A „Küldemény adatok” fülön a küldemény boríték adatait van lehetőségünk rögzíteni.
A „Beküldő szervezet neve” mezőnél lehetséges megadni a feladó szervezet nevét. Abban az esetben, ha feladó szervezet még nincs rögzítve a programban, akkor a választólistában az „Új” gomb segítségével tudjuk rögzíteni.
A „Beküldő személy neve” mezőnél lehetséges a feladó személy nevét rögzíteni. Töltése megegyezik a „Beküldő szervezet neve” mező töltésével. Ezen mezők kiválasztásával – amennyiben a kiválasztott beküldő rendelkezik a rendszerben rögzített címmel – automatikusan töltődik a „Beküldő postai címe”, a „Beküldő e-mail címe” vagy a „Beküldő fax száma” mezők is.
Abban az esetben, ha olyan szervezetet vagy személyt választunk, melyhez nincs postai cím, e-mail cím vagy fax szám rögzítve, akkor a program figyelmeztető üzenet küld.
Figyelmezető üzenet postai cím hiánya esetén
Figyelmeztető üzenet e-mail cím hiánya esetén
Figyelmeztető üzenet faxszám hiánya esetén
Az „Ügyfélnek jelölés” billenőkapcsoló segítségével a beküldő partner automatikusan átemelhető az ügyfelek közé. Az Igen állással így az „Ügyfelek” lapfülön fog megjelenni a beküldő személy az „Ügyfél személyek” rész alatti listában, a beküldő szervezet pedig az „Ügyfél szervezetek” alatti listában. Abban az esetben, ha belső szervezeti egységet vagy belső alkalmazottat adtunk meg beküldőként, és megpróbáljuk ügyfélként meghatározni, a program figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmünket, és nem engedi a műveletet.
Figyelmeztető üzenet belső szervezeti egység ügyfélnek jelölése esetén
Figyelmeztető üzenet belső alkalmazott ügyfélnek jelölése esetén
Az „Eredeti címzett szervezet” mezőnél tudjuk meghatározni azt a szervezetet, akinek a küldemény érkezett. A program automatikusan tölti a mező értékét annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Abban az esetben, ha mégsem ez a címzett szervezet, akkor a mezőbe kattintva adhatjuk meg a megfelelőt.
Az „Eredeti címzett személy” mezőnél a borítékon szereplő címzett nevét adhatjuk meg. A „Belső címzett szervezet” mezőnél lehetőségünk van meghatározni azt a belső szervezeti egységet, aki a későbbiekben a küldeménnyel dolgozni fog.
A program automatikusan tölti a mezőt annak a szervezetnek a nevével, amellyel épp dolgozunk. Amennyiben mégsem ez a belső címzett szervezet, akkor a mezőbe kattintva adhatjuk meg a megfelelőt. Az itt megadott szervezeti egységnek a program automatikus elpostázza a küldeményt és az ügyintéző szervezet az „Átadás-átvétel” / „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton tudja majd átvenni. Ez csak abban az esetben történik meg, amennyiben az itt megadott szervezet eltér az aktuális szervezettől.
A „Belső címzett szervezet” és a „Belső címzett személy” mező együttes töltésével a rendszer minden esetben elpostázza az itt megadott személynek a küldeményt, függetlenül attól, hogy a „Belső címzett szervezet” mező tartalma és az aktuális szervezeti egység megegyezik vagy különbözik egymástól. A megadott személy a későbbiekben az „Átadás-átvétel” / „Várható tételek” / „Küldemények” menüponton tudja átvenni a küldeményt.
A „Felbontó személy” és a Felbontás ideje” mezők a postabontás adatait rögzítik. A név automatikusan töltődik a rögzítő nevével, az idő pedig az aktuális dátummal, de szerkeszthető.
Az „Ügyintéző” mezőnél tudjuk meghatározni azt, hogy ki az a személy, aki dolgozni fog a küldeményhez tartozó irattal.
Az „Érkeztető könyv” kétállású kapcsoló segítségével adhatjuk meg, hogy a küldemény a „Saját” szervezethez vagy a „Központi” postaelosztóba érkezett, azaz, hogy a saját szervezeti egységünk vagy a legfelső szervezeti egység érkeztető könyvébe érkeztetünk.
A „Beérkezés módja” kódtételes lista segítségével tudjuk meghatározni, hogy milyen módon történt a postázás. Alapértelmezetten a „Postai sima” kódtétellel tölti a program, de lehetőségünk van megváltoztatni. Abban az esetben, ha beérkezés módja „Postai tértivevény, „Postai tértivevény elsőbbségi” vagy „Postai ajánlott”, akkor a „Ragszám” mező töltése kötelezővé válik.
A „Ragszám” mezőben a küldeményre ragasztott ragszám értékét adhatjuk meg. A „Postai jelző” kódtételes lista segítségével adhatjuk meg a küldemény típusát.
A „Csomagjel” mezőbe írhatjuk be postai csomag esetén a csomag azonosítóját.
A „Kézbesítés prioritása” kódtételes listában adhatjuk meg a küldemény kézbesítésének sürgősségét.
A „Feladás ideje” mezőnél tudjuk megadni – amennyiben ez az adat szerepel a borítékon – hogy a küldeményt mikor adták postára.
A „Beérkezés ideje” mező automatikusan töltődik a menüpont betöltésének idejével, természetesen módosítható a dátum beírásával vagy a naptár navigátor segítségével.
Az „Elektronikus visszaigazolás” billenőkapcsoló „Igen”-re állításával a rendszer elektronikus visszaigazolást küld a beküldőnek a küldemény érkeztetéséről. A funkció működésének feltétele, hogy a beküldő rendelkezzen érvényes „Hivatalos” típusú e-mail címmel a rendszerben. Amennyiben a billenőkapcsolót „Igen” állásra tesszük, de a beküldőnek nincs rögzítve „Hivatalos” típusú e-mail címe, akkor a rendszer információs üzenetben tájékoztat minket a hiányosságról.
A „Küldemény vonalkód” mezőben a borítékra ragasztott vonalkód értékét lehetséges rögzíteni.
A „Nem iktatandó” billenő kapcsoló „Igen”-re állításával jelöljük ha a küldemény iratát csak érkeztetni szükséges, de az iktatókönyvben már nem kell rögzíteni. Ekkor megjelenik az „Indok” kódtételes lista, ahol kötelezően meg kell adni az indokot.
Érkeztetés felület – Küldemény adatok fül