A KRÉTA rendszerben a tanulóknak és a gondviselőknek is lehetőség van felhasználónév és jelszó beállítására, amely segítségével beléphetnek az elektronikus ellenőrzőbe és megnézhetik adataikat, mulasztásaikat, értékeléseiket, feljegyzéseket stb. A programban a belépési adatokat alapvetően két különböző módon lehet kezelni:
- A tanulók adatainak kezelésénél a "BELÉPÉSI ADATOK" lapon lehet a tanulók felhasználónevét és jelszavát egyedileg is beállítani vagy módosítani. Ezt a funkciót akkor célszerű használni ha egy-egy tanulónak vagy gondviselőnek akarjuk megváltoztatni a felhasználónevét vagy jelszavát.
- A Nyilvántartás-Tanulók funkcióban a "BELÉPÉSI AZONOSÍTÓK GENERÁLÁSA" nyomógombra kattintva van lehetőség automatikusan - a "Nyilvántartás - Testreszabás" funkcióban megadott módon - felhasználóneveket és jelszavakat generálni kizárólag a tanulóknak.
Tanulói felhasználónevek generálása első alkalommal
A tanulóknak a felhasználóneveket ill. jelszavakat első alkalommal automatikusan is el lehet végezni. A generálás módját a "Nyilvántartás - Testreszabás" funkcióban lehet beállítani az alábbi módon:
Beállítás | Funkciók |
|---|---|
| Tanuló felhasználói jelszó generálás módja | Tanuló felhasználói jelszó generálás módja: Véletlenszerű - a tanuló alapértelmezett jelszava egy véletlenszerű kód alapján kerül meghatározásra, ezt a jelszót a generálás után letölthető dokumentum tartalmazza Egyéni -a tanulói jelszó nem kerül generálásra, egyedileg beállítható a tanulók adatlapjánál. |
Jelszavak alaphelyzetre állítása
A Nyilvántartás-Tanulók funkcióban a "JELSZAVAK ALAPHELYZETRE ÁLLÍTÁSA" nyomógombra kattintva a tanulói jelszavakat - a Testreszabás funkcióban beállított módon - alaphelyzetre állítja.
Egyedi felhasználónevek és jelszavak beállítása a tanulóknak
Abban az esetben ha egy tanulónak egyedileg szeretnénk a felhasználónevét vagy jelszavát módosítani, akkor a tanulók adatainak kezelésénél a "BELÉPÉSI ADATOK" lapon lehet ezt megtenni.
A Felhasználónév mezőben lehetőségünk van a tanulói felhasználónév módosítására, a Jelszó mezőbe pedig az új jelszót adhatjuk meg a tanulónak.
A 
gombra kattintva a tanuló felhasználónevét a - testreszabásoknál megadott módon - ismételten elő lehet állítani, a 
funkcióval pedig a jelszót lehet ismételten generálni az adott diáknak.
Egyedi felhasználónevek és jelszavak beállítása a gondviselőknek
Abban az esetben ha egy gondviselőnek szeretnénk a felhasználónevét vagy jelszavát módosítani illetve bővített jogosultságot adni, akkor ezt a a tanulók adatainak kezelésénél a "GONDVISELŐ" lapon lehet ezt megtenni.
A gondviselő adatainak módosításához kattintsunk a módosítás funkcióra, majd az ablakban beírhatjuk a szülő, gondviselő új felhasználónevét vagy jelszavát.
A gondviselő csökkentett jogosultságról bővített jogosultságra történő beállításához kattintsunk a bővített jogosultság opcióra.
A Felhasználónév mezőben lehetőségünk van a tanulói felhasználónév módosítására, a Jelszó mezőbe pedig az új jelszót adhatjuk meg a tanulónak.
