Útmutató adatszolgáltatáshoz

1. Első lépések

A felnőttképző, ha szerepel a felnőttépzők nyilvántartásában kezdeményezheti képzéseiről az adatszolgáltatást, arra a tevékenységre, amelyre megkapta nyilvántartási számát.

A belépést követően a felhasználó, a képernyő felső sávjában található legördülő menüből választhatja ki azt a felnőttképzőt, amelynek képzéséről adatot kíván szolgáltatni (amennyiben több felnőttképző nevében is eljárhat).

A bal oldali menüben jelenik meg a „Képzési adatszolgáltatás” menüpont, csak azon felnőttképzők esetében, akik már szerepelnek a nyilvántartásban. Képzés adatokat a 2020. szeptember 1-étől megkezdett képzésekre lehet szolgáltatni.

Az a felnőttképző, aki szeptember 1-ét követően került be a nyilvántartásba, vissszemanőlegesen is tud adatot szolgáltatni bejelentés alapján folytatott képzések esetében. Engedélyhez kötött képzési tevékenységről csak a nyilvántartásba vételt követően kezdődő képzések esetében szolgáltathat a felnőttképző adatot.

2. A képzési adatok megadása

A „Képzési adatszolgáltatás” menüpontra kattintva a „Képzések listája” képernyőre jut a felhasználó. Az első belépéskor ez a lista még üres. A lista felépítésére, tartalmára a 4. pontban térünk ki.

A kiinduló állapotban még üres táblázat alatt található az „Új képzés rögzítése” gomb. Erre kattintva megnyílik a „Képzés adatszolgáltatási adatlap”.

Az adatlap első fülén, a „Képzés adatai” fülön kell megadni - a résztvevőkre vonatkozó adatok kivételével - a képzés valamennyi adatát. (A résztvevők adatait külön fülön lehet megadni.)

A „Képzés adatai” fülön  szerepelnek olyan adatok, amelyeket a felnőttképzési adatszolgáltatás, és olyanok, amelyeket a statisztikai adatszolgáltatás keretében kell feltölteni a felnőttképzési adatszolgáltatási rendszerbe. Az adatok köre és az adatok megadásának határideje függ attól, hogy a képzés bejelentés, vagy engedély alapján valósul meg. Vannak olyan adatok az engedély alapján folytatott képzések esetében, amelyeket a felnőttképzési adatszolgáltatás keretében már a képzés megkezdését követő három munkanapon belül kötelezően meg kell adni amíg ugyanezeket az adatokat a bejelentés alapján folytatott képzés esetében majd csak az OSAP adatszolgáltatás keretében kell kötelezően megadni. A bejelenés alapján folytatott képzések esetében is megadható valamennyi adat már a képzés kezdeti szakaszában, amennyiben ez a felnőttképzőnek így kényelmesebb.

Adatok mentése, beküldése

Addig, amíg a ”Képzés adatai” fülön valamennyi kötelező mezőt nem töltött ki a felhasználó, piszkozatként sem tudja elmenteni az adatlapot. Amennyiben a képzés adatait piszkozatként menti el a felhasználó, a piszkozat még törölhető. Az adatok beküldésére az „Adatszolgáltatás beküldése” gombra kattintva akkor van lehetőség, ha legalább egy résztvevő adatai megadásra kerültek a „Résztvevő adati” fülön. Ezt követően a felnőttképző szabadon és időkorlát nélkül változtathatja meg az adatlap tartalmát, azzal, hogy a változások az „Adatlap története” fülön rögzítésre kerülnek, és nyomon követhetők. Erre részletesen a 7. pontban térünk ki. Az adatlap beküldése után már az adatlap törlésére nincs mód.

Minden módosításnál az „Adatszolgáltatás beküldése” gombra kell kattintani, ezzel a módosított adatok mentésre és beküldésre kerülnek.

Bejelentés, vagy engedély alapján folytatható-e a képzés?

A rendszer képzés adataiból állapítja meg, hogy az adott képzés bejelentés, vagy engedély alapján folytatott képzés-e.

Ebből a szempontból „vezérlő adat” a képzés célja szerinti képzési jelleg. Az alábbi négy jelleg közül egyet kell kötelezően kiválasztani a felnőttképzőnek:

1. Részszakmára felkészítő szakmai oktatás
2. Szakképesítésre felkészítő szakmai képzés
3. Jogszabály alapján folytatott képzés
4. Egyéb képzés

További adatok, amelyek meghatározzák, hogy a képzés bejelentés, vagy engedély alapján folyik-e:

1. szerint támogatott képzés
2. Belső képzés
3. Szakképző intézmény folytatja-e a képzést.

Az első két jellemző megadása jelölő négyzetben történik a képzési adatlapon. A harmadik jellemzőt a felnőttképző adatai határozzák meg.

Bejelentés alapján szervezhető képzések a következők – a rögzített adatok alapján

1. Egyéb képzés, ha nem támogatott, vagy támogatott, de belső képzés keretében valósul meg.
2. Jogszabály alapján folytatott képzés, akkor is, ha támogatott.
3. Belső képzés akkor is, ha támogatott, de nem tartozik cél szerinti első két jellegbe.
4. Az első két jellegbe tartozó képzés, ha szakképző intézmény folytatja, akkor is, ha támogatott a képzés.

Engedély alapján szervezhető képzések a következők – a rögzített adatok alapján

1. A képzés célja szerint az első két jellegbe tartozó képzés, ha a felnőttképző nem szakképző intézmény.
2. Támogatott képzés, abban az esetben, ha nem belső képzés, és nem jogszabály alapján folytatott képzés.

Bejelentett képzés adatlapja:

Engedélyezett képzés adatlapja:

3. Résztvevők adatainak megadása

Adatfelvitel résztvevőnként

A felnőttképző az „Új résztvevő hozzáadása” gombra kattintva egyenként tudja felvinni a résztvevőket.

A résztvevő nyilatkozata alapján a felnőttképző külön jelölheti a természetes személyazonosító adatok, az email cím, és az adószám esetében, hogy a résztvevő adatainak továbbítását megtiltotta.

Amennyiben a felhasználó kipipálja a jelölőnégyzetet, amely mellett ez a szöveg található -  „Rögzítés után az Új résztvevő adatainak rögzítése ablak maradjon nyitva” – akkor a mentést követően az adatlap mezőit a rendszer kiüríti, és folytatható tovább a következő résztvevő adatainak feltöltése.

A képzésekhez felvitt résztvevő(k) mindig csak a piszkozat mentésekor vagy adatszolgáltatáskor kerül(nek) ténylegesen rögzítésre.

Adatimport Excel fájlból

A „Letölthető import sablon” linkre kattintva letöltésre kerül az az Excel táblázat, amelyben a képzési csoport valamennyi résztvevőjének adatai megadhatók. Az űrlapon található válaszlehetőségek legördülő listából választhatók az Excel táblában is. Megjegyzésekben olvashatók a kitöltést segítő információk. Amennyiben az Excel tábla kitöltése hiányos, vagy hibás, akkor a rendszer hibaüzenetben tájékoztatja erről a felhasználót, valamint a feltöltött Excel táblázat hibaüzenetekkel letöltésre kerül, melyből a felhasználó tájékoztatást kap, hogy milyen adatok voltak hiányosak vagy hibásak a feltöltéskor.

Itt is be lehet állítani, hogy a résztvevő mely adatai továbbításához járult hozzá.

Importáláskor a résztvevői listában korábban szereplő résztvevők törlésre kerülnek, és csak az Excel-ben található résztvevők kerülnek a táblázatba. Figyelem: az Excelből történő adatimport felülírja a résztvevői listát. Ha az Excel tartalmaz legalább egy hibás résztvevő adatot, akkor a feltöltés meghiúsul és a résztvevők listája változatlan marad.

A képzésekhez felvitt résztvevő(k) mindig csak a piszkozat mentésekor vagy adatszolgáltatáskor kerül(nek) tényleges rögzítésre.

Oktatási azonosító

A felnőttképző a képzésben résztvevőtől bekéri az oktatási azonosítót, azt nyilvántartja, illetve továbbítja/feltölti a felnőttképzési adatszolgáltatási rendszerbe. Amennyiben a résztvevő nem ismeri az oktatási azonosítóját, vagy nincs neki, akkor az oktatási azonosító lekérdezését a FAR rendszer végzi, a felnőttképző által megadott természetes személyazonosító adatok segítségével.

Ha a személyes adatok továbbítását a résztvevő letiltotta, és az oktatási azonosítót nem töltette fel a felnőttképző, mert a résztvevő azt nem adta meg, vagy nincs neki, akkor az Oktatási Hivatal (OH) nyilvántartásából történő lekérdezéshez - vagy az azonosító létrehozásához - szükség van a személyes adatokra, ezért ezeket abban az esetben is meg kell adni, ha a résztvevő azok továbbítását megtiltotta. Az OH lekérdezés / létrehozás után a személyes adatok a Felnőttképzési adatszolgáltatási Rendszerből törlésre kerülnek.

4. Képzések listája

A lista felépítése

Az alábbi képernyőképen látható, hogy egy adott képzés esetében mely adatok jelennek meg a képzéseket tartalmazó táblázat oszlopaiban.

Az utolsó négy oszlopban a képzési adatszolgáltatás állapotáról kapunk visszajelzéseket. Az adott oszlopban három féle piktogram hordozza a figyelmeztető, tájékoztató információkat. A „zöld pipa” azt jelzi, hogy a felnőttképző az előírásoknak megfelelően elvégezte teendőit. A „sárga háromszögben felkiáltójel” figyelmeztető jelzés arról tájékoztat, hogy valamilyen feladat határideje közeledik. A „piros háromszögben felkiáltójel” pedig azt jelzi, hogy a felnőttképző elmulasztott valamit, vagy nem határidőben végezte el az előírt tevékenységet. A felhasználó ha a fejlécben szereplő betűk fölé helyezi az egeret, akkor látja a mezők teljes megnevezését, csakúgy, mint amikor a figyelmeztető piktogram fölé helyezi az egeret. Az alábbiakban oszloponként mutatjuk be a lehetséges figyelmeztetéseket.

1. A- Felnőttképzési adatszolgáltatással kapcsolatos figyelmeztetések
   1. Ha a kezdés dátumától számított három munkanapig nem töltött fel résztvevőt-- piros ikon. A figyelmeztető üzenet:: "A megadott adatok alapján a képzés már elkezdődött, de a résztvevők lista még nincs kitöltve. Kérjük pótolja!"
   2. Ha a képzés vége dátumig három nap van hátra - sárga ikon. A figyelmeztető üzenet: "A korábban beküldött adatszolgáltatás alapján a képzés hamarosan befejeződik. Kérjük ellenőrizze, hogy a képzés vége dátum helyesen van-e kitöltve!"
2. O - OSAP statisztikai adatszolgáltatással kapcsolatos figyelmeztetések
   1. Ha az OSAP adatokat hiánytalanul megadta - zöld. Nincs figyelmeztető üzenet.
   2. Ha még nincs minden adat megadva – sárga. A figyelmeztető üzenet: "A képzésnél az OSAP adatszolgáltatáshoz szükséges mezők közül nincs még minden kitöltve. Ezeket az adatokat {képzés vége + 30 naptári nap}-ig kell megadni."
   3. Ha a képzés tényleges befejezésétől számított harminc napot követően még nincs minden OSAP adat megadva – piros. A figyelmeztető üzenet: "A képzésnél az OSAP adatszolgáltatáshoz szükséges mezők közül nincs még minden kitöltve. Ezeket az adatokat {képzés vége + 30 naptári nap}-ig kell megadni, kérjük pótolja!"
3. K- Elégedettségmérési kérdőívvel kapcsolatos figyelmeztetések
   1. Ha a szöveges észrevételét határidőn belül megtette a felnőttképző – zöld. Nincs figyelmeztető üzenet.
   2. Ha a felnőttképző a képzés befejezésétől számított 45 napon belül nem fűzött szöveges megjegyzést az elégedettségméréshez –sárga. A figyelmeztető üzenet: "Az elégedettségi felmérés szöveges kiértékelésére {képzés vége + 45 naptári nap}-ig van lehetősége. Ez után a rendszer a felnőttképző szöveges kiértékelése nélkül fogja rögzíteni az eredményeket."
4. T – Tanúsítvánnyal kapcsolatos figyelmeztetések.
   1. Ha az összes, 4T adattal rendelkező résztvevőnek van kiállítva tanúsítvány - zöld. Nincs figyelmeztető üzenet.
   2. Ha van olyan 4T adattal rendelkező résztvevő, akinek nem generált tanúsítványt a felnőttképző, képzés engedélyhez kötött és a képzés befejeződött - sárga. A figyelmeztető üzenet: "A megadott adatok alapján a képzés már befejeződött, de nincs még minden résztvevőhöz tanúsítvány létrehozva. A tanúsítványokat a jogszabályok szerint {képzés vége + 60 naptári nap}-ig kell kiállítani."
   3. Ha letelt a 60 nap a képzés befejezésétől - piros.

Keresés a listában

A felhasználó a képzési listában a táblázat második sorában található mezőkbe írva, a szabad szöveges keresés szabályai alapján hajthat végre kereséseket.

5. Elégedettségmérés

Az elégedettségmérés fül akkor jelenik meg egy képzés esetében, ha már az adatbeküldés megtörtént. A fülre kattintva addig, amíg még nem történt meg a kérdőív kiküldése, ez a szöveg olvasható: A rendszer a képzés befejezését követő napon fogja kiküldeni az elégedettségi kérdőív kitöltéséről szóló meghívókat (a kérdőív linkjét tartalmazó leveleket) azoknak a résztvevőknek, akikhez a kiküldés pillanatában meg van adva e-mail cím. A kérdőív válaszokat a rendszer anonim módon kezeli, a kiküldött meghívók és az ezek alapján beküldött válaszok között nincs adatkapcsolat. Egy kérdőívet minden résztvevő csak egyszer tölthet ki és nem kötelező minden kérdésre válaszolnia.

A kérdőív

Attól kezdve, hogy az első válaszadó kitölti a kérdőívet, itt jelennek meg a kiküldött kérdések, és a válaszok átlagai, továbbá az adott kérdésre válaszadók száma.

A kiküldés után, a kitöltési határidőtől (képzés befejezésétől számított harminc nap) számított 15 napig a felnőttképző bármikor írhat észrevételt, vagy kiegészítheti észrevételét az adott képzés elégedettségmérésének eredményeivel kapcsolatban. A rendszerben mindig az utoljára megadott észrevételt tároljuk,

6. Tanúsítvány kiállítása

A felnőttképző az első adatszolgáltatást követően kiállíthatja a tanúsítványt azoknak a résztvevőknek, akik megadták természetes személyazonosító adataikat, ezzel biztosítva, hogy rövid képzések esetében is lehetősége legyen a felnőttképzőnek a képzés befejezését megelőzően létrehozni a tanúsítványokat, és így azokat az utolsó foglalkozáson az oktató kiadhatja. A lista elején található jelölőnégyzet segítségével jelölhető, hogy kinek a tanúsítványát szeretné a felnőttképző generálni.

Amennyiben a résztvevő tanúsítványon szerepkő adatait javítani kell, a tanúsítványt újra ki kell generálni, ezt követően megváltozik a tanúsítvány azonosítója, amely egy bővítmény számot kap.

A teljes csoportra is egyszerre kigenerálható az összes tanúsítvány.

A tanúsítványok letöltése egyesével is megtörténhet, valamint zip állományban több tanúsítvány letöltését is biztosítja a rendszer.

7. Adatlap története

Az adatlap története listában a táblázat oszlopaiban szereplő adatok megváltoztatása esetén egy újabb sor keletkezik, és elmentésre kerül a módosított adatlap változat, melyet a sorra kattintva a felnőttképző (és a PMKH vagy a megbízásából eljáró ellenőrzést végző szakértő) megtekinthet.