A rendszernek legfontosabb alapköve az iskolai adminisztrációs és tanügyigazgatási modul, amely a KRÉTA programban Adminisztrációs rendszer néven került publikálásra. Az Adminisztrációs rendszer tartalmazza mindazon adatokat, amelyeket egy köznevelési intézménynek tárolnia kell önmagáról, alkalmazottairól, diákjairól valamint tanügyi folyamatairól.
Az Adminisztrációs rendszerben az alábbi funkciók érhetők el:
Irányítópult
A KRÉTA programba történő bejelentkezés után a nyitólap jelenik meg, ahonnan elérhetők a szoftver alapfunkciói, illetve a leggyakrabban használt műveletek.
Címsor
A címsor az általános információkat tartalmazó sáv a képernyő tetején, amely minden lapon megjelenik. A címsorban található az intézmény azonosító száma, neve, valamint a kiválasztott tanév. A bejelentkezés után a rendszer automatikusan az aktuális tanév adatait jeleníti meg, a tanév váltását a név alatt megjelenő tanévre kattintva lehet módosítani.
A KRÉTA rendszerbe adminisztrátori jogkörrel belépve minden esetben automatikusan az aktuális tanév kerül betöltésre. A menüsor fölött található az intézmény azonosító kódja, és rövid neve, valamint ez alatt látható az aktuális tanév. A tanév nevére, vagy a mellette található lenyitás ikonra kattintva kiválaszthatók a rendszerünkben már lezárt korábbi tanévek, illetve itt találjuk meg nyári időszakban a következő tanév előkészítési felületét is.
Bármelyik tanévet kiválasztva a rendszer minden menüpontjában a kiválasztott tanév adatai lesznek találhatók.
Abból a célból, hogy könnyű legyen megkülönböztetni az aktuális és a következő tanévet, a következő tanévben a KRÉTA rendszer fejlécének a színe eltér az aktuális tanévi színtől.
Fontos tudni, hogy a beállítások módosítása mindig csak azt a tanévet érinti, amely ki van választva.
Az alábbiakban - a tanévek kezelésével kapcsolatos - tippeket és trükköket ismertetünk, amelyek segíthetik jobban megérteni a tanévek kezelésének elvét.
Tippek és trükkök
Ha egy tantárgy oktatása a következő évben megszűnik (pl. kifutó rendszerben), akkor a következő tanév kiválasztása után lehetőségünk van törölni a tantárgyat. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes korábbi tanévben - a tantárgy megőrzésre kerül, csak a következő tanévben fog eltűnni a rendszerből.
Ha egy pedagógusnak pl. a besorolási fokozata megváltozik az új tanévben, akkor ezt is kezelhetjük a tanévek váltásával. Ha az aktuális tanévben még "pedagógus I", de következő tanévtől átlép a "pedagógus II" fokozatba, akkor a következő tanév kiválasztása után módosíthatjuk a tanár munkaügyi adatait. Ebben az esetben az aktuális - ill. összes előző tanévben - a pedagógus továbbra az akkori időszaknak megfelelő pedagógus fokozatában marad ( "pedagógus I"), csak az új tanévtől fog megváltozni a besorolási fokozata.
A címsor jobb szélén található a bejelentkezett felhasználó neve, mellette zárójelben az megjelenik az automatikus kijelentkezésig hátralevő idő, továbbá a szöveg melletti ikonra kattintva megjeleníthető a felhasználói profil beállítására szolgáló menü.
A címsor jobb oldalán található a bejelentkezett felhasználó neve, mellette zárójelben megjelenik az automatikus kijelentkezésig hátralevő idő. Erre kattintva nyithatjuk le a profil kezelésére szolgáló menüt.
Saját adatlap
Itt adhatjuk meg a belépésre jogosult személy adatait, és ide tölthetünk fel fényképet.
Ez a menüpont jelenleg még nem aktív.
Profilbeállítások
Az 
részben állíthatjuk be, hogy a program működéséhez kapcsolódó tippek láthatók legyenek vagy sem. Ehhez a Tippek elrejtése jelölőnégyzetet kell bepipálnunk, vagy megszüntetnünk a kiválasztását, majd a 
gombra kattintva rögzíteni a kívánt állapotot.
A 
részben változtathatjuk meg jelszavunkat. Ehhez a szokásos módon meg kell adnunk a jelenlegi jelszót, valamint az új jelszót kétszer. Ha a változást menteni akarjuk, akkor kattintsunk a gombra.
Szerepkör beállítások
Ez a menüpont csak abban az esetben aktív, ha a bejelentkezett felhasználónak legalább két jogkört osztottak ki az alkalmazottak adatai között a Belépési adatok fülön. A felnyíló ablakban választhatunk az elérhető szerepköreink közül, ahol a jelenlegi belépéskor választott szerepkör világoskék színű, és mögötte az "(Aktív)" felirat látható.
KRÉTA ügyfélszolgálat
A KRÉTA rendszer tartalmaz egy integrált ügyélszolgálati hibabejelentő felületet, amelynek segítségével gyorsan lehet a programmal kapcsolatos problémákat, a szakmai kérdéseket, a fejlesztési javaslatokat közvetlenül eljuttatni a KRÉTA Ügyfélszolgálatához.
Az ügyfélszolgálati rendszerről bővebben olvashat az Ügyfélszolgálat, hibabejelentés oldalon.
Kijelentkezés
Itt léphetünk ki a KRÉTA rendszerből
Menüsor
A program menüsorából érhetők el a szoftver különböző funkciói. A KRÉTA rendszer különböző moduljaiban (Adminisztrációs rendszer, Elektronikus napló, Elektronikus ellenőrző) a menüsor eltérő funkciókat tartalmaz.
Nyilvántartás
A Nyilvántartás menüben kezelheti az intézmény adminisztrációs rendszerében kezelhető alapnyilvántartásokat és adatokat.
A NYILVÁNTARTÁS menüben kezelhetjük az intézmény adminisztrációs rendszerében szereplő alapnyilvántartásokat és adatokat.
A menüben az alábbi csoportosításban találjuk meg az intézmény törzsadatainak, alapnyilvántartásainak és tanügyi adatainak kezelését:
Az ikonra kattintva a videótárba navigálja a rendszer
Importálások
A KRÉTA rendszer széles körű importálási lehetőségeket biztosít Excel táblázatokból, valamint bizonyos importálási műveletek (pl. KIR adatok) közvetlenül is végrehajthatók.
Tanulók besorolása
A tanulók - tanévenkénti - osztályba és csoportba sorolási műveleteket lehet elvégezni a menüpontban. Ebben a menüben lehet a felvett tanulókat besorolni az osztályaikba, csoportjaikba, tanulókat áthelyezni osztályokból vagy csoportokból, továbbá kiíratni a tanulókat.
e-Napló adatainak kezelése
Az Adminisztrációs rendszerben ebben a menüpontban kezelhetjük az órarendet, a helyettesítéseket, valamint számos szűrési, keresési lehetőség is rendelkezésre áll.
Dokumentumok
A Dokumentumok menüpontból lehet a különböző iskolai dokumentumokat elektronikus formátumban előállítani.
Adatszolgáltatások
Az Adatszolgáltatások menüpont az intézmények Fenntartói által meghatározott rendszeres ill. "ad-hoc" adatszolgáltatásokat tartalmazza.