A Klebelsberg Központ (továbbiakban KK) a TESZEK rendszerhez megfogalmazott esetkezelés kiterjesztési, továbbfejlesztési célú üzleti igényei alapján a TESZEK eszköz orientált folyamatkezelési logikáját módosította, kibővítette egy általánosabb célú folyamatkezelési megoldássá, amely egyfajta kommunikációs, kollaborációs felületként szolgál.

A folyamatkezelés továbbfejlesztésének legfontosabb eredménye az e-mail-ben történő intézmény/fenntartó és a KK közötti kommunikáció csökkenése, ideális esetben annak teljes kiváltása.

A TESZEK folyamatkezelési megoldásának továbbfejlesztésével az alábbi integrációkat hajtotta végre (röviden leírva, bővebben a későbbi fejezetekben lesznek olvashatók), melyekhez kapcsolódó üzleti igények a KK-val történt egyeztetések során fogalmazódtak meg:

• Eszköz nélküli eset indítható általános célú információkérés, segítségkérés céljából, melyek információkérés kategóriájú eseteknek (röviden információkérésnek) nevezhetők.

• Intézmény vagy fenntartó indíthat információkérés eseteket, melyekkel kapcsolatos ügyintézést és az elindított folyamat végrehajtását a KK végezheti.

1. Ha intézmény indítja az információkérést, akkor a fenntartója nem vesz részt a folyamatban, nem értesül az információkérésről.
2. Az információkérések kezelésére intézményi, fenntartói és KK oldalon új szerepkörök bevezetése történt meg (egy munkatárs továbbra is betölthet többféle szerepkört), mely lehetőséget ad az esetek láthatóságának kontrollálására.

Új szerepkörök:

• Teszek központi címkefelhő menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó jogosult az információkéréshez kapcsolódó címkék halmazának karbantartásához (Admin menüpont új Címkék menüpontjában).

• Információkérés menedzser (KK-s) szerepkör, mellyel rendelkező felhasználó karbantarthatja a KK-hoz tartozó információkéréssel kapcsolatos eseteket.

Címkékkel (tag-ekkel) láthatók el az információkérés esetek, melyekhez kapcsolódó címkéket címkehalmazból (ennek új menüpontjáról a későbbiekben lehet olvasni) helyezheti el az információkérés felelőse (KK-s munkatárs).

Az információkérést válasz megfogalmazása után az eset felelőse (KK-s munkatárs) jogosult lezárni, melyről automatikus értesítés kerül kiküldésre.

Hozzászólás rögzíthető az információkérés eseten, melynek történetét a rendszer automatikusan kezeli.

Az információkérések házon belüli egyeztetésének kezelésére alkalmazható az eset folyamat végrehajtása során is elérhető feladatkezelési funkció, valamint a hozzászólások lehetősége.

Az információkérések exportálásával a TESZEK lehetővé tette az esetkezelésben régióra, státuszra, időintervallumra, fenntartóra, intézményre és címkére történő szűrést.

Új címkék menüpont

A rendszermodulban Teszek központi címkefelhő menedzser jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a KK-ba bejelentkezve megjelenik az Admin menüponton belül a Címkék elnevezésű új menüpont.

A modul képernyőjének bal oldali menüsávjában a Címkék feliratra kattintva a jobb oldali munkafelületen jelenik meg a Címkék menüpontja, melyben a címkék tarthatók karban. A Címkék képernyő cím alatt láthatóak a táblázatban a címkék, valamint a táblázat felett bal és jobb oldalon megjelennek a címkékhez tartozó funkciók funkciógombjai.

A címkéket tartalmazó táblázatban alapesetben csak az aktív címkék jelennek meg. Ezt jelöli a táblázat felett bal oldalon látható Csak aktív  jelölőnégyzet, mely alapesetben ki van pipálva. A négyzetbe kattintva a felhasználó kiveheti a pipát, vagy újra  kipipálhatja a mezőt.

A táblázatban a felhasználó meghatározhatja, hogy mely oszlopokat szeretné megjeleníteni, illetve mely oszlopokat nem szeretné látni az oszlopok között. A megjeleníthető oszlopok kiválasztására a táblázat felett jobb oldalon a BEÁLLÍTÁS   funkciógombra kattintva megjelenő képernyőn van lehetőség.

A megjelenő képernyőn az alábbi oszlopnevek mellett pipálható ki, hogy megjelenjen-e az adott oszlop a táblázatban, vagy sem.

• Név
• Aktív
• Leírás

A Táblázatos nézet oszlopai képernyőn megjelenő funkciógombok és jelölőnégyzetek:

Az Összes oszlop kijelölése checkboxba kattintva mindegyik oszlop kiválasztásra kerül. Ha a kipipált checkboxba kattint a felhasználó (kiveszi belőle a pipát), akkor azok a kijelölések, melyek az Összes oszlop kijelölése jelölőnégyzetbe kattintva jelentek meg újonnan, azok eltűnnek.

• A MÉGSE vagy a KILÉPÉS  funkciógombokra kattintva a Táblázatos nézet oszlopai című képernyőn elvégzett módosítások elmentése nélkül lehet visszalépni a Címkék képernyőre.

• A felhasználó az ALKALMAZ  funkciógombbal erősítheti meg a választását, mely visszanavigál a Címkék képernyőre, ahol csak a kiválasztott oszlopok jelennek meg.

A címkéket tartalmazó táblázat lapozható, az oszlopok szűrhetők (oszlopnevek alatti részekben), valamint a Név oszlopnévre kattintva a táblázat sorai rendezhetők az adott oszlop celláinak értékei szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe. Így a felhasználó rendezheti a címkék nevei szerint alfanumerikusan növekvő sorrendben a táblázatot.

A címkék táblázata felett látható jobb oldalon az EXPORTÁLÁS   funkciógomb, melyen keresztül lehetőség van a címkék adatainak exportálására.

A funkciógombra kattintva felugró Export című képernyőn található funkciók és mezők:

• A MÉGSE  vagy KILÉPÉS  funkcióval a rendszer exportálás nélkül visszanavigál a Címkék képernyőre.

A Fájl formátuma mezőnél a felhasználó kiválaszthatja, hogy a címkéket Excel (a mező melletti részbe kattintva, ) vagy CSV (a mező melletti részbe kattintva, ) formátumú fájlba exportálná-e.

A fájlban megjelenítendő oszlopok kiválasztására a bekeretezett rész szolgál, melyben ugyan azok az opciók jelennek meg, mint a Címkék menüpont BEÁLLÍTÁS  funkciógombjára kattintva megjelenő képernyőn.

A fájl formátumának kiválasztása után az EXPORT  funkciógomb aktívvá válik, melyre kattintva letölthető az adott fájl.

A címkék táblázatában az egyes címkék megtekinthetők, ha a megtekintendő címke sorára kattint a felhasználó, majd a táblázat felett jobb oldalon a MEGTEKINTÉS  funkciógombra kattint.

Az ilyen módon megjelenő Címke megtekintése nevű képernyő megegyezik a címke létrehozó képernyőjével, de a mezők (a szürke háttérrel megjelenő mezők tartalmazzák az előzőleg elmentett adatokat) és a mentés funkciógombja inaktívak. A képernyőről csak kilépni lehetséges a MÉGSE  és a KILÉPÉS  funkciógombok valamelyikével, így ez a képernyő csak a címkék adatainak megtekintésére szolgál.

A SZERKESZTÉS  funkciógombra kattintva ugyanaz a képernyő jelenik meg, mint a címke létrehozásának képernyője, de az egyes mezők a már előzőleg kitöltött adatokat tartalmazzák.

Új címke a HOZZÁADÁS  funkciógombra kattintva rögzíthető, mellyel megjelenik az alábbi Címke létrehozása című képernyő:

A Címke létrehozása képernyőn az alábbi mezők jelennek meg:

Az információkérések használata

Az információkérések munkafolyamatok, melyek az alábbi logika szerint és lépésekben kerülnek végrehajtásra:

1. Az intézmény vagy fenntartó megfelelő jogosultságával rendelkező felhasználója pl. Esetkezelő (külön szerepkör erre a célra egyelőre nem lett definiálva) a jelenleg is működő módon rögzíti az információkérést:
2. Esetkezelés menüpontban új eset rögzítéséhez kiválasztja az információkérés munkafolyamatát, majd az eset rögzítő képernyőjén megadja a szükséges adatokat.
3.  Rögzítés után az adott esetet lezárhatja, ha tévesen került rögzítésre, akkor módosíthatja, új dokumentumot tölthet fel hozzá, stb.
4. Az információkérés rögzítője elindítja a kérést a KK felé.
5.  Az adott eseten a megfelelő akciógombra kattintva, ugyanúgy, mint a többi esetnél.
6. Az információkérésről a KK megfelelő jogosultságú felhasználói e-mail-es értesítést kapnak.
7. Az illetékes (KK-s) munkatárs magához veszi az információkérést és megkezdi annak feldolgozását, egyeztetését. Az egyeztetés történhet
   o a rendszeren belül az eset hozzászólás történetében,
   o a rendszeren belül az eseten feladat kiosztásával,
   o a rendszeren kívül.

8. Az információkérés felelősének egyetlen opciója van, az információkérés lezárás. 

   Elutasításra, vagy egyéb más műveletre nincs lehetőség.

   A lezárás előfeltétele az eseten válasz megfogalmazása és rögzítése.

9. A lezárásról az információkérés indítója értesítést kap.