Az alábbi oldalon lépésről-lépésre bemutatjuk, hogy a a "Digitális oktatáshoz való egyenlő hozzáférés feltételeinek biztosítása a tanulók és a pedagógusok számára" című projektben és a projekt nyilvántartására szolgáló KRÉTA Tárgyi Eszköz Ellátási és Karbantartási (röviden TESZEK) Modulban milyen feladatokat kell végrehajtani az TESZEK Eszközmenedzser jogosultsággal rendelkező felhasználónak.
Milyen feladatai vannak a TESZEK - Eszköz-menedzsernek az eszközök átvételében és kiosztásában?
- Regisztráció és a TESZEK - Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása.
- A kiszállított eszközök átvétele a logisztikai cégtől az intézményben.
- Intézményi eszközök kiosztása a szülőknek ill. pedagógusoknak, az átadás adminisztrálása a KRÉTA TESZEK modulban.
- Az eszköz kiosztása utáni teendők
1. Regisztráció és a TESZEK Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása
Szülői és pedagógus regisztrációs az eszközigényléhez
A szülőknek (törvényes képviselőknek) a KRÉTA elektronikus ellenenőrzőjében vagy a KRÉTA Szülőknek mobil alkalmazásban ill. a pedagógusoknak a KRÉTA e-Naplóban regisztrálniuk kell eszközigényüket. Fontos tudni, hogy csak a törvényes képviselőnek jelölt szülők, gondviselők indíthatják el az eszközigénylési folyamatot. A KRÉTA tanulói, szülői és pedagógus adatok ellenőrzéséről ide kattintva olvashat részletes útmutatót!
A KRÉTA TESZEK - Eszköz-menedzser jogosultság kiosztása
Az intézmény KRÉTA adminisztrátornak a regisztrációs folyamat alatt szükséges gondoskodnia, arról hogy az eszközfelelős személynek kiosztásra kerüljön a TESZEK-Eszköz-menedzser jogosultság, ez előfeltétele az eszközök kiosztásának! A jogosultság kiosztásának műveletét ide kattintva, ezen az oldalon olvashatja el ill. megtekintheti a rövid oktatóvideót is a művelet végrehajtásáról! A kiosztást megelőzően kérjük ellenőrizze, hogy az eszközfelelős személynek valóban ki ban-e osztva a TESZEK - Eszköz-menedzseri jogosultság!
2. Eszközök kiszállítása és átvétele az intézményekben
Az intézményi eszközöket a logisztikai cég szállítja ki az iskolákban az előzetesen igényelt mennyiség alapján. A garanciális ügyintézés gyorsasága ill. az esetleges többletigények miatt lehetséges, hogy az intézményben az előzetesen megadott eszközök darabszámánál több eszköz kerül kiszállításra.
A kiszállítási és az átvételi folyamat az alábbi módon történik:
- Az Intézmény Fenntartója előzetesen kiértésíti az intézményt a várható szállítás dátumáról.
- Ezután a logisztikai cég az ütemterv alapján felveszi az intézménnyel a kapcsolatot az időpont egyeztetése céljából.
- A szállító cég kiszállítja az eszközöket az adott intézménybe. Az eszközök átvételéről az intézményvezető, vagy annak megbízottja gondoskodik.
Az eszközök átvételekor az eszközök mellett az alábbi dokumentumokat kapják meg az intézmények:
- A Szállítólevél 6 példányát, amelyből 2 példányt fog az intézménynél maradni. Az intézménynél maradó példányok közül egy darab intézményi példány, és egy fenntartói példány, melyről az intézmény gondoskodik, hogy fenntartója részére eljuttassa. A szállítólevél tételesentartalmazza az összes átvett eszközt (Típus, Gyáriszám, Leltáriszám és a leltári szám vonalkódja). A fennmaradó - intézmény részéről aláírt - további 4 példányt a szállító cég fogja eljuttatni a megfelelő helyekre.
- Az Etiketteket, amelyen az előzetesen már regisztrált felhasználók adatai szerepelnek. Abban az esetben ha a kiszállítás előtt 3 nappal már regisztráltak a szülők vagy pedagógusok, akkor ezeken ez etiketteken az adataik szerepelni fognak. Az etiketteket az átadás-átvételi dokumentumra kell majd felragasztani az eszköz átadásakor. Abban az esetben ha a regisztrációs a kiszállítás előtt még nem történt meg, akkor a TESZEK Modulból letölthető biankó etikettet kézzel kell majd kitölteni az eszközök kiosztásakor.
Az intézményi átvevő aláírásával és az intézmény pecsétjével igazolja, hogy az eszközöket tételesen, darabszámot ellenőrizve átvette.
3. Intézményi eszközök kiosztása
A TESZEK - Eszköz-menedzsernek szükséges a kiosztást megelőzően ellenőriznie, hogy az eszköz átvevő átadta e számára az Etiketteket tartalmazó borítékot, illetve a TESZEK felületére belépni. (Abban az esetben, ha nem tud belépni, akkor az intézményi Adminisztrátornak kell ellenőrizni a jogosultság kiosztását). Szükséges azon szülők, és pedagógusok értesítése, akik esetlegesen még nem regisztráltak, illetve a szülők tájékoztatása a meghatalmazás lehetőségéről és a meghatalmazási minta kiküldése.A kiosztási folyamat a következő esetek figyelembevételével négyféle módon történhet:
Előzetesen regisztrált szülő esetén, aki rendelkezik Etikettel és az adatai is egyeznek: A TESZEK – Eszköz-menedzsernek szükséges már előzetesen belépnie a TESZEK modul felületére, majd a kiválasztott eszköz dobozát felnyitnia és az átadás-átvételi papírokat kivennie. A doboz mindkét átadás-átvétel dokumentumot tartalmazni fogja (pedagógus és diák)! Ebben az esetben a gondviselő - törvényes képviselő (diák) részére készült dokumentumot szükséges kiválasztani (A másikra nem lesz szükség). A hozzá tartozó Etikettet kérjük ragassza fel az Átadás-Átvételi dokumentumra.
Abban az esetben, ha a szülő nem rendelkezik hozzá tartozó Etikettel: (ez későbbi időpontban elvégzett regisztráció esetén fordulhat elő) Az Átadás-átvételi dokumentumokat kérjük töltse ki a helyszínen két példányban. Fontos, hogy az „Intézmény átvevőjéhez” név beírása is szükséges! Ezután az Átadás-Átvételi dokumentumokat szükséges aláírni az átvevő és az Eszköz-menedzser részéről két példányban, az egyik példány az átvevő példánya az eszközzel együtt, a másik példány az intézményé. (Ez kerül majd feltöltésre később a TESZEK felületére) Nem szükséges ezt a dokumentumot helyben feltölteni!
Ha nincs a törvényes képviselőnek előzetes regisztrációja, abban az esetben szükséges a helyszínen elvégeznie azt, ez feltétele az eszköz átvételének! Ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nem tud belépni a KRÉTA rendszerbe, akkor az intézményi Adminisztrátornak szükséges ellenőrizni, hogy a gondviselő, törvényes képviselő beállítása megtörtént a KRÉTA rendszer felületén, illetve kapott-e belépési adatokat. Abban az esetben, ha a törvényes képviselő nem tud regisztrálni, mert nincs erre alkalmas eszköze: az intézménynek kell biztosítani valamilyen eszközt a regisztrációhoz! Akár Adminisztrátori segítséget nyújtva.
Ha a törvényes képviselőnek van előzetes regisztrációja, de nem egyeznek az adatai az Etiketten feltüntetett adatokkal: A TESZEK - Eszköz-menedzsernek a helyszínen a TESZEK felületén szükséges ellenőrizni a gondviselő adatait. Hiba esetén a felület automatikusan jelzi a problémát és a megoldást. Ha a felület nem jelez hibát, akkor a TESZEK - Eszköz-menedzsernek szükséges ellenőrzni, hogy a rögzített adatok és az elkért iratok egyeznek-e. Ha nem egyeznek, akkor a gondviselőnek a helyszínen szükséges javítania a regisztrációjában. Ezt a gondviselői felületre beleépve a "Regisztráció módosításával" lehetséges elvégeznie.
Ha az átvevő egy meghatalmazott személy: Abban az esetben, ha rendelkezik előzetes meghatalmazással az átvevő személy az eszköz részére átadható.
"Jelen Meghatalmazás az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyv mellékletét képezi." Az Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvre az Átvevő adataihoz a Meghatalmazó adatai kerülnek, az Átvevő aláírásához a következők: „…………………(Meghatalmazó neve) képviseletében eljárva ………………. Meghatalmazott (neve)”
Ha nem rendelkezik az átvevő személy kitöltött meghatalmazással, abban az esetben a helyszínen az intézményi példány sokszorosításával van lehetőség kitölteni helyben vagy a felületről való letöltéssel is lehetséges.
4. Az eszköz kiosztása utáni teendők
Az eszközök kiosztását követően A TESZEK felületére szükséges az átadás-átvételi dokumentumok feltöltése minden kiosztott eszközhöz.
Feladataim eszköz menedzserként
Belépünk a TESZEK modul felületére.
KÉÉÉÉP
Keressük meg az Eszközkiosztás menüpontot.
Kattintsunk a menüpontra és válasszuk az Eszközkiosztás igény alapján pontot.
Válasszuk ki a lenyíló listából a Feladatellátási helyet (FEH).
Ekkor betöltődnek az FEH adatai.
A munkaterületünk a második szekcióban van.
Eslő lépésként válasszuk ki a lenyíló listából az igénylő nevét.
Ekkor a szürke (statikus) hátterű mezőket kitölti a rendszer a KRÉTÁból kapott adatokkal.
A kitöltehtő mezőket fehér háttérrel jelöli a program.
A pirossal jelölt adatok nem hibásak.
Amennyiben olyan személynek választunk a listából, akinek már kiosztásra került egy eszköz, akkor azt az alábbi hibaüzenettel jelzi a rendszer.
Az igénylő kiválasztás aután a következő feladatunk az eszköz kiválasztása.
Ezt a harmadik szekcióban lehet megtenni.
Válasszuk ki a lenyíló listából a kiadni kívánt készüléket.
Amennyiben az eszközt már korábban hozzárendeltük egy személyhez, az alábbi üzenettel figyelmeztet erre minket a rendszer.
Ha még ki nem osztott eszközt rendelünk hozzá, azaz jól választottunk, akkor az alábbi képernyőt látjuk.
Amennyiben Meghatalmazott veszi át az eszközt, kérjük a megfelelő pipát jelölje ki a lap aján.
A következő lépés, hogy bejelöljük a Az átvevő adatait a bemutatott okmányok alapján ellenőriztem előtti kis jelölőnégyzetet.
Ezután nyomjunk rá a Tárolás funkciógombra.
Megjelenik az alábbi jelzés, sikeresen hozzárendeltünk egy személyhez egy eszközt.
Mi tegyünk, ha vissza kell vennünk egy eszközt?
Válassuk a Használatba adott eszköz menüpontot.
Válasszuk ki az eszközt a megfelelő sorra kattintva, majd nyomjuk meg a Szerkesztés funkciógombot.
Kattintsunk a Visszavétel lapfülre.
Töltsük ki a fehér hátterű mezőket, a csillaggal jelöltek kitöltése kötelező!
A felugró ablakban is, majd kattintsunk a Tárolás funkciógombra.
Ezután nyomjuk meg a Mentés funkciógombot.
A sikeres visszavételről is kapunk visszajelzést.
Ezután az eszköz kikerül a kisoztottak listájából és újra kiosztásra kerülhet.
Az visszavételi dokumetumot itt töltheti le.