A KRÉTA rendszerben minden egyes Intézménynek saját magának kell kezdeményeznie az adott tanév lezárását, illetve az új tanév megnyitását a felületen. Ezt az adott, Aktív tanévben a Nyílvántartás menüponton belül elérhető Beállítások oszlopban található, Aktív tanév váltása gomb megnyomásával tudják kezdeményezni.
A Tanévváltás végrehajtásához azonban az adott tanévben minden egyes tanuló státuszát le kell zárni, át kell őket sorolni a következő tanévre. A tanulók státuszának lezárása jelentheti:
- továbbhaladás miatt a következő évfolyamra történő átsorolás a következő tanévben
- kiiratás
- évismétlés miatt azonos évfolyamra történő átsorolás a következő tanévben
Mindaddig, amíg a fenti 3 lehetőségekkel az összes tanulót nem rendeztük, a rendszerben üzenetet fogunk kapni. Ez a biztonsági megoldást azt a célt szolgálja, hogy előző tanévű osztályokban nem maradhat tanuló, hiszen az augusztus 31-i utolsó tanévi napra minden tanuló státusza rendeződik valamilyen formában.
A Tanévváltás előkészítése
A következő tanév megnyitását azonban már korábban meg lehet kezdeni természetesen, nem szükséges megvárni az augusztusi javító/pótló vizsgák eredményét az összes tanuló státuszának rendezéséhez.
Az Aktuális tanévtől eltérő tanévben történő munkavégzéshez az Adminisztrátori felületen van lehetőség a tanévek váltására.
Ezt az intézmény OM kódja és neve alatt található, a rendszerben éppen szerkesztett tanév nevét mutató, legördíthető listával lehet megtenni.
Amennyiben egy olyan tanévet választunk ki, amely a rendszerben nem aktív, azaz vagy egy korábbi, vagy a következő, akkor az adminisztrációs rendszer fejléce más színezést kap, hogy jobban felhívja a felhasználó figyelmét arra, hogy nem az aktív tanévben dolgozik.
