Az „Ügyiratok” menüponton az összes, általunk hozzáférhető ügyirat megtekinthető. Ügyiratnak nevezzük az iratpéldányok együttesét. Ezzel a program lehetővé teszi, hogy az ugyanazon üggyel kapcsolatos iratokat ügyiraton belül kezeljük. Az elérhető funkcionalitások az adott felhasználó szerepkörének és jogosultságának függvényében, illetve a sablonnézet szerint alakulnak.
Az „Ügyiratok” menüpontra lépve először az adatlistás felület jelenik meg (az felület felépítéséről bővebben olvashat a A felületek felépítése, kezelése fejezetben).
Ügyiratok felület
Amennyiben az ügyiratot csak megtekinteni van lehetőségünk, akkor a megfelelő ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Megtekint” gombra. Ekkor megjelenik a szerkesztő felület, de az adatok módosítására nincs lehetőségünk.
Abban az esetben ha egy ügyiratot sztornózni szeretnénk, akkor a megfelelő ügyirat kiválasztása után kattintsunk a „Sztornóz” gombra. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel.
Megerősítő kérdés
Abban az esetben, ha a „SZTORNOZAS_INDOKLAS_KOTELEZO” rendszerparaméter„I” értéken van, kötelezően meg kell adni a sztornózás indokát.
Sztornózás indoka ablak
A „Mégse” gombra kattintva kiléphetünk a műveletből. A „Rendben” gombra kattintva a rendszer sztornózza az iratot, amelynek sikerességéről információs ablakban tájékoztat minket.
Információs ablak
Ha az ügyirat, illetve ha az ügyirat iratának valamelyik példánya postázás alatt van, akkor nem lehetséges a rendszerben sztornózni az adott ügyiratot, ha mégis kijelölünk egy ilyen tételt sztornózásra a rendszer figyelmeztető üzenet küld.
Figyelmeztető üzenet
A szerkesztő felület megjelenítéséhez jelölje ki a kívánt iratot majd kattintson a „Szerkeszt” gombra.
Az „Ügyirat” fülön tekinthetjük meg az ügyirat alap-, és kezelési adatait.
Az „Iktatószám” mezőben az ügyirat iktatási számát láthatjuk.
A „Vonalkód” mezőben az ügyiraton található vonalkódot láthatjuk.
A „Tárgy” mező az iktatáskor megadott értékkel töltődik.
Az „Ügytípus" mezőben az iktatáskor megadott értéket láthatjuk, amely az ügy jellegét mutatja.
Az „Irattári tételszám” mezőben tekinthetjük meg az ügyiratnak megadott tételszámot.
Az „Ügyirat típusa” mezőt a rendszer automatikusan tölti attól függően, hogy iktatáskor az irat melyik példányát szereltük ügyiratba, vagyis a „Típus” részen melyik kapcsolót választottuk. Amennyiben az „Iktatás” felületen a „Vegyes” típust választottuk, akkor pedig attól függően töltődik a mező, hogy az „Ügyirat jellege” mezőnél melyik kapcsolót választottuk.
A „Befoglaló ügyirat” mezőben láthatjuk, ha az ügyiratot beszerelték egy később keletkezett ügyiratba.
Az „Adattulajdonos” mezőt a program automatikusan tölti az ügyirat létrehozójával. A „Csak az adattulajdonos és a listatagok számára elérhető” kétállású kapcsoló segítségével tájékozódhatunk arról, hogy az irat nyilvános vagy rejtett iktatókönyvbe lett iktatva. Amennyiben a kapcsoló „Igen” álláson van akkor rejtett iktatókönyvbe van iktatva a tétel, azaz csak az adattulajdonos és a listatagok számára elérhető, ha pedig a „Nem” értéken van, akkor nyilvános könyvbe. A nyilvános iktatókönyvbe iktatott irat láthatóvá válik minden felhasználó számára, függetlenül attól, hogy melyik szervezetnél van szerepköre.
A „Státusz” mezőben láthatjuk az ügyirat aktuális állapotát.
A „Nyitó szervezet” mezőben láthatjuk azt a szervezetet, aki iktatta az ügyiratot.
A „Birtokló szervezet” mezőben láthatjuk azt a szervezetet, aki az ügyirat aktuális birtoklója.
A „Birtokló személy” mezőben jelölhetjük, hogy a birtokló szervezeten belül ki birtokolja személyesen az ügyiratot.
A „Határidő” mezőben az ügyirat ügyintézési határidejét tekinthetjük meg.
A „Megjegyzés” mezőben jelenik meg a határidőhöz tartozó megjegyzés.
A „Figyelmeztető határidő" mezőt a program automatikusan tölti „FIGYELMEZTETO_HATARIDO_TOLTES_IRATON_UGYIRATON_MATPELDANYON” rendszerparaméterben megadott érték szerint, abban az esetben, ha az „Iktatás” felületen töltöttük a „Határidő” mezőt.
Az „Ügyirat elintézési időpontja” mezőben adható meg, hogy az ügy mikor került elintézésre.
A „Jogerőre emelkedés” mezőben van lehetőségünk megadni az ügy jogerőre emelkedésének dátumát.
„Felhasználási korlátozások” nevű mezőben rögzíthetők azok a leírások, amelyek az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódnak.
A „Lezárás ideje” mezőben láthatjuk az ügyirat lezárásának dátumát.
A „Lezáró személy” mezőben láthatja a lezárást végző felhasználó nevét.
Az „Aktuális újranyitás” mezőben jelenik meg az ügyirat újranyitásának az ideje.
A „Létrehozás” és a „Létrehozó személy” mezőben az ügyirat létrehozásának ideje és a létrehozó alkalmazott neve jelenik meg.
Ügyiratok szerkesztő felület – Ügyirat fül