A KRÉTA rendszerben lehetőségünk van a Működési helyeken lévő termeket Excel táblázatból közvetlenül beimportálni.
Először állítsuk be, hogy melyik Működési helyhez kívánunk terem adatokat betölteni a rendszerbe.
Ha valamelyik működési helyünk nem jelenik meg a legördülő listában, akkor nézzük meg, hogy a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Intézmény menüpontban minden működési helyet felvettünk-e.
Töltsük le a Sablon letöltése gombra kattintva azt az Excel táblázatot, melybe beírhatjuk az importálni kívánt adatokat.
| Helyiség név | Jelleg | Befogadóképesség | Alapterület (nm) |
|---|---|---|---|
Kitöltése kötelező Az importálás ennek az oszlopnak az első üres cellájáig tart | Nem kötelező kitölteni A cellába csak a rendszerben levő Helyiség jelleg írható | Nem kötelező kitölteni Egész számot kell tartalmaznia | Nem kötelező kitölteni Egész számot kell tartalmaznia |
| ... | ... | ... | ... |
Ha olyan nevű termet akarunk importálni, amely már létezik a rendszerben, akkor hibaüzenetet kapunk, és az importálás nem hajtódik végre. Így nem tudjuk felülírni a már meglévő adatainkat.
Az importálás után lehetőségünk van a termek adatainak módosítására, és egyéb jellemzőinek megadására a Nyilvántartások / Intézményi adatok / Termek menüpontban.
Ha a program valamilyen hibát talál az importálandó adatokban, akkor a hibás sorok sorszámának megadása mellett jelzi, hogy milyen jellegű hiba miatt nem hajtható végre az adatfelvitel.
A hibaüzenetek alapján javítsuk a táblázatunkat vagy a rendszer adatait, és kíséreljük meg újra az importálást.
A TTF importálása során létrejönnek azok a termek, amelyekben órákat tartunk, így ebben az esetben elég csak azokat a termeket importálni, amelyek nem tanítási célt szolgálnak, vagy nem tartunk bennük órákat.