Beiratkozás folyamata

Az intézménybe felvételre jelentkező gyermekek listázására (a lista rendezésére, exportálására és szűrésére), új felvételre jelentkező gyermekek rögzítésre, excel állományból történő importálására, illetve a határozatok generálására, nyomtatására és a felvett gyermekek adatainak a rendszerbe történő betöltésére a Beiratkozás menüre kattintva van lehetősége az Intézményi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználóknak.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermek rögzítése

Az  gombra kattintva egy új gyermek adatait lehet rögzíteni.

Az Alapadatok mentése után a gyermek adatai megjelennek a listafelületen. 

További adatok megadására a Felügyeleti jog és Felvétel adatok oldalak állnak rendelkezésre.

Felvétel adatok rögzítése

Ezen az oldalon adminisztrálható a gyermekek felvételre jelentkezése. A rögzített adatok alapján mentést követően a listafelületen megjelenik a beiratkozás státusza is.

Új óvodai nevelésre jelentkezett gyermekek importálása

Azgombra kattintva lehet a gyermekek adatait importálni. Az excel állomány sablonját aikonra kattintva lehet letölteni.

Az Excel import gombra kattintást követően lehet kiválasztani a betöltendő állományt. A betöltés eredményéről a rendszer tájékoztat és sikeres betöltés esetén a listafelületen megjelenik a feltöltött gyermek adata.

Az importálás csak abban az esetben történik meg, ha az állomány formátuma, adattartalma megegyezik az elvárttal, illetve minden kötelező adat kitöltésre került. Amennyiben nem, a rendszerből egy szintén excel formátumú, tételes hibalista tölthető le, melynek nyomán az importállomány hibái javíthatók és a feltöltés megismételhető.

További adatokat az importált gyermekek esetén a felületen lehet rögzíteni.

Felvételi adatok további szerkesztése

A gyermek melletti szerkesztésikonra kattintást követően lehet kiválasztani a Felvételi adatok fület, ahol a megjelenő űrlapon a felvétellel kapcsolatos információkat lehet rögzíteni. Módosítást követően a listafelületen módosul a státusz is.

Felvételi előjegyzési napló

A megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet letölteni a Felvételi előjegyzési naplót. Csak olyan gyermek adata kerül bele, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen" vagy „Nem” (azaz nem üres). Azaz azok a gyermekek, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, nem kerülnek a dokumentumba.

Határozatok, felvételi döntések generálása, nyomtatása

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet jóváhagyó felvételi döntéseket, vagy elutasító határozatokat generálni, nyomtatni.

• Felvételi döntés:

Csak olyan gyermek esetén történik meg a felvételi döntés generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Igen". Azaz azon gyermek számára, akik ugyan előjegyzésre kerültek, de végül nem jelentkeztek az intézménybe, vagy jelentkeztek ugyan, de jelentkezésük még nem került elbírálásra, a rendszer nem generál döntést.

• Határozat:

Csak olyan gyermek esetén történhet meg az elutasító határozat generálás, akiknél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke "Nem".

A generált felvételi döntések és határozatok a Dokumentumtárba is bekerülnek. 

Amennyiben a felhasználó a Határozatok, Felvételi döntések nyomtatása gombra kattint, a rendszer kikeresi a Dokumentumtárból a keresett gyermekekre vonatkozó dokumentumokat, amelyek egy zip formátumú fájlban válnak letölthetővé. Amennyiben egy gyermekhez több dokumentum is található (például először elutasításra került, majd fellebbezés eredményeként felvételt nyert), az időben legfrissebb határozat kerül a fájlba.

A generált dokumentumok elérhetőek a gyermek Csatolt iratok oldalán is:

Gyermek generálás

Szintén a felületen látható, az esetlegesen beállított szűréseknek megfelelő gyermekekre vonatkozóan lehet a Felvett státuszú óvodai nevelésre kötelezett gyermekek adatait az óvoda gyermek nyilvántartásába feltölteni. Csak olyan gyermek esetén történik meg a gyermek mappa megnyitása, akinél a Felvételi adatok űrlapon a Felvételre jelentkezett mező értéke „Igen”, és ezzel egyidejűleg a Felvett mező értéke is "Igen".

A beiratkozás teljes folyamatát megtekinthetik az alábbi videóban: