Az „Ügyiratdarab” kapcsolódó felületen lehetőségünk van megtekinteni az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabokat. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységei, ügyiratnak minősülnek.
Az „Új” gombra kattintva egy új szerkesztő felület nyílik meg, ahol lehetőségünk van az ügyiratdarab létrehozására.
Az „Ügyiratdarab” fülön az ügyiratdarab adatait tudjuk megadni.
Az „Ügyiratdarab neve” mező kötelezően töltendő, az ügyiratdarab nevét adhatjuk meg.
„I”, akkor a mező töltése kötelező. A „Határidőbe helyezés” dátummezőnél az ügyiratdarabot lehetőségünk határidőbe helyezni. Ezt akkor célszerű megtenni, ha egy ügyben külső intézkedésre van még szükség, azaz a határidőbe helyezett ügyiratdarabbal van még tennivaló.
A „Lezáró személy”, „Lezárás ideje” és az „Újranyitás ideje” mezőket a rendszer automatikusan tölti, amennyiben az ügyiratdarabot lezárjuk vagy újranyitjuk.
Ügyiratok – Ügyiratdarab felület – Ügyiratdarab fül
Az „Egyéb adatok” fülön van lehetőségünk az ügyirat iratait beletenni az új ügyiratdarabba.
A „Hozzáad” gombra kattintva megjelennek a beviteli mezők.
Az „Iktatószám” mezőben csak azok az iratok jelennek meg, amelyek még nincsenek ügyiratdarabba.
A „Tárgy” mezőt a rendszer automatikusan tölti a kiválasztott irat tárgyával.
A „Mutatók” fülön lehetőségünk van mutatók megadására.
A „Hozzáad” gombra kattintva megjelenik a beviteli rész, ahol megadhatjuk a kívánt mutatót.
A „Mutatócsoportok” gombra kattintva az általunk hozzáférhető mutatócsoportok közül választhatunk.
A „Mégsem” gombra kattintva a kiléphetünk a műveletből. A „Mentés” gombra kattintva a rendszer létrehozza az ügyiratdarabot. A sikeres műveletről információs ablakban tájékoztat.
Információs ablak
A „Szerkeszt” gombbal, az adatlistában kiválasztott ügyiratot van lehetőségünk szerkeszteni.
Lehetőségünk van az ügyiratdarab határidejét skontró állapotba helyezni, abban az esetben ha rajtunk kívülálló okok miatt nem tudunk dolgozni egy üggyel. Ha skontó állapotba kerül egy ügyiratdarab, akkor a korábban megadott határidő kitolódik annyi nappal, ameddig az ügy skontró állapotban volt. A „Skontróba helyez” gombra kattintva megjelenik egy ablak, ahol a
„Skontróba helyezés indoka” kódtételes mezőben kötelezően meg kell adunk a skontróban helyezés okát.
Skontróba helyezés indoka
A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az indok megadása után, a „Skontróz” gombra kattintva, az ügyiratdarab skontró állapotba kerül és a sikeres mentés a rendszer információs ablakban tájékoztat.
Információs ablak
Abban az esetben, ha nem töltjük a „Skontróban helyezés indoka” mezőt és rákattintunk a „Skontróba helyez" gombra, a rendszer figyelmeztet minket a hiányosságra.
Figyelmeztetés
A sikeres mentést követően megjelenik a „Skontróba helyezés óta eltelt idő” mező, ahol láthatjuk, hogy mióta van skontró állapotban az ügyiratdarab határideje, illetve a „Skontró indok” mező, ahol az okot olvashatjuk.
Miután az ügyiratdarab skontró állapotba került, a szerkesztő felületen megjelenik a „Skontróból kivesz” funkciógomb, amely segítségével kivehetjük az ügyiratdarab határidejét a skontró állapotból. A gombra kattintva, megerősítő kérdést küld a rendszer.
Megerősítő kérdés
A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer elvégzi a műveletet, amelyről információs ablakban tájékoztat.
Információs ablak
Amikor egy ügyiratdarab munkafolyamata elérkezik a végállapotba, lezárhatjuk. Az ügyiratdarab lezárásához kattintsunk a „Lezár” gombra.
Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.
Megerősítő kérdés
A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer lezárja az ügyiratdarabot, és a sikeres műveletről információs ablakban tájékozat minket.
Információs ablak
Miután az ügyiratdarabot lezártuk, megjelenik az „Újranyit” funkciógomb, mely segítségével újranyithatjuk az ügyiratdarabot. A funkciógombra történő kattintáskor a felugró ablakban kötelező megadni az újranyitás indokát. A mentést követően a rendszer automatikus kitölti az „Újranyitás ideje” mezőt.