Ki adhat be kérelmet, igazolást, dokumentumot a KRÉTA Napló e-Ügyintézési felületén keresztül?

Jelenleg az e-Ügyintézés vonatkozásában az alábbi szereplők kezdeményezhetnek ügyintézési folyamatot:

• gondviselők (szülők) / tanulók (18 évet betöltött, cselekvőképes tanulók) vagy az általuk meghatalmazott kérelmezők
• intézményi felhasználók (pl. vezetőség, osztályfőnökök)
• egyéb eÜgyekben szereplő felhasználók (pl. SZMK-szülő) 

Mit jeleznek a Folyamatban lévő ügyek -felületen megjelenő háttérszínek?

A program az alábbi segítő háttér-színezéssel jelzi a folyamatok időbeliségét:

Miért nem jelenik meg a KRÉTA - főmenüsorában az e-Ügyintézés  - nyomógomb?

Az e-Ügyintézés folyamatainak kezeléséhez       jogosultság beállítása szükséges, amely az Alkalmazottak-Belépési adatok útvonalon végezhető el.  A jogosultság-beállítással kapcsolatosan további részletes leírás található a KRÉTA Tudásbázis https://tudasbazis.ekreta.hu/pages/viewpage.action?pageId=17761947 oldalon.

Hogyan törölhetők a rendszerből a szülők / gondviselők / cselekvőképes nagykorú tanulók által töbszörösen benyújtott kérelmek?

A rendszerbe minden benyújtott kérelem automatikusan iktató- és ügyiratszámot kap. Az ugyanabban az ügyben többszörösen benyújtott kérelmek esetén a második és az ezt követő további kérelmeket csak elutasítással lehet lezárni és a határozat indoklásában szükséges hivatkozni arra, hogy az adott ügyben már egy másik ügyiratszámon döntés született vagy az ügy folyamatban van.

Ki rendelhet hozzá a Teendők-listájában a részfeladatokhoz felelőst?

Elsődlegesen az intézmény vezetése vagy a tantestülete dönti el azt, hogy egy-egy részfeladat elvégzése kinek tartozik a munkakörébe. A felelős nevének a beírását (kiválasztását a legördülő menüből) az e-ügyintézési jogosultsággal rendelkező személyek tehetik meg, amennyiben az intézmény vezetése másképp nem rendelkezik a felelősök megjelenítéséről.

Hogyan történik a napi pénztárnyitás?

A KRÉTA pénztár funkciójának használata során a pénztár megnyitása automatikusan történik, erre vonatkozóan az egyes felhasználóknak nincsen teendője.

Kivételt képezhet ez alól, ha az előző pénztári napon volt pénzforgalom rögzítve, azonban a pénztári nap nem került lezárásra az adott napon. Ezen esetben a pénztári nap megnyitásához az előző nap lezárása szükséges.

Mi a teendő, ha nem megfelelő az előírás összege?

Amennyiben az előírás összege nem megfelelő és annak kiegyenlítése még nem történt meg, úgy az érintett előírást a pénzügyi adminisztrátor, vagy a pénztáros kell törölje a KRÉTA pénzügyi moduljában, majd a helyes összeggel új előírást kell létrehozzon:

Mi a teendő, ha nem megfelelő az előírás összege étkezés megrendelés esetén?

Az előírások összegének módosítására nincs lehetőség, mivel a rendszer a beállított étkezési díjak és a megrendelt étkezések alapján számolja ki a fizetendő összeget, melyből automatikusan levonja a lemondásokból a megrendelést megelőzően keletkezett egyenleget.

Mi a teendő, ha nem megfelelő az előírás összege és annak befizetése már megtörtént?

Minden ilyen esetben a fenntartó gazdasági osztályához kell továbbítani a problémát, melyet egyedi eljárás keretein belül ők tudnak rendezni.

Mi a teendő, ha az átvett készpénz összege kevesebb, mint az előírás összege?

Minden esetben a kiválasztott fizetendő tétel(ek) teljes összegét el kell kérni a befizetőtől!  Részösszeg befizetésére a rendszerben nincs lehetőség!

Mi a teendő, ha az étkezési díjak rosszul kerültek beállításra?

Az előírás törlését követően az étkezési beállításokban (a felhasználói kézikönyvben leírtak szerint) módosítani kell az érintett étkezés típus(ok) díját.

Ennek mentését követően az érintett időszakra vonatkozóan a megrendelés(eke)t újra rögzíteni kell.

Mi a teendő, ha nem megfelelő étkezési nyilatkozat került rögzítésre (pl. normál helyett diétás)?

Az előírás törlését követően az érintett(ek)nek új nyilatkozatot kell rögzíteni a megfelelő étkezés típussal. Az új nyilatkozat ellenőrzését és jóváhagyását követően az érintett időszakra vonatkozóan a megrendelés(eke)t újra rögzíteni kell.

Mi a teendő, ha nem került rögzítésre az étkezés lemondása a rendszerben és vissza kellene téríteni az érintett étkezés díját?

Amennyiben a lemondás nem került rögzítésre a rendszerben, úgy visszatérítés igénybevételére nincs lehetőség!

Mi a teendő, ha lejárt az előírás fizetési határideje?

Amennyiben méltányosság alapján az intézmény lehetőséget biztosít határidőn túli díjfizetésre, úgy annak határidejét étkezési adminisztrátori, illetve pénztárosi jogosultsággal van lehetőség módosítani. A határidő átállítására az „Előírás adatok” felületen, a „Fizetési határidő” mezőben van lehetőség. A módosítás mentését követően az érintett(ek) online is tudják rendezni az érintett tételt:

Hogyan történik a napi bevétel feladása?

A bevételt minden esetben a Fenntartó mindenkori pénzkezelési szabályzatában foglaltak szerinti összeghatár elérésekor kell feladni. Egy nap több feladás is lehetséges. A KRÉTA pénzügyi modul úgy került kialakításra, hogy feladáskor a pénztárban található teljes összeg feladásra kerül, annak módosítására nincs lehetőség.

A könyveléshez szükséges automatizmus biztosítása érdekében az alábbiak betartása kötelező:

• a napi bevételt minden esetben fel kell adni,
• a feladás postai csekken kell megtörténjen,
  • minden esetben a postai csekk azonosítóját kell rögzíteni a „bizonylat száma” mezőben
  • a bizonylat számának kitöltését követően, a KRÉTA pénzügyi modul által meghatározott azonosító közlemény rovatban történő megadásával,
• a rendszerben szereplő feladott összegnek és a postai csekken szereplő összegnek meg kell egyeznie!

Amennyiben a fentiek nem teljesíthetők valamilyen okból, vagy mulasztás történt, úgy a Fenntartót haladéktalanul értesíteni kell, mivel ezen esetekben a könyvelést manuálisan kell elvégezni.

Milyen azonosítót kell rögzítenem a napi bevétel feladásakor a „Bizonylat száma” mezőben?

Minden esetben a postai csekk azonosítóját kell rögzíteni a „bizonylat száma” mezőben, amit az alábbi képen szereplő helyeken tud a készpénzátutalási megbízásról leolvasni:

Van lehetőség napközbeni pénztár ellenőrzés végrehajtására?

A rendszer lehetőséget biztosít a bevételek és a készpénzállomány pénztári nyitvatartási időben történő ellenőrzésére a pénztár zárása nélkül. Ebben az esetben is elkészíti a rendszer az adott időpontig történt tranzakciók listáját, valamint a címletjegyzéket. Az ellenőrzés mentését követően további be- és kifizetések történhetnek az adott pénztári napra vonatkozóan.

A pénztár zárását követően van lehetőség további tranzakciókat rögzíteni az adott pénztári napra?

A pénztár zárását követően az adott pénztári napra vonatkozóan további tranzakciók (be- és kifizetések) nem végezhetők.