Az „Iktatás” menüpontra lépve – az irat típusától és érkezés módjától függően – lehetőségünk van egy felületen végrehajtani az irat érkeztetését, a materiális példány és az elektronikus állomány iktatását, ügyiratba szerelését, valamint kulcsszavak, iratkapcsolatok és hozzáférők megadását, feljegyzés rögzítését.
Fontos tudni, hogy néhány mező attól függően jelenik meg vagy tűnik el, hogy a rögzítéshez milyen iktatási módot (főszámos vagy alszámos), irányt, típust választunk, továbbá az érkeztetés már korábban megtörtént, vagy az iktatással együtt végezzük el. Ezeket a paramétereket a „Paraméterek” ablakban lehet megadni. Az itt rögzített kapcsoló állások a felület neve alatti állapotsorban láthatóak.
Iktatás felület Főszámos, Bejövő irányú, Nem érkeztetett, Papír alapú, Postai kézbesítéssel érkezett kapcsoló állások mellett
A felugró „Paraméterek” ablakban az „Iktatás” részen határozhatjuk meg, hogy „Főszámos” vagy „Alszámos” iratot szeretnénk létrehozni. Az „Irány” résznél kell megadni az iktatás irányát, beérkező irat esetén a „Bejövő” kapcsolót, kimenő irat vagy belső postázás esetén a „Kimenő/belső”kapcsolót, helyben keletkezett irat esetén pedig a „Helyben” kapcsolót kell választani. Az „Érkeztetett” részen az „Igen” kapcsolóval tudjuk jelölni ha az irat már érkeztetve lett a rendszerbe, a „Nem” kapcsolót választva, iktatással egy időben érkeztetjük az iratot. A „Típus” részen az irat típusát tudjuk jelölni, attól függően, hogy az „Papíralapú”, „Digitális” vagy „Vegyes”. Ez utóbbit akkor jelöljük, ha az irathoz tartozik elektronikus állomány és materiális példány is. A „Kézbesítés módja” jelöli, hogy milyen úton érkezett a küldemény vagy milyen úton küldjük ki az iratot, ez lehet „Posta”, „E-mail”„Fax” és „Futár/Személyes”. Az „Ügyiratdarab” részen az „Igen” kapcsolóra kattintva tudunk létrehozni az iktatás során ügyiratdarabot. Az „Adatokat megjegyez” résznél „Igen” állás mellett a bevitt adatok mentést követően megmaradnak (kivéve azon mezőértékek, ahol egyedi értékek lehetnek pl. „Vonalkód”, „Ragszám”) a mezőkben a gyorsabb munkavégzést elősegítve. A kapcsolók állásait az OK gombbal tudjuk rögzíteni.
Az iktatás alap beállítása az alábbi képen látható.
Paraméterek alapbeállítása Iktatás menüponton
Fontos tudni, hogy néhány mező attól függően jelenik meg vagy tűnik el, hogy a rögzítéshez milyen irányt, típust választunk.