Az „Ügyiratok” menüponton amennyiben kiválasztjuk az „Irattárban lévő ügyiratok” sablonnézetet, lehetőség van az ügyirat kölcsönzésének kezelésére. Erre akkor van szükség, ha például az ügyirat átmenetileg átkerül egy másik szervezeti egységhez, kölcsönadjuk más szervezetnek. Ekkor nagyon fontos, hogy a kölcsönadás tényét is rögzítsük, hiszen így nyomon követhető az ügyirat konkrét helye.
Ügyiratok – Irattárban lévő ügyirat sablonnézet
Ha kölcsön szeretnénk adni az ügyiratot, akkor kattintsunk a „Kölcsönöz” funkciógombra. Ekkor a rendszer egy új fülön jeleníti meg a szerkesztő felületet, ahol elvégezhető a művelet.
A „Kölcsönző személy” és a „Kölcsönző szervezet” mezőben adhatjuk meg, hogy ki lesz a kölcsönző. Amennyiben az egyik kötelező mezőt töltjük, akkor a másik automatikusan átvált nem kötelező mezőre.
A „Kölcsönzés kezdete” mezőt a rendszer automatikusan tölti az aktuális dátummal.
A „Kölcsönzés lejárta” mezőben adhatjuk meg a kölcsönzés határidejét.
A „Kiadó” mezőt a rendszer automatikusan tölti a kölcsönzés tényét rögzítő alkalmazott nevével.
A kölcsönzés tényének rögzítéséhez kattintsunk a „Kölcsönöz” funkciógombra.
Ügyiratok – Kölcsönzés felület
A mentést követően az ügyirat státusza „Kölcsönözve” lesz.