Az alkalmazottak belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a Nyilvántartás/Alkalmazottak menüpontban lehet megadni, a választott kollégai adatai között, a Belépési adatok fülön. A rendszer elindításakor, vagy ha több pedagógus adatát szeretnénk megváltoztatni, nyújthat segítséget a belépési adatok importja.
Első lépésként ki kell exportálni a rendszerben levő alkalmazottak aktuális adatait, vagy letölteni a sablon fájlt, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza importálhatunk a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk az 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a kollégák által megadott egyedi, titkos jelszavak.
A táblázat szerkezete
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! Ne vegyen fel új sorokba, új alkalmazottakat sem!
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
Jelszómódosítás
Az importálással megadott jelszavakat a felhasználók gyorsan, lehetőleg az első belépésük alkalmával, változtassák meg a Profilbeállítások között, ezzel is biztosítva az adatok biztonságát, hitelességét.
Hiba az importálás közben
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.