Hivatali Kapu (HKP) bejövő irány
A HKP-n keresztül érkezett küldeményeket a rendszer automatikusan érkezteti, ezt követően a Küldemények menüpont alábbi nézeteiben lesznek megtalálhatóak:
* Hivatali kapun érkezett: olyan küldemények, amelyeknek nincs KÉR azonosítója és a beérkezés módja ügyfélkapu vagy Hivatali kapu (elektronikus küldés hivatalnak), a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezeti egység.
* Hivatali kapun érkezett (nem kezelt): olyan küldemények, amelyeknek nincs KÉR azonosítójuk, a beérkezés módja ügyfélkapu vagy Hivatali kapu (elektronikus küldés hivatalnak), a küldeményt birtokló szervezet az aktuális szervezet, az első irat nem iktatott, nincs postázás alatt, nincs továbbítva Hivatali kapun, az elektronikus példány nincs e-mailen küldve, a „Nem iktatandó” „Nem” álláson van.
A „LETÖLT” gomb segítségével tekinthetjük meg a küldemény iratához tartozó elektronikus állományokat.
Az adatlistában jelöljük ki azt a küldeményt, amelynek elektronikus példányát szeretnénk letölteni. Ezt követően kattintsunk a „Letölt” gombra
HKP kimenő irány
Kimenő / Belső levelek iktatása
A rendszer lehetőség biztosít arra, hogy iktatással egyszerre elvégezzük a hivatali kapu felé történő küldést.
Paraméter állások ebben az esetben az alábbiaknak kell lennie:
Az „Iktatás” menüponton „Kimenő/Belső” irány és „Digitális” vagy „Vegyes” típus esetén a „Kézbesítés” részen megjelennek a „Hivatali kapu/Cégkapu” kapcsolók.
A „Hivatali kapu/Cégkapu” kapcsolót választva a „Címzettek és feladási adatok” fülön csak szervezet megadására van lehetőség. Amennyiben a „Hivatali kapu/Cégkapu” kapcsoló aktív, csak olyan partner szervezet jelenik meg, ami rendelkezik OM azonosítóval, de KÉR azonosítóval nem.
A „Címzettek és feladási adatok” fülön a „Hivatali kapu” mezőben kötelezően meg kell adni, hogy melyik kapu használatával küldje el a rendszer a kimenő iratot.
A „Címzettek és feladási adatok” lapfülön a „BEKÜLDŐ BEEMELÉSE" funkciógomb kizárólag az alszámos kimenő/belső iktatás esetén válik láthatóvá. A beemelést a program akkor tudja elvégezni, ha az Iktatás fülön az Ügyirat előzmény (főszám) mező töltésre került, ellenkező esetben ennek hiányára figyelmeztető üzenet érkezik.
Hivatali kapu/Cégkapu kézbesítési mód esetén a "BEKÜLDŐ BEEMELÉSE" gomra kattintva a program a felület alsó részére, a címzettekhez beemeli a főszámos irat érkeztetési bejegyzésében rögzült beküldő partner szervezetet, amennyiben az rendelkezik KRID-val.
Ha a beküldő nem rendelkezik KRID-val vagy KÉR azonosítóval, akkor a program erről felugró üzenetben tájékoztat.
A címzettek részen sikeresen beemelt beküldő módosítható, illetve törölhető.
Az iktatás további adatainak megadása után kattintsunk a „MENTÉS” gombra. Ekkor a rendszer a címzetteknek elküldi hivatali kapun az elektronikus iratot.
Kimenő irat iktatása Ügyfélkapun keresztüli küldéssel egy időben
A rendszer lehetőség biztosít arra, hogy iktatással egyszerre elvégezzük az Ügyfélkapu felé történő küldést. A felület működése megegyezik a korábbiakban bemutatott működéssel, csak a különbségeket olvashatja a továbbiakban.
Az „Ügyfélkapu” kapcsoló a Kézbesítés opciói alatt abban az esetben jelenik meg, ha „Típus”-nak „Vegyes”-t, vagy „Digitális”-t, „Irány”-nak pedig „Kimenő/Belső”-t választunk.
A „Címzettek és feladási adatok” lapfülön Ügyfélkapun keresztüli küldés esetében csak személy választható. Itt adhatjuk meg a küldésre vonatkozó adatokat is.
A „Címzettek és feladási adatok” lapfülön a „BEKÜLDŐ BEEMELÉSE" funkciógomb kizárólag az alszámos kimenő/belső iktatás esetén válik láthatóvá. A beemelést a program akkor tudja elvégezni, ha az Iktatás fülön az Ügyirat előzmény (főszám) mező töltésre került, ellenkező esetben ennek hiányára figyelmeztető üzenet érkezik.
A gomra kattintva a program a felület alsó részére, a címzettekhez beemeli a főszámos irat érkeztetési bejegyzésében rögzült beküldő partner személyt. Amennyiben a Hivatali kapu mező ki van töltve, és létezik kapcsolati kód a személy és a kiválasztott kapu vonatkozásában, akkor a program azt is tölti. Ha nincs kiválasztva hivatali kapu, vagy nem létezik kapcsolati kód, a program a személy nevét akkor is tölti, de szerkesztéssel le kell kérdezni a kapcsolati kódot.
Ha a beemelni kívánt beküldő nem személy, hanem szervezeti egység, akkor a program informál bennünket, hogy ez esetben az ügyfélkapu küldés nem lehetséges.
Az iktatás további adatainak megadása után kattintsunk a „MENTÉS” gombra. Ekkor a rendszer a címzetteknek elküldi hivatali kapun az elektronikus iratot.
Elektronikus állomány utólagos küldése Hivatali kapun/Cégkapun keresztül
A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az iktatott elektronikus állományt utólag (nem iktatással egy időben) elküldjük hivatali kapun keresztül. A művelet elvégzéséhez lépjünk a „Példányok” / „Elektronikus állományok” szerkesztő felületre, majd kattintsunk a „Hivatali kapu” funkciógombra. Ekkor a rendszer egy új fülön megnyitja azt a szerkesztő felületet ahol a küldést elvégezhetjük.
A „Hivatali kapu (KÉR)” mező kétállású kapcsolójával határozhatjuk meg, hogy milyen címzetteket fogunk megadni. Alapértelmezett állása a „Nem”.
A „Hivatali kapu” mezőben adhatjuk meg, hogy melyik kapun keresztül küldjük ki az elektronikus iratot.
A „Címzettek kiválasztása” részen adhatjuk meg a címzetteket. A „HOZZÁAD” gombra kattintva megjelenik a kereső mező. A mezőben attól függően adhatjuk meg a címzetteket, hogy a „Hivatali kapu (KÉR)” mezőnél milyen álláson van a kapcsoló. Amennyiben „Nem” álláson van, olyan partner szervezeteket adhatunk meg, amelyek csak OM azonosítóval rendelkeznek. Abban az esetben, ha átállítjuk „Igen” értékre, a mezőben olyan partner szervezeteket adhatunk meg, amelynek rögzítve van az OM és a KÉR azonosítója is a rendszerben. További címzettek megadásához kattintsunk ismét a „HOZZÁAD” gombra.
Az adatok megadása után, a küldéshez kattintsunk a „MENTÉS” gombra. Ekkor a rendszer elküldi a megadott címzetteknek az elektronikus állományt. A sikeres küldésről a rendszer információs ablakban tájékoztat.
HKP küldés naplózása
Hivatali kapu
A rendszer a hivatali kapun keresztül történő letöltésről és a küldésekről az „Elektronikus példányok” menüpont „Hivatali kapu” fülén tárolja a napló adatokat.
Beérkező küldeménynél a letöltési adatok a „Letöltési adatok” részen tekinthetők meg. Az adatok a hivatali kapu üzenetből kerülnek kiolvasásra az Azonosított feladó mezőben megjelenő szervezet / személy kivételével (itt már a Poszeidon adatbázisából jelenik meg az a szervezet vagy személy, akinek az azonosítója megegyezik az üzenet beküldőjének azonosítójával – pl. ha az adatbázisban egy azonosító rossz szervezetnél szerepel, itt is a téves szervezet jelenik meg, de a Név mezőben látható az üzenetben szereplő beküldő). Emellett látható a hivatali kapu érkeztető azonosító, az állomány neve, hivatkozási szám, dokumentum típus azonosítója, leírása, verziója, valamint a megjegyzés mező tartalma – amennyiben a küldő fél töltötte.
A Küldések részen tekinthetők meg a kiküldési adatok, kinek, mikor lett küldve, milyen érkeztető számot kapott a hivatali kapu szolgáltatástól, stb. Ez utóbbi azonosító alapján egyértelműen visszakövethető egy küldemény sorsa a napló adatok alapján.
Amennyiben az előzőekben felsorolt szolgáltatásokat (Hivatali kapu, e-HR, elektronikus aláírás, idóbélyegzó) az érintett szolgáltatók teljesítették, kérjük, ennek tényét jelezzék a KRÉTA rendszeren keresztül az Educational Development Informatikai Zrt. ügyfélszolgálata számára. Mit jelent ez a mondat?
A munkáltatói jogok gyakorlójának rendelkezni kell olyan hivatali kapuval, amelynek kiküldésre és fogadásra egyaránt alkalmasnak kell lennie. A hivatali kapu tulajdonosa lehet a fenntartó is, nem szükséges azt az intézmény nevére is biztosítani. A megrendelt és teljesített hivatali kapu adataival regisztrálni kell az E-HR szolgáltatásra. A munkáltatói jog gyakorlása kapcsán minden olyan érintettnek rendelkeznie kell elektronikus aláírással (fokozott biztonságú elektronikus aláírással), akik a papír alapon kezelt azonos dokumentumot eddig aláírták, beleértve a helyettesítések okán a helyetteseket is .Továbbá a hitelesség biztosításához minősített időbélyegző szolgáltatással is rendelkezniük kell.
Az alkalmazott részére kötelező elektronikusan hiteles aláírással ellátva, hiteles elektronikus csatornán kézbesíteni a meghatározott munkáltatói dokumentumokat. Valamint a munkavállaló részére biztosítani kell, hogy az általa hitelesen aláírt (AVDH vagy DÁP) munkáltató felé küldött dokumentumot, hiteles és elektronikus csatornán kézbesíteni tudja.
Az munkáltató hivatali kapuja alkalmas arra, hogy a munkavállaló részére, annak ügyfélkapujára ( https://tarhely.gov.hu ) dokumentumot címezzen.
A munkavállaló ügyfélkapuja ( https://tarhely.gov.hu ) alkalmas arra, hogy a munkáltatótól dokumentumot fogadjon.
Az e-HR regisztrációval tudja a munkáltató biztosítani, hogy a munkavállaló az e-HR portálra lépve (https://eszemelyugy.gov.hu ) Ügyfélkapu+ vagy DÁP hitelesítést követően a munkáltatójának az e-HR regisztráció során megadott hivatali kapujára dokumentumokat küldjön.
A KRÉTA Tudásbázis oldalára már felkerült a funkció használatát megkönnyítő leírás.
Köznevelési intézmények esetében: https://tudasbazis.ekreta.hu/pages/viewpage.action?pageId=129564700
Óvodák esetében: https://tudasbazis.ekreta.hu/pages/viewpage.action?pageId=129564712
Azonban ennek feltétele a jelzett szolgáltatások elkészülte és a Hivatali kapu beállításához szükséges adatok jelzését követően, annak POSZEIDON oldali beállítása is.