Az ügyviteli rendszer alapvetőbb elemei az egyedi iktatási számmal ellátott logikai adathordozók. Alapvetően, meglévő erőforrásnak tekintjük őket, ezért külön tevékenységet nem végezhetünk velük. Az „Iratok” menüpontra lépve nézhetjük meg az iktatási rendszerbe felvitt, általunk hozzáférhető iratok listáját. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.
Amennyiben az iratot csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő irat kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.
Abban az esetben ha egy iratot sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő irat kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.
Megerősítő kérdés
Abban az esetben, ha a „SZTORNOZAS_INDOKLAS_KOTELEZO” rendszerparaméter
„I” értéken van, kötelezően meg kell adni a sztornózás indokát.
Sztornózás indoka ablak
A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. Az „Ok” gombra kattintva a rendszer sztornózza az iratot, amelynek sikerességéről információs ablakban tájékoztat minket.
Információs ablak
Amennyiben főszámos iratot jelöltünk ki sztornózásra, a rendszer figyelmezet minket, hogy az ügyirat indító irat nem sztornózható.
A sztornózás után nem fog megjelenni az irat az adatlistában, csak a „Sztornózott” sablonnézetben.
A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt iratot majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.
Az „Iktatás” fülön tekinthetjük meg az irat alap-, irattárazásai-, iktatási- és iratkezelési adatait.
Az „Irány” mezőben láthatjuk, hogy az irat irányát, azaz ha érkeztetve lett a rendszerben akkor „Bejövő”, ha postázva lett „Kimenő” illetve ha helyben keletkezett akkor „Helyben”.
A „Tárgy” mező az érkeztetéskor vagy iktatáskor megadott értékkel töltődik.
A „Típus” mezőben az irat típusa jelenik meg.
A „Vonalkód” mezőben az iraton található vonalkódot láthatjuk.
Az „Eredeti méret” mezőben az irat méretét tudjuk meghatározni a lenyíló lista segítségével.
A „Számlaszám” mezőben lehetséges megadni az irathoz tartozó számlaszámot.
Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az ügyiratnak megadott tételszámot, a „Megőrzés tárgya”, „Megőrzési határidő” és a „Megőrzési mód” mezőkben pedig az irattári tételszámhoz tartozó, megőrzéssel kapcsolatos információkat láthatjuk.
A „Megjegyzés” mezőbe tetszőlegesen bármilyen, az irattal kapcsolatos további információt is rögzíthetünk.
Az „Iktatás státusza” mezőben láthatjuk, hogy az irat iktatva lett-e.
Az „Iktatószám” mezőben az irat iktatási számát láthatjuk, amennyiben az irat iktatva lett.
Az „Iktatás ideje” mezőben az iktatás dátumát tekinthetjük meg.
Az „Ügyiratban van” kapcsolón láthatjuk, ha az irat ügyiratba van szerelve.
Az „Elektronikus” kapcsolón láthatjuk, ha az irathoz tartozik elektronikus állomány.
Az „Iktatókönyv” mezőben láthatjuk, hogy melyik iktatókönyvbe lett iktatva az irat.
Az „Irat határideje” mező az iktatáskor megadott dátummal töltődik automatikusan.
A „Figyelmeztető határidő" mezőt a program automatikusan tölti „FIGYELMEZTETO_HATARIDO_TOLTES_IRATON_UGYIRATON_MATPELDANYON” rendszerparaméterben megadott érték szerint, abban az esetben, ha az „Iktatás” felületen töltöttük az „Irat határideje” mezőt.
Az „Elintézve” mezőnél lehetőségünk van megadni azt a dátumot, mikor az adott irattal a munka befejeződött. Abban az esetben, ha az irat ügyiratát lezárjuk, akkor a lezárás idejével töltődik a mező.
Az „Irat kategória” az iktatáson megadott értékkel töltődik, de utólag is tölthető a mező értéke.
A „Létrehozás ideje” és a „Létrehozó személy” mezőben az irat létrehozásának idejét és a létrehozó felhasználó alkalmazott nevét láthatjuk.
Az „Adattulajdonos” mezőt a program automatikusan tölti az irat létrehozójával vagy átiktatás esetén az átiktató személyével.
A „Csak az adattulajdonos és a listatagok számára elérhető” kétállású kapcsoló segítségével tájékozódhatunk arról, hogy az irat nyilvános vagy rejtett iktatókönyvbe lett iktatva. Amennyiben a kapcsoló „Igen” álláson van akkor rejtett iktatókönyvbe van iktatva a tétel, azaz csak az adattulajdonos és a listatagok számára elérhető, ha pedig a „Nem” értéken van, akkor nyilvános könyvbe. A nyilvános iktatókönyvbe iktatott irat láthatóvá válik minden felhasználó számára, függetlenül attól, hogy melyik szervezetnél van szerepköre. Az „IKTATATLAN_IRATOKHOZ_HOZZAFERES” rendszerparaméter „I” értéke esetén, az érkeztetett iratokat úgy menti le a rendszer, hogy mindenki számára elérhetővé válik, így ebben az esetben a kapcsoló értéke „Nem” értéken áll.
Abban az esetben, ha a „Csak az adattulajdonos és listatagok számára elérhető” kapcsolót „Nem” értékre állítjuk, akkor a rendszer meg megerősítő kérést teszt fel, hogy biztosan el akarjuk-e végezni a műveletet. A „HELYI_ELEKTRONIKUS_PELDANYOK” rendszerparaméter értékétől függően változik a megerősítő kérdés szövege. „I” érték esetén az alábbi üzenet jön:
Megerősítő kérdés
„N” érték esetén pedig az alábbi üzenet jön:
Megerősítő kérdés
Iratok szerkesztő felület – Iktatás fül