Az „Érkeztetett” paraméter „Igen” kapcsolót választva lehet megadni azt, hogy az irat korábban már érkeztetve lett a rendszerben. Ebben az esetben a küldemény iratának típusát veszi figyelembe a program, ezért a Típus megadására a Paraméterek között nem kerül sor.
Paraméter állások Érkeztetett Igen esetében
Az „Érkeztetés” fülön ebben az esetben megjelenik a „Korábbi érkeztetés” mező, ahol azoknak a küldeményeknek a listája jelenik meg, amelyeket korábban már érkeztettek, az aktuális szervezeti egység birtokában van, nem áll postázás alatt, a küldemény irata még nem lett iktatva és az érkeztetés során nem jelöltél nem iktatandónak.
A „Beküldő szervezet neve” mező automatikusan töltődik az érkeztetésnél megadott adatokkal, de indokolt esetben változtatható, a mezőbe kattintva megadható új beküldő szervezet. A „Beküldő személy neve” mezőnél lehetséges a feladó személy nevét rögzíteni, de ez a mező is töltődik az érkeztetésnél megadott adattal. Töltése megegyezik a „Beküldő szervezet neve” mező töltésével. Ezen mezők kiválasztásával – amennyiben a kiválasztott beküldő rendelkezik a rendszerben rögzített adatokkal – automatikusan töltődnek a „Beküldő postai címe”, a „Beküldő e-mail címe” vagy a „Beküldő faxszáma” mezők is.
Az „Ügyfélnek jelölés” billenőkapcsoló segítségével a beküldő partner automatikusan átemelhető az ügyfelek közé. Az Igen állással így az „Ügyfelek” lapfülön fog megjelenni a beküldő személy az „Ügyfél személyek” rész alatti listában, a beküldő szervezet pedig az „Ügyfél szervezetek” alatti listában. Abban az esetben, ha belső szervezeti egységet vagy belső alkalmazottat adtunk meg beküldőként, és megpróbáljuk ügyfélként meghatározni, a program figyelmeztető üzenetben hívja fel erre a figyelmünket, és nem engedi a műveletet.
Figyelmeztető üzenet belső szervezeti egység ügyfélnek jelölése esetén
Figyelmeztető üzenet belső alkalmazott ügyfélnek jelölése esetén
Az „Eredeti címzett szervezet” mezőbe automatikusan betöltődik az a belső szervezetet amelyet érkeztetés során rögzítettek a küldeményhez, de szükség esetén módosítható.
Az „Eredeti címzett személy” mezőbe is automatikusan betöltődik annak az alkalmazottnak a neve, melyet érkeztetés során megadtak. Ennek az értékét is lehetséges módosítani.
A „Belső címzett szervezet” mező csak főszámos iktatáskor jelenik meg, itt van lehetőségünk meghatározni azt a belső szervezeti egységet, aki a későbbiekben az ügyirattal dolgozni fog. A megadott szervezeti egységnek a program automatikusan elpostázza az ügyiratot amennyiben az itt megadott szervezet eltér az aktuális szervezettől, így mentést követően a belső címzett szervezet az „Átadás-átvétel” / „Várható tételek” / „Ügyiratok” menüponton tudja majd átvenni az ügyiratot. Abban az esetben ha „CIMZETT_SZERVEZET_HOZZAFERO”
rendszerparaméter „I” értéken van, akkor a mezőben megadott szervezeti egység bekerül az ügyirat hozzáférői közé.
A „Feladás ideje” mező az érkeztetéskor megadott dátummal töltődik.
A „Felbontó személy” és a „Felbontás ideje” mezők is az érkeztetésen megadott adatokkal töltődnek a korábban érkeztetett küldemény iktatása során.
A „Beérkezés módja” mezőben láthatjuk a küldemény beérkezési módját.
A „Ragszám”, „Postai jelző” és „Csomagjel” mezők értéke, az érkeztetés során megadott adatokkal töltődik.
A „Beérkezés ideje” mező automatikusan töltődik az érkeztetéskor rögzített időponttal, de módosítható a dátum korábbi időponttal.
Iktatás felület – Érkeztetés fül