Hogyan értesül a fenntartó egy sérült/meghibásodott eszközről?

Az intézmény Esetkezelője a TESZEK felületén a sérült/meghibásodott eszközzel kapcsolatosan létrehoz egy esetet. A létrehozott eset a TESZEK fenntartói felületén megjelenik. Az Esetjóváhagyó jogosultsággal rendelkező fenntartói alkalmazott az esetet látja. Az esettel kapcsolatosan döntést tud hozni, feladato(ka)t tud indítani, projektirányító szervhez tudja küldeni, majd az esetet le is tudja zárni. 

Szervizfolyamat szereplői

A folyamatban az alábbi szerepkörrel rendelkező felhasználók jelennek meg:

• (Intézményi) Esetkezelő – az intézmény Esetmenedzser (esetkezelő) szerepkörrel felruházott munkatársa, aki jogosult a szervizfolyamat elindítására, továbbá a szervizfolyamat tulajdonképpeni végig vitelére (jóváhagyást kér, munkavégzést elrendel, lezár).
• (Fenntartói) Jóváhagyó – az intézmény fenntartójánál Fenntartói esetjóváhagyó szerepkörrel felruházott munkatárs, aki műszakilag és pénzügyileg jóváhagyja vagy elutasítja a javítást, illetve, ha szükséges, akkor központi jóváhagyást kérhet, mely jóváhagyása esetén szintén jóváhagyhatja, vagy elutasíthatja azt.
• (Központi) Jóváhagyó – a központ (KK) Központi esetjóváhagyó szerepkörrel felruházott munkatársa, aki pénzügyileg jóváhagyja vagy elutasítja a javítást, amennyiben a javítás nem garancia keretében történik.
• Szervizmenedzser (munkavégző) – a szerződéses szervizpartner munkatársa, aki átveszi a folyamatot a munkavégzés elrendelésekor és aki jelent a munkavégzésről.

Hol tudom megtekinteni az intézmény által létrehozott esetet?

A fenntartói TESZEK modulba Fenntartói esetjóváhagyó jogosultsággal belépve kattintsunk az ESETKEZELÉS menüpontra.

Eset kiválasztása

Az Esetek áttekintése oldalra visz a rendszer, ahol a megjelenő táblázatból válasszuk ki azt az esetet, amelynek státusza „Műszaki jóváhagyás kérése”. Kattintsunk az érintett sorra, majd a táblázat felett megjelenő szerkesztés ( ikon) gombra.

Eset ügyintézése

Eset átvétele

Az eset kiválasztása után az Eset szerkesztése oldalra visz a rendszer, amely oldal Alapadatok lapfülén meg tudjuk tekinteni a bejelentett eset részleteit. Az eset ügyintézéséhez szükséges az esetet átvenni az intézménytől. Ezt a jobb felső Eset átvétele (ikon) gombra kattintva tudjuk megtenni.

A funkciógombra kattintva a rendszer megerősítést kér. Az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset átvétele.

Ügyintézés

Az eset magunkhoz vétele után döntéshozó gombok jelennek meg. Lehetőségünk van az esetet jóváhagyni, illetve elutasítani.

1. Elutasítás esetén: Az Elutasítás ( ikon ) funkciógombra kattintva szükséges a döntést indokolni. Ilyen indok lehet például, hogy nem szükséges szervizbe küldeni a gépet, hiszen más probléma áll fenn (pl.: újra kell telepíteni a Windows-t). Az indok mellé tudunk dokumentumot is csatolni, például az előző esetnél maradva egy újratelepítéshez szükséges segédletet. Dokumentum csatolására a Dokumentumok lapfülön van lehetőségünk. Elutasítás esetén 'Műszakilag elutasítva' státuszba kerül az eset.
2. Jóváhagyás esetén: A Jóváhagyás (  ikon) funkciógombra kattintva lehetőségünk van megjegyzést fűzni a döntéshez. (például: Küldhetik a szervizbe). A megjegyzésünket a Mentés ( ikon) funkciógombra kattintva tudjuk elmenteni. A Jóváhagyás funkciógombra kattintva az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az eset műszakilag jóváhagyása. Jóváhagyás esetén 'Műszakilag jóváhagyva' státuszba kerül az eset.

Az Esetek áttekintése oldalon az érintett eszköz sorában az eset új státusza látható.

A műszakilag jóváhagyott eset ügyintézése visszakerül az intézményhez, ahol az Esetmenedzser jogosultsággal rendelkező alkalmazott átveszi az eset további ügyintézését és szerviz munkafolyamatot indít.

Esethez kapcsolódó dokumentumok megtekintése, feltöltése

Az ESETKEZELÉS menüben kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Dokumentumok lapfülén van lehetőségünk a már feltöltött dokumentumokat megtekinteni, illetve új dokumentumokat feltölteni. Ezen a felületen az esettel kapcsolatos összes dokumentumot meg tudjuk tekinteni. A feltöltött dokumentumok a POSZEIDON iktatórendszerbe kerülnek nyilvántartásba.

Új dokumentumot a plusz (  ikon) gombra kattintva tudunk csatolni. A felugró ablakban először a dokumentum típusát kell a legördülő menüből kiválasztani, majd a  ikonra kattintva dokumentumot csatolni. A megtekintés funkciógomb segítségével le tudjuk ellenőrizni, hogy a megfelelő dokumentumot csatoltuk-e. Lehetőség van megjegyzést fűzni a csatolmányhoz.

Ha a dokumentum

• Fénykép típusú, akkor sikeres mentést követően is üres és inaktív marad az Iktatószám mező.
• nem Fénykép típusú, akkor a dokumentum sikeres mentését követően az Iktatószám mezőben megjelenik a Poszeidon rendszerben létrejött iktatószám.

A 'Tárolás' gombra kattintva tudjuk elmenteni a csatolt dokumentumot. Ekkor a program ellenőrzi, hogy minden kötelező mező kitöltésre került-e a képernyőn és erről értesítést küld.

Mikor van szükség az esethez kapcsolódóan feladat indítására?

Az esettel kapcsolatos fenntartói kéréseket, utasításokat az esethez kapcsolt feladat indításával tudjuk a felületen az intézmény felé közvetíteni. Pl.: hiánypótlásként töltsön fel képet a hibás eszközről, egy eszközt vételezzen vissza a felhasználótól stb.

Hogyan lehet feladatot rögzíteni az esethez?

Az ESETKEZELÉS menüben kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Feladatok lapfülén van lehetőségünk az esethez kapcsolódó feladatokat megtekinteni, illetve új feladatot rögzíteni.

Új feladat indításához kattintsunk a plusz ( ikon) gombra.

Esethez kapcsolódó felelősök megtekintése

Az ESETKEZELÉS menüben válasszuk ki az esetet. Kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Felelősök lapfülén van lehetőségünk az esethez kapcsolódó felelősöket, azok szerepkörét és az eset hozzá tartozásának időtartamát megtekinteni.

Eset státusztörténetének megtekintése

Az ESETKEZELÉS menüben válasszuk ki az esetet. Kattintsunk kétszer az eset sorára. Az Eset szerkesztése oldal Esettörténet lapfülén van lehetőségünk az eset státuszát, a státuszt beállító személyét, és a megjegyzéseket, indoklásokat megtekinteni.

Kötelezettségvállalási igény fenntartói kezelése

Amennyiben a szervízpartner megállapítja az eszközről, hogy nem rendeltetésszerű használat miatt hibásodott meg, vagy már lejárt a garancia, úgy javítási költséget számol fel. A javítási költség összegét az intézmény nyújtja be a TESZEK felületén kötelezettségvállalási igény formájában. Ezt az igény a fenntartói TESZEK modulban is megjelenik.

A kötelezettségvállalási igény kezeléséhez Esetjóváhagyó szerepkörrel rendelkező felhasználónak szükséges bejelentkeznie a TESZEK modulba. Majd kattintsunk az Esetkezelés menüpontra. 

A megjelenő Esetek áttekintése képernyőn válasszuk a 'Jóváhagyás kérése' státuszú esetet. Kattintsunk egy ilyen eset sorára, majd a táblázat felett jobb oldalon a Szerkesztés ( ikon) funkciógombra kattintva megnyílik az eset szerkesztő képernyője.

Először az eset kezelését át kell venni az intézménytől. Ezt a képernyő jobb felső részén található Eset átvétele ( ) funkciógombra kattintva lehet megtenni, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó.

A funkciógombra kattintva az eset átvételéről megerősítő üzenet jelenik meg, melyen az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az átvétel. Ezt követően három döntésthozó funkciógomb jelenik meg a képernyőn: Elutasítás, Jóváhagyás, Központi jóváhagyás kérése.

Elutasítás

Amennyiben nincs elegendő forrása a fenntartónak, a kötelezettségvállalási igényt elutasítja. Az Elutasítás ( ) funkciógombra kattintva a rendszer egy megerősítő üzenetet küld, melyen az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg az elutasítás.

Ilyen státuszból az intézményi Esetmenedzser (esetkezelő) szerepkörű felhasználó csak elutasíthatja az adott esetet. Tehát nem indíthat munkavégzést a szerzvizpartner felé.

Jóváhagyás

Amennyiben a fenntartó jóváhagyhatónak látja a kötelezettségvállalási igényt és a fenntartónak rendelkezésre áll a javításra igényelt összeg, az igényt jóváhagyja. 

Jóváhagyás előtt meg kell adni a jóváhagyott összeget és a kötelezettségvállalás számát, melyek a További információk fülön adhatók meg.

A mezők kitöltései után a képernyő jobb felső részén lévő Mentés ( ikon) funkciógombra kattintva újra el kell menteni az esetet.  Ezután lehet a Jóváhagyás ( ) funkciógombra kattintani, mely után a rendszer megerősítést kér. Az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg jóváhagyás.

Ekkor az eset "További intézés engedélyezve" státuszba kerül. Az intézmény Esetmenedzsere elindíthatja a szervizpartner felé a munkavégzést.

Központi jóváhagyás kérése

Amennyiben a fenntartónak nincs elegendő forrása a javításra, úgy a fenntartó a projekt pénzügyi vezetésétől (továbbiakban. Központ) kérheti az összeg jóváhagyását.

A Központi jóváhagyás kérése ( ) funkciógombra kattintva a rendszer megerősítést kér. Az Igen ( ikon) funkciógombra kattintva erősíthető meg központi jóváhagyás kérése.

A Központi döntéshozást követően az eset új státuszban jelenik meg az Esetkezelés menüben. Amennyiben a Központ jóváhagyja az esetet, úgy az eset "Központi jóváhagyás megadva" státuszba kerül. Amennyiben a Központ elutasítja az esetet, úgy az eset "Központilag elutasítva" státuszba kerül.

Központi döntéshozás utáni ügyintézés

További ügyintézés céljából az esetet át kell venni a Központtól. Ehhez a képernyő jobb felső részén található Eset átvétele ( ) funkciógombra kell kattintani, mellyel az adott eset felelősévé válik az adott felhasználó.

Az eset átvételét követően megjelennek a döntéshozó 'Jóváhagyás', illetve 'Elutasítás' gombok. A Központ által jóváhagyott összeg az eset További információk lapfülén tekinthető meg. 

1. Az  Elutasítás ( ) funkciógombra kattintás esetén meg kell adni az elutasítás indokát.
2. Az eset jóváhagyásához először meg kell adnunk a jóváhagyott összeget, majd a Jóváhagyás ( ) funkciógombra kell kattintani. 

A fenntartó által elfogadott eset "További intézés engedélyezve" státuszba kerül. Továbbiakban az intézmény Esetmenedzser felhasználója magához veszi az esetet és elrendeli a munkavégzést.

Gyorsan meg szeretne ismerkedni egy garanciális szervízfolyamattal?

Tekintse meg videónkat, ahol lépésről-lépésre mutatunk be egy garanciális szervízfolyamatot.