Az intézmény a KRÉTA rendszerben a következő tanév előkészületét legtöbbször a tantárgyfelosztás elkészítésével kezdi meg.  

A tantárgyfelosztás adatszolgáltatása során az alábbi feladatokat szükséges elvégezni az intézményben:

1.       Intézményi adatok ellenőrzése
   1.       Ellenőrizzék a KRÉTA rendszerben az intézmény adatait, szükség esetén javítsák azt.
   2.       Ellenőrizzék a KRÉTA rendszerben az intézmény működési helyeit, valamint az azokon ellátott oktatási-nevelési feladatokat, szükség esetén egészítsék ki, módosítsák azokat.
2.       Amennyiben még nem vette fel a pedagógusok (Alkalmazott) adatait, akkor importálják a KIR rendszerből az intézmény pedagógusait.
   1.       Állítsák be az importált  pedagógusok munkaügyi és foglalkoztatottsági adatait.
   2.       Amennyiben egy pedagógus nem található a rendszerben, kérjük vegyék fel.
3. Vizsgálják meg, szükséges-e még nem ismert (betöltetlen) álláshely felvétele a rendszerbe, és amennyiben szükséges, vegyék fel.
4.       Töltsék fel az intézmény tantárgyfelosztását az alábbi módok valamelyikén:
   1.       Készítsék el a tantárgyfelosztást egy importálható formátumban, és töltsék be a rendszerbe. Ez esetben a rendszer a tantárgyfelosztás dokumentumából automatikusan létrehozza az osztályokat, a csoportokat és a tantárgyakat.
   2.       Másik megoldás, hogy vegyék fel a KRÉTA rendszerbe az osztályokat, a csoportokat és a tantárgyakat, valamint ezt követően a tantárgyfelosztás elemeit.
5.       Állítsák be az egyes osztály jellemzőket: évfolyam és egyéb adatok (pl. szakképző intézmény esetén a szakképzési jellemzők).
6.       Állítsák be az egyes csoport jellemzőket: csoporttípus és egyéb adatai (pl. osztálybontás).
7.       Állítsák be az egyes tantárgyi jellemzőket: tantárgy kategóriái és egyéb adatok.
8.       Véglegesítsék a tantárgyfelosztást az Adatszolgáltatások /  tantárgyfelosztás felület segítségével.