Az alkalmazottak belépési adatait, a felhasználónév-jelszó párost, a Nyilvántartás/Alkalmazottak menüpontban lehet megadni, a választott alkalmazott adatai között, a 'Belépési adatok' fülön. A rendszer elindításakor, vagy ha több pedagógus adatát szeretnénk megváltoztatni, nyújthat segítséget a belépési adatok importja.
Első lépésként exportálni kell a rendszerben levő alkalmazottak aktuális adatait, amely egy Excel-táblázat formájában töltődik le a gépünkre. Az alkalmazottak aktuális adatainak a módosításához vagy új alkalmazotti adatok megadásához letölthetünk egy sablon fájlt is, amelyet később importálunk a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk az 'Importálások - Alkalmazottak belépési adatainak importálása' menüpontban található 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot. Az aktuális adatok exportjának táblázatában nem jelennek meg a kollégák által megadott egyedi, titkos jelszavak.
A táblázat szerkezete
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt! Ne vegyen fel új sorokba, új alkalmazottakat sem!
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
Jelszómódosítás
Az importálással megadott jelszavakat a felhasználók gyorsan, lehetőleg az első belépésük alkalmával, változtassák meg a Profilbeállítások között, ezzel is biztosítva az adatok biztonságát, hitelességét.
Hiba az importálás közben
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.