Előzetes beállítások
A Magyar Posta szerződéses partnerei számára lehetőség van, hogy postai küldemények adatait adathordozón is, úgynevezett elektronikus feladójegyzék formájában átadhassák a posta részére. Az elektronikus feladójegyzék használata elősegíti a küldemények felvételének meggyorsítását, korszerű eszközökkel támogatva az úgynevezett tömegesen felvett küldemények postai átvételét.
A feladójegyzék használatához adminisztrátori beállítások szükségesek. Központilag kerülnek beállításra az adatok megküldését követően. Ehhez az alábbi adatok megadása szükséges:
- vevőkód
- megállapodás azonosító
- az elektronikus feladójegyzéket használó szervezeti egység értesítési címe (postai cím)
- hivatali kapura küldés esetén a saját és a Posta hivatali kapujának megadása.
Kimenő irat iktatása
A kimenő iratok iktatása néhány ponton kis mértékben megváltozik az elektronikus feladójegyzék használatának bevezetésével. A következő sajátosságokra hívjuk fel a figyelmet.
Az Iktatás menüponton, a megfelelő iktatási paraméterek megadását követően, az iktatás folyamata során, a Feladási adatok lapfülön, az Expediálás módja mezőben tudja jelezni az iktatást végző kolléga, hogy milyen módon kerül kiküldésre az irat (postai sima, ajánlott, tértivevény, hivatalos irat, stb.). Az itt megadott továbbítási mód nem jelenik meg az elektronikus feladójegyzéken, a postai díj kiszámítása nem ez alapján történik. Szükséges, hogy a postázási adatokat rögzítő felhasználó az Átadás-Átvétel menüponton, a Feladott tételekre állva, azon belül pedig a Materiális példányok menüponton a kimenő tételek szerkesztésekor pontosan megadja az igénybe venni kívánt postai szolgáltatást, amit az alapján tud beállítani, amit az iktatást végző felhasználó az Expediálás módja mezőben megadott.
A címzett kiválasztásánál a rendszer ellenőrzi, hogy a kiválasztott címzett postai címe mennyire részletesen van kitöltve.
Amennyiben magyarországi címzett esetén olyan postai címet választunk, ahol a település vagy az irányítószám nincs megadva (külföldi cím esetén a település), a program hibaüzenetet jelenít meg, és ebben az esetben nem lehetséges menteni a kimenő iktatást. Ezek a mezők kötelezőek a postai feladáshoz, ha ezek nincsenek töltve, a Posta elutasítja az elektronikus feladójegyzéket.
A postai kézbesítéshez szükséges további cím adatok kétféle módon szerepelhetnek a rendszerben:
- egyben a Cím mezőben megadva
- vagy bontva, a Közterület, Közterület jellege, Házszám, Épület, Lépcsőház, Emelet, Ajtó mezőkben.
A bontott cím mezők megjelenítése adminisztrátori beállítástól függ, de a rendszer alapműködése szerint, ha a Cím mezőben egyben adjuk meg a cím adatokat, a bontást a háttérben akkor is elvégzi automatikusan. Ennek ellenére előfordulhatnak olyan partnerek az adatbázisban, ahol nem szerepel a bontott cím különböző okokból. Ha ilyen címet választunk, ahol a további bontás nincs megadva (itt a program csak a közterület, közterület jellege, házszám mezőket ellenőrzi), a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg.
Ha a címet nem módosítjuk, dönthet úgy is a felhasználó, hogy ezekkel a cím adatokkal végzi a küldést, a rendszer ettől függetlenül végrehajtja az iktatást a megadott adatokkal. A Magyar Posta a bontott címadatok használatát részesíti előnyben, de használata nem kötelező.
Feladott tételek előkészítése elektronikus feladójegyzékre helyezéshez
Az elektronikus feladójegyzék generálásához szükséges, hogy a rá kerülő tételek postázási adatait pontosan megadjuk. Ezek szerkesztésére az Átadás-Átvétel menüponton, a Feladott tételekre állva, azon belül pedig a Materiális példányok menüponton van lehetőség.
Kiválasztva a megfelelő iratot, majd pedig a Szerkeszt funkciógombra kattintva lehetővé válik az irat adatainak szerkesztése.
A Szolgáltatások fülre kattintva állítsuk a Hivatalos választógombot az Igen állásra.
Ebben az esetben a Feladási adatok fülön a Ragszám, valamint a Súly mezők kötelezően kitöltendővé válnak. Erre a rendszer külön fel is hívja a figyelmünket, ezek megadása nélkül nem lehetséges a módosítások mentése. A súly értéket alapértelmezetten 30g-mal tölti a rendszer, ezen a felhasználó szabadon módosíthat. A Ragszám esetében, a mező töltésekor a rendszer formátum ellenőrzést végez és csak a postai szabványnak megfelelő érték rögzítését engedi.
Ugyanakkor a Jegyzék/Nyomtatási adatok fülön az Értesítő száma mező szintén kötelezően kitöltendővé válik.
Elektronikus feladójegyzék előállítása a Postalap menüponton
Mivel a tételek szerkesztése és a feladójegyzék előállítása külön felületen történik, célszerű megjelölni a postalapra, illetve elektronikus feladójegyzékre helyezni kívánt példányokat, hogy a jegyzék előállításakor egyszerűen tudjuk elvégezni a keresést. Ehhez használjuk a Postalap funkciót az Átadás-Átvétel menüponton.
Válasszuk ki a postalapra helyezendő iratokat a jelölőnégyzetek segítségével.
A megjelenő Postaküldemények oldalon nyílik lehetőség arra, hogy a felhasználó előállítsa a kívánt Elektronikus feladójegyzéket.
Ehhez szükséges a megfelelő Nyomtatvány, valamint használatra szánt Postafiók kiválasztása. A Postafiók, minden szervezet esetében a POSTA EFJ [Szervezet neve] Az Elektronikus feladójegyzék funkciógomb csakis ezen beállítások után válik aktívvá.
Az Elektronikus feladójegyzék gombra kattintva letöltésre kerül az elektronikus feladójegyzék a számítógép alapértelmezett letöltési mappájába (Elektronikus feladójegyzék.xml néven). Ezt a fájlt kell a Postának e-mailben elküldeni. Amennyiben az előállított jegyzék valamilyen hibát tartalmaz, a program erről információs ablakban tájékoztat.
Postalap generálás
Ugyanezen a menüponton nyílik lehetősége a felhasználónak a postalap generálására, amely a Generálás funkciógombbal érhető el. Ekkor letöltésre kerül a postalap PDF formátumban (Postalap - Postai feladójegyzék.pdf néven)
A letöltött PDF fájl tartalmazza a felhasználó által kiválasztott iratok feladójegyzékét.
Postalap iktatása
A Postaküldemények oldalon az Iktatás gomb segítségével a felhasználó iktathatja a Postalapot.
A további, a mentéshez szükséges adatok megadására ekkor nyílik lehetőség.
A Mentés gombra kattintva pedig iktatásra kerül az előzőleg létrehozott postalap.
Feladójegyzék e-mailben történő küldése a Posta részére
A felhasználó által generált elektronikus postalapot a felhasználónak kell a Posta által megadott efeladas@posta.hu e-mail címre elküldeni (10 megabyte mérethatárig csatolmányként) bármely, általa használt szervezethez tartozó e-mail címről.