A „Csoportos műveletek”/„Csoportos hozzáférés” menüponton lehetőségünk van csoportosan hozzáférések átadására, illetve csoportos hozzáférés elvételére iratok, ügyiratok és ügykörök esetében.
Csoportos hozzáférés átadása
A „Csoportos hozzáférés átadása” fülre lépve láthatjuk, hogy a felület 2 fő részre tagolódik. Az „Összeállított hozzáférések” felületrészen, azaz az adatlistán, az összeállított feltételhalmazok listáját tekinthetjük meg, a munkapanelen pedig a hozzáférés átadás feltételeit és tulajdonságait adhatjuk meg.
Lehetőségünk van szervezeti egység és személy szintű hozzáférések átadására, egy másik szervezet vagy személy számára csoportosan, ha a munkapanelen található mindhárom részt töltjük, azaz a „Hozzáférők, Kitől?”, „Átadandó tételek, Mit?”, és a „Hozzáférők, Kinek” felületet.
Amennyiben csak az „Átadandó tételek, Mit?”, és a „Hozzáférők, Kinek” rész mezőit töltjük, akkor egy adott iktatókönyvbe iktatott tételek hozzáférés átadását határozhatjuk meg.
Bármelyik variációban is adjuk meg a hozzáférés átadás feltételeit, a „Hozzáférők, Kinek” rész töltése mindig kötelező, ahogyan a mező zöld színe is mutatja.
Hozzáférés átadáshoz szükséges feltételhalmaz(ok) összeállításához, nyomjuk meg az „Új” gombot, aminek hatására aktívvá válnak a felülethez tartozó mezők, és az adatlistán automatikusan létrejön egy üres sor.
- A „Hozzáférők, Kitől?” részben van lehetőségünk kiválasztani, hogy kinek a hozzáféréseit adjuk át. Az „Új hozzáférő szervezetek felvétele” gombra kattintva, lehetőségünk van szervezeti egysége(ke)t megadni. Ekkor az adott szervezeti egység, minden szervezeti egység szintű hozzáféréseit adjuk át.
Az „Új hozzáférő felvétele” gombra kattintva, alkalmazott(ak)at adhatunk meg, amivel az adott alkalmazott összes személy szintű hozzáférését adjuk át.
Az „Új hozzáférői csoport felvétele” gomb segítségével a „Saját”/ „Egyéncsoportok” menüpontban definiált egyéncsoportok közül választhatunk, amivel az egyéncsoport tagjainak személy szintű hozzáféréseit adjuk át.
Abban az esetben, ha rossz szervezetet, személyt, vagy egyéncsoportot választottunk ki, akkor jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a „Kijelölt hozzáférők törlése” gombot. Amennyiben mindenkit szeretnénk törölni, akkor nyomjuk meg az „Összes hozzáférő törlése” gombot.
- Az „Átadandó tételek, Mit?” részben határozhatjuk meg, hogy milyen típusú iratokat szeretnénk átadni, valamint lehetőségünk van még tovább szűkíteni a tételeket különböző szűrési feltételek megadásával.
Első lépésben, meg kell adnunk, hogy „Irat”, „Ügyirat”, vagy „Ügykör” hozzáférés átadását hajtjuk végre, a jelölőnégyzetek bepipálásával. Abban az esetben, ha nem adunk meg egy feltételt sem, akkor a program figyelmeztet minket a „Hozzáad” vagy a „Hozzáférések átadása” gombra kattintásakor, hogy: Az irat, ügyirat és ügykör jelölőnégyzetek közül legalább egyet ki kell választani!
Amennyiben mindhárom lehetőséget bejelöljük, akkor a „Hozzáférők, Kitől?” részben megadott egyén, összes „Irat/Ügyirat/Ügykör” hozzáférését átadjuk valakinek.
A következő mezők töltésével, tovább szűkíthetjük a hozzáférés átadás feltételhalmazát.
A „Szervezeti egység” mező mellett található összerendelő gombra kattintva tudjuk kiválasztani azt a belső szervezeti egységet, amelynek majd az iktatókönyvére szeretnénk szűrni.
A választólistájában az összes nem archivált szervezeti egység megjelenik, amiből az adott szervezetet választva, majd az „OK” gombra kattintva, a rendszer tölti a „Szervezeti egység” mezőt.
Amennyiben bepipáljuk az „Archív szervezeti egységek is” jelölőnégyzetet, akkor a „Szervezeti egység” mező választólistájában megjelennek az archív szervezeti egységek is, ezáltal lehetőségünk van a rendszerben már archivált szervezeti egységek hozzáféréseinek átadására is.
Az „Iktatókönyv” mező azután válik csak aktívvá, és kötelezően töltendő zöld mezővé, miután töltöttük a „Szervezeti egység” mezőt. A mező mellett található összerendelő gombra kattintva választhatjuk ki az adott szervezet nyitott iktatókönyveinek listájából azt, melynek tartalmára szeretnénk szűrni.
Amennyiben bepipáljuk a „Lezártak is” jelölőnégyzetet, akkor a kiválasztott szervezeti egység lezárt iktatókönyvei is megjelennek az „Iktatókönyv” mező választólistájában, ezáltal lezárt iktatókönyvbe iktatott tételek tartalmára is szűrhetünk.
Lehetőségünk van hozzáférés átadás meghatározásához egy adott időintervallumra is szűrni, amennyiben töltjük a „Dátumtól” valamint a „Dátumig” mezők értékeit billentyűzetünk segítségével, vagy akár a naptárnavigátort használva. Ebben az esetben, az átadandó tételek létrehozásának ideje alapján határozhatjuk meg a szűrést. Figyeljünk arra, hogy a „Dátumtól” és „Dátumig” mezőkben ne adjunk meg jövőbeli dátumot, amire a program figyelmeztet is bennünket, hogy: A mező értéke csak múltbéli lehet.
- A „Hozzáférők, Kinek?” rész kötelezően töltendő zöld mező, ahol azt, vagy azokat a szervezeti egysége(ke)t vagy személyek(ek)t tudjuk megadni, akiknek hozzáférést szeretnénk átadni.
Az „Új hozzáférő szervezetek felvétele” gombra kattintva, lehetőségünk van szervezeti egysége(ke)t megadni. Ekkor az adott szervezeti egység, minden alkalmazottja hozzáférést kap.
Az „Új hozzáférő felvétele” gombra kattintva, alkalmazott(ak)nak adhatunk hozzáférést.
Az „Új hozzáférői csoport felvétele” gomb segítségével a „Saját”/ „Egyéncsoportok” menüpontban definiált egyéncsoportok tagjainak adhatunk hozzáférést.
Abban az esetben, ha rossz szervezetet, személyt, vagy egyéncsoportot választottunk ki, akkor jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a „Kijelölt hozzáférők törlése” gombot. Amennyiben mindenkit szeretnénk törölni, akkor nyomjuk meg az „Összes hozzáférő törlése” gombot.
A „Hozzáad” gombra kattintva egy új, hozzáférés átadás összeállítására van lehetőségünk. A gomb megnyomásának hatására, az adatlistán, azaz az „Összeállított hozzáférések” felületen, ekkor egy újabb üres sor jön létre, és összeállíthatjuk a következő feltételhalmazt az előzőekben ismertetett lehetőségek szerint.
A „Töröl” gombra kattintva, az adatlistán kijelölt rekordot tudjuk törölni.
A „Mégsem” gombra kattintva, az eddig összeállított feltételhalmazok törlésére van lehetőségünk. Ekkor a rendszer egy megerősítő kérdést tesz fel, hogy: Biztosan ki szeretnénk-e lépni a parancsból? Az „Igen” gombot választva, törlődik az adatlistáról minden rekord, és üres űrlapot ad a rendszer. (Ha a „Nem”-re kattintunk, akkor megmaradnak a felületen a beállított értékek.)
Ha elkészítettük az összes hozzáférés átadáshoz szükséges feltételhalmazt, akkor a „Hozzáférések átadása” gombra kattintva fejezhetjük be a folyamatot, aminek hatására megtörténik a tényleges hozzáférés átadás, valamint a rendszer információs üzenet formájában is tájékoztat minket, hogy: A kijelölt tételek hozzáférés átadása sikeresen befejeződött.