Az „Iktatás” menüponton „Kimenő/Helyben” irány és „Digitális” vagy „Vegyes” típus esetén lehetőség van elektronikus kiadmányozásra jelölni az iratot.
Iktatás felület – Kapcsolók elektronikus kiadmányozás esetén
A kapcsolók ezen állása (és a megfelelő jogosultság) mellett megjelenik az „Elektronikusan kiadmányozandó” kétállású kapcsoló. Alapértelmezett állása „Nem”, ebben az esetben nem lép érvénybe a funkció. Amennyiben a kapcsoló értékét „Igen” értékre állítjuk, eltűnik a „Kézbesítés” rész, mivel ilyenkor még nincs tényleges iratküldés, csak egy feladatot küldünk a címzettnek. A felület működése megegyezik a korábbiakban bemutatott működéssel, csak a különbségeket olvashatja a továbbiakban.
A „Címzettek” fülön a „Címzettek kiválasztása” rész alatt belső címzett személy megadása kötelező. Az itt kiválasztott alkalmazott a mentést követően „Aláírásra” típusú feladatot fog kapni, melyet a „Feladatok/Kapott” menüponton tekinthet meg. A „Hivatali kapu címzettek kiválasztása” rész alatt adhatóak meg azok a címzettek, akiknek az elektronikus állományt Hivatali kapun keresztül szeretnénk kiküldeni. A választólistában tárolási módjuktól függően csak a nem archivált státuszú külső szervezetk jelennek meg, akiknek lehet Hivatali kapun keresztül küldeni (rendelkeznek OM azonosítóval és/vagy KÉR azonosítóval). A rendszer a mentést követően nem küldi még ki a tételt, hanem a Hivatali kapu postakönyvbe postázásra vár státusszal kerül rögzítésre.
A „Köröztetés” fülön megadott személyek nem csak a „Kapcsolódó személyek” közé kerülnek be, hanem ők lesznek a feladat további megadható címzettjei a „Feladatok/Kapott” menüponton. Az itt megadott sorrend alapján kapják meg az érintettek aláírásra, az utolsó személy pedig kiadmámyozásra a kiküldeni szándékozott dokumentumot.
A köröztetés listájában szereplő első felhasználó lesz tehát az első aláíró, és őt követik a többiek. Részükre a program a Jóváhagyó kapcsolat típust fogja beállítani a Kapcsolatok lapfülön. Az utolsó személy lesz a kiadmányozó, őt a program Kiadmányozó kapcsolat típussal rögzíti a Kapcsolódó személyek listájában. Abban az esetben, ha a köröztetéskor egy személyt adunk meg, ő lesz egyben a kiadmányozó is.
Amint az a fentebb leírtakból is látható, a kapcsolat típusát ezen a felületen nem lehet meghatározni, mivel a program azt automatikusan, az aláírók sorrendje alapján beállítja.
Az iktatás további adatainak megadása után kattintsunk a „Mentés” gombra.