A KRÉTA Adminisztrációs rendszer 'Helyettesítések' menüpontjában írhatunk ki helyettesítést a pedagógusok számára, ha ez szükségessé válik.
A kiírt vagy törölt helyettesítésekről a KRÉTA rendszer automatikus e-mail üzenetet küld az érintett Pedagógus számára, amennyiben ezt az e-Napló felület Profilbeállítások részén a Pedagógus ki nem kapcsolta.
Válasszuk ki a helyettesítendő pedagógust a bal oldalon található keresősávban, majd kattintsunk a 
gombra.
Ilyenkor a kiválasztott pedagógus órarendje válik láthatóvá az aktuális napon/héten Tanórai és Napirend nézetben egyaránt. Ez a nézet teljesen megegyezik a tanári felületen találhatóval.
Ha ezután feleslegessé válik a keresősáv, akkor képernyő bal oldalán található, függőleges 
gombbal elrejthetjük, így a többi felület is nagyobb méretű lehet.
Válasszuk azt a napot/hetet, amikorra ki kell írni a helyettesítést.
Ehhez használjuk az órarend fölött található gombokat: egy héttel vissza 
; egy héttel előre 
; ugrás a mai napra a 
gombbal; hétválasztás a legördülő listából.
Kattintsunk a helyettesítendő órára, melynek hatására egy újabb ablak nyílik meg.
Az új ablakban válasszuk ki a helyettesítő pedagógust a legördülő listákból, amennyiben több héten keresztül ugyan ennek az órának a helyettesítését kezeljük a Tartós helyettesítés végdátumát, majd a helyettesítés típusát (ami alapértelmezetten a szakszerű helyettesítés), végül írjunk megjegyzést (nem kötelező) a helyettesítés oka szövegdobozba.
Kattintsunk a ment 
gombra, ha véglegesíteni akarjuk a helyettesítés kiírását, vagy a 
gombra, ha nem.
Ha a tanóra elmarad, akkor nem kell beállítani semmit sem, és az 
gombra kattintsunk.