerkesztésikonra kattintást követően lehet kiválasztani a Felvételi adatok fület, ahol a megjelenő űrlapon a felvétellel kapcsolatos információkat lehet rögzíteni.

Mentést követően a listafelületen megjelenik a felvétel státusza is.

Felvételi előjegyzési napló

A megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet letölteni a Felvételi előjegyzési naplót. Csak olyan gyermek adata kerül bele, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen" vagy „Nem” (azaz nem üres). Azaz azok a gyermekek, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, nem kerülnek a dokumentumba.

Határozatok, felvételi döntések generálása, nyomtatása

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet jóváhagyó felvételi döntéseket, vagy elutasító határozatokat generálni, nyomtatni.

• Felvételi döntés:

Csak olyan gyermek esetén történik meg a felvételi döntés generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen". Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál döntést.

• Határozat:

Csak olyan gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem".

A generált felvételi döntések és határozatok a Dokumentumtárba is bekerülnek. Előzetes megtekintés esetén a dokumentumok nem kerülnek tárolásra az iktatórendszerben.

Amennyiben a felhasználó a Határozatok nyomtatása gombra kattint, a rendszer kikeresi a Dokumentumtárból a keresett gyermekekre vonatkozó határozatokat, amelyek egy zip formátumú fájlban válnak letölthetővé. Amennyiben egy gyermekhez több határozat is található (például először elutasításra került, majd fellebbezés eredményeként felvételt nyert), az időben legfrissebb határozat kerül a fájlba.

Gyermek generálás

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet a Felvett státuszú óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az óvoda gyermek nyilvántartásába feltölteni. Csak olyan gyermek esetén történik meg a gyermek mappa megnyitása, akinél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke is "Igen".