Az eszköz fogalma és funkciója
Az intézmény eszközeinek nyilvántartását végezhetjük el. Az eszközök kezelése nem feltétlenül szükséges, ugyanakkor a funkció lehetőséget biztosít arra, hogy az egyes helyiségekben, valamint a tanároknál levő eszközöket a rendszerben nyilvántartsuk.
Tanévek kezelése
Kérjük mindig vegye figyelembe, hogy az eszközök létrehozása, törlése, módosítása mindig abban a tanévben történik, amelyiket korábban kiválasztott!
A KRÉTA rendszerbe adminisztrátori jogkörrel belépve minden esetben automatikusan az aktuális tanév kerül betöltésre. A menüsor fölött található az intézmény azonosító kódja, és rövid neve, valamint ez alatt látható az aktuális tanév. A tanév nevére, vagy a mellette található lenyitás ikonra kattintva kiválaszthatók a rendszerünkben már lezárt korábbi tanévek, illetve itt találjuk meg nyári időszakban a következő tanév előkészítési felületét is.
Bármelyik tanévet kiválasztva a rendszer minden menüpontjában a kiválasztott tanév adatai lesznek találhatók.
Abból a célból, hogy könnyű legyen megkülönböztetni az aktuális és a következő tanévet, a következő tanévben a KRÉTA rendszer fejlécének a színe eltér az aktuális tanévi színtől.
Fontos tudni, hogy a beállítások módosítása mindig csak azt a tanévet érinti, amely ki van választva.
Az alábbiakban - a tanévek kezelésével kapcsolatos - tippeket és trükköket ismertetünk, amelyek segíthetik jobban megérteni a tanévek kezelésének elvét.
Tippek és trükkök
Ha egy tantárgy oktatása a következő évben megszűnik (pl. kifutó rendszerben), akkor a következő tanév kiválasztása után lehetőségünk van törölni a tantárgyat. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes korábbi tanévben - a tantárgy megőrzésre kerül, csak a következő tanévben fog eltűnni a rendszerből.
Ha egy pedagógusnak pl. a besorolási fokozata megváltozik az új tanévben, akkor ezt is kezelhetjük a tanévek váltásával. Ha az aktuális tanévben még "pedagógus I", de következő tanévtől átlép a "pedagógus II" fokozatba, akkor a következő tanév kiválasztása után módosíthatjuk a tanár munkaügyi adatait. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes előző tanévben - a pedagógus továbbra az akkori időszaknak megfelelő pedagógus fokozatában marad ( "pedagógus I"), csak az új tanévtől fog megváltozni a besorolási fokozata.
Az eszközök adatai
A KRÉTA rendszer az eszközök esetében az alábbi adatokat kezeli:
| ADATCSOPORT | MEGNEVEZÉS | TARTALOM | SPECIALITÁS | ALAPÉRTELMEZÉS | LEÍRÁS |
|---|---|---|---|---|---|
| ALAPADATOK | Eszköz neve | KÖTELEZŐ | |||
| Jelleg | |||||
| Fellelhetőségi hely | SZAKKÉPZÉS | ||||
| Felelős személy | |||||
| Eszköz típusa | |||||
| Kategória | |||||
| Beszerzés dátuma | |||||
| Beszerzési érték (forint) | |||||
| Darabszám | |||||
| Mennyiségi egység | |||||
| Gyártási év | |||||
| Gyári szám | |||||
| Szállító | |||||
| Vonalkód | |||||
| Főkönyvi szám | A számlarendben szereplő tétel száma | ||||
| Leltári szám | |||||
| Eszköz felhasználás | |||||
| Tartozék | |||||
| Tartozék hivatkozás | |||||
| Pedagógus hozzáférhet | |||||
| Tanuló hozzáférhet | |||||
| Bérelt | |||||
| Multimédiás | |||||
| Internetkapcsolat | |||||
| Hordozható | |||||
| Hálózati kapcsolat | |||||
| Hibás eszköz | |||||
| Megjegyzés |
Eszközök listája
Az eszközök a menüsorból a Nyilvántartás - Eszközök funkcióval lehet megjeleníteni.
A listában megjelenített adatmezők
Az eszközök listájában az 'Eszköz megnevezése', a 'Statisztikai kategória', a 'Darabszám', a 'Helység', a 'Felelős személy' tulajdonságok jelennek meg. A fejlécben ezekre kattintva lehet módosítani az eszközök listájának rendezési sorrendjét!
Új eszköz létrehozása
A KRÉTA rendszerben az eszközök létrehozását az alábbi módon lehet végrehajtani:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Az
nyomógombra kattintva kezdeményezhetjük az új eszköz adatainak megadását! Az eszközök adatait tartalmazó ablakban adjuk meg az eszköz adatait!
Kötelező adatok megadása
Az eszközök adatainál az 'Eszköz neve', a 'Fellelhetőségi hely' kötelezően megadandó adatok!
- Az adatok megadása után a
gombra kattintva lehet elmenteni az adatokat. Abban az esetben ha valamelyik kötelező adatot nem adtuk meg, akkor a program figyelmeztető üzenetet küld, hogy mely adat(-ok) megadása kötelező! - A mentés után az eszközök listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Eszközök adatainak módosítása
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Az eszközök adatait tartalmazó sorok jobb szélén található
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a kiválasztott eszköz tulajdonságainak módosítását. - A kiválasztott eszköz adatait tartalmazó ablakban módosíthatjuk az eszköz jellemzőit.
- Az adatok módosítása után a gombra kattintva lehet elmenteni a változtatásokat.
- A sikeres mentés után a azeszközök listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Adatok módosításának hatása
A KRÉTA rendszerben az adatok módosításának a legtöbb esetben visszamenőleges hatása van. Ha pl. egy eszköz nevet módosítunk a programban, akkor ennek hatása visszamenőleges lesz, tehát az eszköz korábbi kapcsolatainál is módosulni fognak az adatok.
Több eszköz adatainak együttes módosítása
A KRÉTA rendszerben lehetőség van arra, hogy több eszköz adatait egyidejűleg is módosíthassuk. Ha több eszköz adatát szeretnénk egyszerre módosítani, akkor az eszközök kijelölése után van erre lehetőségünk.
Adatok egyidejű módosítása
Az adatok többes módosítása esetén az összes kijelölt eszközök mindegyikének módosításra kerülnek az adatai, ezért kérjük, hogy a többes módosítást mindig körültekintően használják és a rögzítés előtt győződjenek meg arról, hogy helyesen jelölték ki a megváltozandó elemeket!
Több eszköz adatainak együttes módosítását az alábbi módon lehet végrehajtani:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Az eszközök listájában a sorok elején található jelölőnégyzetre
kattintva jelölhetjük ki a módosítandó elemeket! - A módosításhoz kattintsunk a
nyomógombra! - A kiválasztott eszközök adatait tartalmazó ablakban lehet megváltoztatni a kijelölt elemek tulajdonságait!
Az adatok módosítása után a
gombra kattintva lehet elmenteni a változtatásokat.- A sikeres mentés után a az eszközök listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Tulajdonságok együttes módosíthatósága
A KRÉTA rendszerben nem minden adatot lehet többes módosítással megváltoztatni! Az eszközök nevét - egyediségük miatt - soha nem lehet többes módosítással megváltoztatni!
Eszköz törlése
A KRÉTA rendszerben a tévesen vagy hibásan felvett eszközök törlésére is van lehetőség. Általános szabályként elmondható, hogy biztonsági okokból csak akkor lehet egy elemet törölni, ha nem létezik hozzá kapcsolat, valamint előfordulhat, hogy bizonyos elemek egyáltalán nem törölhetőek. Az eszközök törlését az alábbi módon lehet végrehajtani:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Azeszközök adatait tartalmazó sorok jobb szélén található
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a kiválasztott eszköz törlését! - A törlés előtt egy ablakban megjelenik a törlési folyamat megerősítése!
- Az
gombra kattintva lehet megerősíteni a törlést! A 
nyomógombra kattintva megszakíthatjuk a törlési folyamatot! - A törlés megerősítése után a program ellenőrzi, hogy az eszköz törölhető-e?
- Abban az esetben ha azeszköz nem törölhető, akkor egy hibaablakban megjelenik anak az oka, hogy azeszköz miért nem törölhető.
- Ha a törlés sikeresen megtörtén, akkor egy üzenetablakban megjelenik a sikeres törlési művelet nyugtázása!
A sikeres törlés után a azeszközök listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Törlések érvényessége
Fontos tudni, hogy a KRÉTA rendszerben a törlés mindig a kiválasztott tanévre vonatkozik! Ha pl. egy termet vagy tantárgyat az adott tanévben törlünk, akkor a korábbi tanévekben továbbra is elérhető lesz a rendszerben!
Több eszköz egyidejű törlése
Az adatok módosításához hasonlóan a programban lehetőségünk van arra is, hogy több kijelölt elemet egyszerre töröljünk. Több eszköz egyidejű törlése esetén a program minden egyes eszköz esetében külön ellenőrzi, hogy az eszköz törölhető-e a rendszerben.
Több elem együttes törlése
Az adatok együttes törlése esetén - ha a program egyéb okból nem tiltja valamelyik eszköz törlését, az összes kijelölt eszköz törlésre kerül! Kérjük, hogy több eszköz egyszerre történő törlését mindig körültekintően használják és a rögzítés előtt győződjenek meg arról, hogy helyesen jelölték ki a törlendő elemeket!
Több eszköz egyidejű törlését az alábbi módon lehet végrehajtani a programban:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Az eszközök listájában a sorok elején található jelölőnégyzetre kattintva jelölhetjük ki a törlendő elemeket!
- A törléshez kattintsunk a
nyomógombra! - A törlés előtt egy ablakban megjelenik a törlési folyamat megerősítése! A program figyelmeztet, hogy csak azok az elemek kerülnek törlésre, amelyekhez nem tartozik adatbázis kapcsolat!
- A sikeres törlés esetén a program üzenetet küld, hogy a kijelöltek közül hány elemet sikerült törölni.
- A törlés után a azeszközök listáját tartalmazó oldalra lép vissza a program.
Eszközök adatainak és kapcsolatainak megtekintése
Az eszközök adatainak és adatkapcsolatainak megtekintése lehetőséget biztosít, hogy a KRÉTA programban csak olvasási jogosultsággal is megnézhessük az eszközök adatait, valamint az eszközök különböző további kapcsolatait. Az adatok megtekintéséhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani a programban:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Azeszközök adatait tartalmazó sorok jobb szélén található
ikonra kattintva kezdeményezhetjük a kiválasztott eszköz adatainak és adatkapcsolatainak megtekintését! - A kijelölt eszköz adatait tartalmazó ablak bal szélén lehet kiválasztani, hogy azeszköz melyik adatcsoportját vagy kapcsolatait szeretnénk megnézni.
- Az ablak bezáráshoz kattintsunk az ablak alján található mégse dombra!
Az eszközök alábbi adatcsoportjait és kapcsolatait lehet megnézni:
| ADATCSOPORT | TARTALOM |
|---|---|
Alapadatok | |
Eszközök keresése, szűrése
A KRÉTA rendszerben a listaoldalak bal szélén látható az eszközök keresésére, szűrésére szolgáló funkciók. A SZŰRÉS szövegre kattintva jeleníthetők meg ill. rejthetők el az eszközök esetében használható keresési feltételek megadása. Az eszközök adatait tartalmazó listák szűrését az alábbi módon lehet végrehajtani:
- Ha a felületen nem láthatók a keresési feltételeket beállítást tartalmazó terület, akkor a
gombra kattintva (a képernyőn gyakran függőlegesen jelenik meg a szöveg) lehet megjeleníteni a szűrési adatmezőket! - Írja be vagy válassza ki a szűrési feltételeket! Ha több mezőt is beállít akkor a keresés eredménye azokat az eszközök adatait fogja tartalmazni, amelyek az összes kiválasztott feltételnek megfelelnek!
- A keresési feltételek után megjelenik a
üzenet, amely arra figyelmeztet, hogy a lista tartalma csak a 
gombra kattintva fog frissülni, megváltozni! - A feltételek beállítása után kattintson a gombra!
- A listában a beállított szűrési feltételeknek megfelelő eszközök fognak megjelenni
Eszközök adatainak exportálása
A KRÉTA rendszerben lehetőség van az eszközök adatainak és adatkapcsolatainak Excel táblázatba történő exportálására. Az exportálás végrehajtásához az alábbi műveleteket kell végrehajtani a programban:
- A menüsorban válasszuk a Nyilvántartás - Eszközök funkciót!
- Az Eszközök adatainak exportálásához kattintsunk a
gombra! - AzEszközök esetében az alábbi adatok exportálására van lehetőség:
- Az exportálás után - a böngészőprogram beállításaitól függően - automatikusan letöltődik a kiválasztott Excel táblázat!