Az iktatási rendszer a biztonsági követelményeknek megfelelően, minden egyes felhasználó hozzáférését a beállított jogosultsági szempontok szerint ellenőrzi, és az adatok megjelenítését az adott szerepkörhöz igazítja. Az „Adminisztráció”/ „Szerepkörök” menüpontra lépve van lehetőségünk a felhasználók szerepkör beállításait megtekinteni és a rendszer felhasználóit a kiválasztott szerepkörhöz rendelni.
Új felhasználó szerepkörhöz rendelése esetén kattintsunk először az „Új” gombra, majd töltsük ki a szükséges rovatokat. A zöld mezők kitöltése kötelező! Első lépésben a „Szervezeti egység” mező mellett található összerendelő gombra () kattintva a megjelenő listából válasszuk ki azt a szervezetet, akinek az adataihoz az adott felhasználó hozzáférhet, majd rögzítsük az „OK” gombbal. Ezt követően ugyanezzel a módszerrel válasszuk ki az adott „Személy”-t és azt, hogy milyen „Szerepkör”-rel rendelkezzen. A „Státusz”-t állítsuk aktívra, és adjuk meg az esetleges időkorlátokat („Érvényesség kezdete”, „Érvényesség vége”). A bevitt adatokat a „Mentés” gombbal tudjuk rögzíteni. Az adott felhasználó csak addig tud az adott szerepkörrel dolgozni, amíg a státusza aktív és az érvényességi ideje érvényes. Egy tévesen felvitt szerepkör összerendelést a listából történő kiválasztás után a „Töröl” gombra kattintva tudunk törölni.
Abban az esetben, ha archiválunk egy szervezeti egységet, akkor a hozzá tartozó szerepköröket a program megszünteti, azaz a felhasználók szerepkörének státusza automatikusan „Megszűnt” lesz.
Fontos, hogy a program csak minden nap éjfélkor végzi el ezeknek az ellenőrzését, és a státuszok „Megszűnt”-re állítását. Megszűnt szerepkörrel, a felhasználó nem tud belépni a Poszeidon DMS rendszerbe.
A „Csoportos jogosultság felvétel” fülre lépve lehetőségünk nyílik csoportosan, szerepkörök kiosztására. Ehhez elsőként kattintsunk a „Csoportos jogosultság” gombra, majd az összerendelő gombok (
) segítségével a megjelenő listákból válasszuk ki a megfelelő szervezeti egység(eke)t, személy(eke)t, és szerepkör(öke)t. Végül a „Mentés” gombra kattintással tudjuk rögzíteni az adatokat. Ha valamely elemet rosszul választottunk ki, úgy kijelölése után a mező felett található „X” gombra kattintva törölhetjük az összerendelések közül.
