Az egyes tanulókhoz tartozó gondviselők adatait rögzíthetjük a Nyilvántartás/Tanulók menüpontban, a kiválasztott diák adatai között, a Gondviselő fülön. Ha több gondviselőt szeretnénk egyszerre rögzíteni, vagy rendelkezésünkre állnak a gondviselői adatok vagy legalább azok egy része, akkor ezt a feladatot elvégezhetjük importálással is.
Első lépésként le kell tölteni a sablon fájlt, vagy ki lehet exportálni a rendszerben levő gondviselők aktuális adatait, hogy a módosításokat, az új információkat egy Excel táblázatban adhassuk meg, melyet később vissza tudunk importálni a KRÉTA rendszerbe. Ehhez kattintsunk a 
vagy az 
gombra, majd mentsük el vagy nyissuk meg a megjelenő táblázatot.
A táblázat szerkezete
A táblázat szerkezetén nem szabad változtatni pl. új oszlopokat beszúrni, különben nem fogjuk tudni importálni a módosított fájlt!
Több gondviselő egyetlen tanulóhoz
Ha egy tanulóhoz több gondviselőt szeretnénk megadni, akkor a tanulói adatokban történő módosítások elkerülése érdekében a tanuló nevét tartalmazó sort jelöljük ki, majd másolás után (CTRL-C), a következő üres sor megfelelő celláját kijelölve, az egér jobb gombjára kattintva válasszuk a "Másolt cellák beszúrása" opciót.
Ha elvégeztük a szükséges adatok megadását, módosítását az Excel táblázatban, akkor mentsük el egy megfelelő helyre, megfelelő néven. Térjünk vissza a KRÉTA rendszerbe, és a 
gombra kattintva válasszuk ki az előbb elmentett táblázatot. Kattintsunk az 
gombra.
Hiba az importálás közben
Ha a rendszer nem tudja importálni a fájl, mert valamilyen hibát talált benne a feldolgozása során, akkor hibaüzenetet kapunk, amely alapján javíthatjuk a táblázatunkat, és újra megpróbálhatjuk importálni.